Rechtliche Bestimmungen in den Niederlanden: Welche Regeln gelten für Ihr Unternehmen?

Rechtskonformität bedeutet, dass Ihr Unternehmen alle geltenden Regeln einhält: niederländische Gesetze, direkt anwendbare EU-Verordnungen, Genehmigungs- und Lizenzbedingungen, Tarifverträge und Ihre eigenen internen Richtlinien. Für ein Unternehmen in den Niederlanden lassen sich diese Regeln in wenige Bereiche unterteilen, jeder mit einem eigenen Verantwortlichen. Sie können diese jedoch erst dann effektiv handhaben, wenn Sie wissen, welche Bereiche für Sie relevant sind und wer für deren Einhaltung zuständig ist.

Die Hauptbereiche umfassen Arbeitsrecht, Datenschutz und Cybersicherheit, Steuer- und Finanzberichterstattung, Geldwäschebekämpfung und Sanktionen, Wettbewerbs- und Verbraucherrecht, Umwelt- und Produktsicherheit, Corporate Governance und Branchenlizenzen. Im Folgenden erläutern wir die Anforderungen der einzelnen Bereiche, die zuständige Aufsichtsbehörde, die Kosten bei Nichteinhaltung und wie Sie ein Programm entwickeln, dessen Wirksamkeit Sie nachweisen können.

Worin besteht der Unterschied zwischen der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und der Einhaltung regulatorischer Vorgaben?

Rechtskonformität ist die allgemeine Pflicht, das Gesetz zu befolgen, die für alle gilt. Regulierungskonformität hingegen ist der engere Rahmen an Verpflichtungen, die von einer zuständigen Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Sektor oder in Bezug auf ein bestimmtes Risiko überwacht und durchgesetzt werden.

Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen umfasst das niederländische Bürgerliche Gesetzbuch (Burgerlijk Wetboek, BW), das Steuerrecht, das Arbeitsrecht, das Strafrecht sowie die allgemeinen Vorschriften zum Umweltschutz und zum Datenschutz. Sie legt den Mindeststandard fest und gilt unabhängig davon, ob Kontrollen durchgeführt werden oder nicht.

Die Einhaltung regulatorischer Bestimmungen gilt beispielsweise für Zahlungsinstitute gemäß dem Finanzaufsichtsgesetz (Wet op het financieel toezicht, Wft), Krankenhäuser unter der Aufsicht der Gesundheitsaufsichtsbehörde, Unternehmen, die Anlagen mit einer Umwelt- und Planungsgenehmigung betreiben, oder Glücksspielanbieter gemäß dem Wett- und Glücksspielgesetz (Wet op de kansspelen). Typische Merkmale sind eine Lizenz oder Registrierung, eine fortlaufende Meldepflicht, Inspektionsbefugnisse und administrative Sanktionen wie eine Anordnung zur Zahlung einer Geldbuße (last onder dwangsom) oder eine Verwaltungsstrafe (bestuurlijke boete).

Warum diese Unterscheidung in der Praxis wichtig ist

Die Durchsetzung beider Rechtsarten erfolgt auf unterschiedlichen Wegen und in unterschiedlichem Tempo. Ein Verstoß gegen allgemeines Recht wird in der Regel durch einen Rechtsstreit, eine Klage oder eine strafrechtliche Ermittlung aufgedeckt und von einem Gericht entschieden. Ein Verstoß gegen eine behördliche Vorschrift wird hingegen durch eine Inspektion oder eine Meldepflicht aufgedeckt und in der Regel verwaltungsintern geahndet, oft lange bevor ein Gericht eingeschaltet wird.

Vorsicht ist geboten bei der Anwendung von Rahmenwerken aus anderen Rechtsordnungen. Der US-amerikanische Sarbanes-Oxley Act und branchenspezifische Kodizes für den amerikanischen Markt haben in den Niederlanden keine Rechtskraft, auch wenn sie häufig in Compliance-Software auftauchen. Für niederländische Unternehmen gelten niederländisches und EU-Recht sowie die vereinbarten vertraglichen Standards, wie beispielsweise die Richtlinien eines Zahlungsdienstleisters oder die Auditvorgaben eines Kunden.

Woher kommen Ihre Verpflichtungen: von außen oder von innen?

Externe Compliance umfasst von außen auferlegte Regeln; interne Compliance umfasst die von Ihnen selbst festgelegten Regeln. Beide sind relevant, denn eine interne Regel wird, sobald sie verabschiedet ist, zum Maßstab, an dem ein Gericht oder Vorgesetzter Ihr Verhalten misst.

Interne Regelungen umfassen einen Verhaltenskodex, eine Genehmigungsmatrix für Ausgaben, eine Richtlinie für Geschenke und Bewirtung, einen Lieferantenkodex sowie Qualitätsstandards, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen. Sie sind zwar grundsätzlich freiwillig, aber nicht rechtsverbindlich. Sobald eine interne Regelung kommuniziert wird, kann sie Bestandteil des Arbeitsverhältnisses werden und dient als Grundlage für eine Kündigung wegen Verstoßes gegen die Unternehmensregeln.

Niederländisches und EU-Recht verlangen zunehmend, dass Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Organisation zur Einhaltung der Vorschriften angepasst haben. Beispiele hierfür sind das Rechenschaftsprinzip der DSGVO, die Pflicht zur Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Verwaltungsorganisation und eines effektiven internen Kontrollsystems in der Finanzaufsicht sowie die Risikobewertung und -analyse im Arbeitsrecht. Dokumentation dient daher als Nachweis und nicht als Bürokratie. Dies erklärt auch, warum für die Einhaltung der Vorschriften ein Verantwortlicher mit klar definierten Aufgaben auf Vorstandsebene erforderlich ist.

Was erfordert die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen?

Das Arbeitsrecht ist zwingend: Es kann nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers vertraglich umgangen werden. Die meisten Unternehmen erfüllen diese Anforderungen zunächst durch Regelungen zu Kündigungen, Arbeitszeiten, Mindestlohn und Arbeitsschutz.

Das Kündigungsrecht findet sich in Buch 7 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Es handelt sich um ein geschlossenes System: Ein Arbeitgeber benötigt einen der in Artikel 7:669 BW genannten Kündigungsgründe und muss den vorgeschriebenen Weg einhalten. Kündigungen aus wirtschaftlichen Gründen und nach zweijähriger Krankheit werden über die Arbeitslosenversicherung (UWV) abgewickelt. Kündigungen aus persönlichen Gründen, wie etwa mangelnde Leistung, gestörtes Arbeitsverhältnis oder schuldhaftes Verhalten, werden vom Amtsgericht (kantonrechter) verhandelt. Eine einvernehmliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird in einer Aufhebungsvereinbarung (vaststellingsovereenkomst) festgehalten, die der Arbeitnehmer gemäß Artikel 7:670b BW innerhalb von 14 Tagen widerrufen kann.

Um diesen Kern herum sind drei weitere Regelungen angeordnet. Das Arbeitszeitgesetz (Arbeidstijdenwet) begrenzt Arbeits- und Ruhezeiten. Das Mindestlohn- und Mindesturlaubsgesetz (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) legt seit dem 1. Januar 2024 einen gesetzlichen Mindestlohn pro Stunde fest, der zweimal jährlich angepasst wird. Das Arbeitsbedingungengesetz (Arbeidsomstandighedenwet) schreibt eine schriftliche Risikoanalyse und -bewertung (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) mit einem Maßnahmenplan vor. Dieses Dokument ist in der Regel das Erste, was die niederländische Arbeitsbehörde (Nederlandse Arbeidsinspectie) anfordert.

Wenn Sie Staatsangehörige von Nicht-EWR-Staaten beschäftigen, gilt das Ausländerbeschäftigungsgesetz (Wet arbeid vreemdelingen). Sie benötigen eine Arbeitserlaubnis oder eine kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis und müssen die Ausweispapiere der Beschäftigten prüfen und kopieren. Die Arbeitsbehörde ahndet Verstöße mit Bußgeldern.

Zwei Entwicklungen, die Sie in Ihre Planung einbeziehen sollten

Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen über ein internes Meldeverfahren verfügen, das den Anforderungen des Whistleblower-Schutzgesetzes (Wet bescherming klokkenluiders) entspricht. Die niederländische Whistleblower-Behörde (Huis voor Klokkenluiders) ist eine der externen Anlaufstellen, an die sich Beschäftigte wenden können.

Unternehmen, die Arbeitskräfte an Dritte vermitteln, müssen sich auf das Gesetz über die Zulassung von Arbeitsvermittlern (Wet toelation terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta) vorbereiten. Das Gesetz tritt am 1. Januar 2027 in Kraft, und die niederländische Arbeitsbehörde setzt die Zulassungspflicht ab dem 1. Januar 2028 durch. Die neue niederländische Arbeitsmarktbehörde (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) prüft die Zulassungsanträge. Auch Arbeitnehmerenteigner sind betroffen, da die Nutzung nicht zugelassener Vermittler verboten ist.

Welche Anforderungen stellen Datenschutz und Cybersicherheit?

Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gilt die DSGVO, und Sie müssen nachweisen können, dass Ihre Verarbeitung rechtmäßig ist. Sind Sie in einem Sektor tätig, der unter das Cybersicherheitsgesetz (Cyberbeveiligingswet) fällt, haben Sie außerdem eine Sorgfaltspflicht und eine Meldepflicht für Vorfälle.

Die DSGVO (niederländisch: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) wird durch das niederländische DSGVO-Umsetzungsgesetz (Uitvoeringswet AVG) ergänzt. Die Aufsichtsbehörde ist die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Es besteht keine allgemeine Pflicht zur Registrierung bei der AP vor der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die DSGVO schreibt jedoch Rechenschaftspflicht vor.

In der Praxis bedeutet dies eine Rechtsgrundlage für jede Datenverarbeitung, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, klare Datenschutzinformationen, praktikable Verfahren für Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsanträge sowie eine Verarbeitungsvereinbarung mit jedem Auftragsverarbeiter. Darüber hinaus benötigen Sie eine dokumentierte Bewertung von Datenübermittlungen außerhalb des EWR, angemessene Sicherheitsmaßnahmen und eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt.

Gemäß Artikel 33 DSGVO müssen Sie die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Kenntniserlangung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren, es sei denn, die Verletzung birgt voraussichtlich kein Risiko für Einzelpersonen. Gemäß Artikel 34 DSGVO müssen Sie die betroffenen Personen auch informieren, wenn ein hohes Risiko besteht. Die Nichtbeachtung dieser Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Die höchsten Geldbußen nach der DSGVO, beispielsweise für die Verarbeitung ohne Rechtsgrundlage, betragen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Cybersicherheit im Rahmen der Cybersicherheitsinitiative

Das Cybersicherheitsgesetz, das die EU-Richtlinie NIS2 umsetzt, gilt seit dem 15. August 2026. Es betrifft systemrelevante und wichtige Einrichtungen in bestimmten Sektoren. Diese müssen sich beim Nationalen Zentrum für Cybersicherheit (NCSC) registrieren und Sorgfaltspflichten in den Bereichen Risikomanagement, Lieferkettensicherheit, Umgang mit Sicherheitsvorfällen und Geschäftskontinuität erfüllen. Die Verantwortung hierfür liegt beim Management.

Schwerwiegende Vorfälle müssen in zwei Schritten gemeldet werden: eine Frühwarnung innerhalb von 24 Stunden und eine ausführlichere Meldung innerhalb von 72 Stunden. Die Aufsicht ist auf verschiedene Branchenaufsichtsbehörden aufgeteilt. Die niederländische Behörde für digitale Infrastruktur (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) ist für digitale Infrastruktur und digitale Dienstanbieter zuständig. Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen in den Zuständigkeitsbereich fällt. Größe und Branche sind hierfür ausschlaggebend, nicht Ihre Selbsteinschätzung der Kritikalität Ihres Unternehmens.

Künstliche Intelligenz

Gemäß dem EU-KI-Gesetz gelten bereits die Verbote unzulässiger Praktiken, die Verpflichtungen für allgemeine KI-Modelle und die Transparenzpflichten für Systeme, die mit Menschen interagieren oder synthetische Inhalte generieren. Die Regelung für Hochrisikosysteme wurde durch das digitale Gesamtpaket verschoben: auf den 2. Dezember 2027 für die in Anhang III aufgeführten Systeme und auf den 2. August 2028 für KI in Produkten gemäß Anhang I. Die geplante KI-Haftungsrichtlinie wurde zurückgezogen, sodass die Haftung für durch KI verursachte Schäden nach den allgemeinen niederländischen Vorschriften für Deliktsrecht, Produkthaftung und Vertragsrecht beurteilt wird.

Welche Steuer-, Melde- und Geldwäschebekämpfungspflichten gelten?

Jedes Unternehmen hat Steuerpflichten und ist als BV oder NV verpflichtet, einen Jahresabschluss einzureichen. Die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche gelten nur für bestimmte Institutionen, doch dieser Kreis ist größer als allgemein angenommen.

Je nach Rechtsform zahlen Sie Körperschaftsteuer oder Einkommensteuer sowie Mehrwertsteuer und führen die Lohnsteuer für Ihre Angestellten ab. Die Steuer- und Zollverwaltung (Belastingdienst) ist für all dies zuständig. Ihre Aufgaben sind sowohl formaler als auch inhaltlicher Natur: korrekte und fristgerechte Steuererklärungen, vollständige Aufzeichnungen und eine prüfbare Verwaltung. Sie müssen Geschäftsunterlagen sieben Jahre und Daten zu Immobilien zehn Jahre lang aufbewahren.

Law & More Wir beraten Sie nicht zur Steuerstrukturierung. Für Ihre konkrete Steuersituation benötigen Sie einen Steuerberater. Eine sinnvolle Aufgabenteilung ist, dass der Steuerberater die steuerliche Situation festlegt und ein Anwalt sich um die Folgen kümmert, falls es zu Streitigkeiten oder Ermittlungen kommt.

Jahresabschluss

Eine BV oder NV muss ihren Jahresabschluss spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres bei der Handelskammer (Kamer van Koophandel, KvK) erstellen, genehmigen und einreichen. Eine verspätete Einreichung ist mehr als eine Formalität. Sie stellt eine Wirtschaftsstraftat dar und führt im Falle einer späteren Insolvenz dazu, dass die Geschäftsführer gemäß Artikel 2:248 BW als pflichtwidrig gelten. Das Gesetz geht dann davon aus, dass dies eine wesentliche Ursache der Insolvenz war, wodurch die Geschäftsführer persönlich für das Defizit haften können. Börsennotierte Unternehmen unterliegen zusätzlichen Berichts- und Offenlegungspflichten, die von der niederländischen Finanzmarktaufsicht (Autoriteit Financiële Markten, AFM) überwacht werden.

Geldwäschebekämpfung

Das Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsgesetz (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) gilt für bestimmte Institutionen. Dazu gehören Banken, Versicherungen und Zahlungsinstitute, aber auch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Notare, Rechtsanwälte für bestimmte Dienstleistungen, Immobilienmakler, Treuhandbüros, Krypto-Dienstleister und Händler, die hohe Barzahlungen entgegennehmen.

Zu ihren Aufgaben gehören die risikobasierte Sorgfaltsprüfung von Kunden, die Identifizierung und Überprüfung des wirtschaftlich Berechtigten (mit einem Anteil von über 25 %), die laufende Überwachung und die Meldung ungewöhnlicher Transaktionen an die niederländische Zentralstelle für Finanzinformationen (FIU-Nederland). Das niederländische System verlangt die Meldung ungewöhnlicher Transaktionen, nicht nur verdächtiger, wodurch die Meldeschwelle bewusst niedriger angesetzt ist. Die Aufsicht ist aufgeteilt zwischen der Niederländischen Zentralbank (DNB), der Finanzaufsichtsbehörde (AFM), dem Wwft-Aufsichtsamt der Steuerbehörde (Bureau Toezicht Wwft) und den Berufsverbänden.

Geldwäsche selbst ist eine Straftat gemäß Artikel 420bis bis 420quater des niederländischen Strafgesetzbuches (Wetboek van Strafrecht, Sr.); das Wwft (Wiederherstellungsgesetz) sieht lediglich Präventionsmaßnahmen vor. Unser Leitfaden zur Geldwäsche in den Niederlanden erläutert den Zusammenhang zwischen beiden. Handelt Ihr Unternehmen mit digitalen Vermögenswerten, lesen Sie bitte auch unseren Hinweis zu Compliance-Risiken im Zusammenhang mit Kryptowährungen.

Sanktionen

Die Einhaltung von Sanktionen wird oft mit der Bekämpfung von Geldwäsche verwechselt, ist aber für jedes Unternehmen verbindlich, nicht nur für bestimmte Institutionen, und es gibt keine risikobasierte Ausnahme. Wenn Sie grenzüberschreitend Handel treiben, lesen Sie unseren Leitfaden zur Einhaltung von Sanktionen in den Niederlanden . Er behandelt das Screening, den Eigentums- und Kontrolltest sowie die Meldepflichten gemäß dem Sanktionsgesetz von 1977 (Sanctiewet 1977).

Was schreiben Wettbewerbs-, Verbraucher- und Vertragsrecht vor?

Sie dürfen sich mit Wettbewerbern nicht über Preise oder Märkte einigen und dürfen eine marktbeherrschende Stellung nicht missbrauchen. Wenn Sie an Verbraucher verkaufen, müssen Sie außerdem die Verbraucherschutzbestimmungen in Buch 6 und Buch 7 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches beachten.

Das Wettbewerbsgesetz (Mededingingswet) entspricht dem EU-Wettbewerbsrecht. Es verbietet Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen, die den Wettbewerb einschränken, sowie den Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung. Die Verbraucherschutz- und Marktaufsichtsbehörde (Autoriteit Consument en Markt, ACM) setzt beides durch und verfügt unter anderem über Befugnisse für unangekündigte Kontrollen von Geschäftsräumen und digitalen Daten.

Die eigentlichen Risiken liegen im Informationsaustausch innerhalb eines Branchenverbands, in Preis- oder Gebietsabsprachen zwischen Händlern, in Abwerbeverboten zwischen Arbeitgebern und in der Preisbindung der zweiten Hand, die als empfohlene Preisform präsentiert wird. Die Bußgelder richten sich nach dem Umsatz, und Geschäftsführer können persönlich bestraft werden, wenn sie die Zuwiderhandlung anordnen oder anführen.

Die ACM setzt auch das Verbraucherrecht durch. Die Regelungen zum Fernabsatz, zur vorvertraglichen Information, zum 14-tägigen Widerrufsrecht, zu unlauteren Geschäftspraktiken und zu unangemessen belastenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Unternehmen, die an Verbraucher verkaufen. Sie werden sowohl privat durchgesetzt, da Verbraucher unfaire Klauseln anfechten können, als auch öffentlich, da die ACM Bußgelder verhängen kann. Die ACM beaufsichtigt außerdem die Energie-, Telekommunikations-, Post- und Transportmärkte. Seit dem Inkrafttreten des Energiegesetzes (Energiewet) am 1. Januar 2026 wendet sie dieses Gesetz anstelle des Elektrizitätsgesetzes von 1998 und des Gasgesetzes an.

Vertragserfüllung

Die Einhaltung von Vertragsbedingungen ist ein oft unterschätzter Bereich, der häufig zu Streitigkeiten führt. Gemäß Artikel 6:234 BW müssen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor oder bei Vertragsschluss bereitstellen; andernfalls kann die andere Partei die Klauseln anfechten. Gesetzliche Fristen laufen unabhängig davon, ob sie beachtet werden. Ein Käufer muss einen Mangel innerhalb einer angemessenen Frist nach dessen Entdeckung rügen. Die Verjährungsfrist wird nur durch eine schriftliche Mitteilung unterbrochen, in der Sie sich Ihr Recht auf Vertragserfüllung ausdrücklich vorbehalten.

Ein Terminkalender für vertragliche und gesetzliche Fristen dient daher der Einhaltung von Vorschriften und ist keine juristische Nebensache. Zu den häufig auftretenden Problemen in diesem Bereich siehe unsere Übersicht über gängige unternehmensrechtliche Fragestellungen.

Welche Umwelt- und Produktvorschriften gelten für Sie?

Tätigkeiten, die die physische Umwelt beeinträchtigen, fallen unter das Umwelt- und Planungsgesetz (Omgevingswet), entweder nach allgemeinen Vorschriften oder im Rahmen einer Genehmigung. Produkte, die Sie auf dem EU-Markt in Verkehr bringen, müssen den EU-Produktvorschriften entsprechen.

Die Omgevingswet (Umweltverordnung) gilt seit dem 1. Januar 2024. Sie hat die bisherigen Planungs-, Bau- und Umweltgesetze in einem System zusammengeführt. Zuständige Behörden sind Kommunen, Länder und Wasserbehörden, die regionalen Umweltdienste (omgevingsdiensten) führen die meisten Kontrollen und die Durchsetzung der Vorschriften durch. Wenn Ihr Unternehmen Abfälle entsorgt, Abwässer einleitet, Schadstoffe in die Luft abgibt, gefährliche Stoffe lagert oder energieintensive Anlagen betreibt, gehen Sie davon aus, dass Sie unter die Verordnung fallen, und informieren Sie sich über die geltenden Bestimmungen.

Die Produktkonformität wird weitgehend von der EU gesteuert. Um ein Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr zu bringen, muss es den geltenden harmonisierten Rechtsvorschriften entsprechen, gegebenenfalls die CE-Kennzeichnung tragen, durch technische Dokumentation belegt sein und einen in der EU ansässigen verantwortlichen Wirtschaftsbeteiligten aufweisen. Die niederländische Behörde für Lebensmittel- und Verbraucherproduktsicherheit (NVWA) überwacht Lebensmittelhygiene, Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit sowie die Sicherheit von Konsumgütern, Spielzeug und bestimmten anderen Produkten. Die Umwelt- und Transportinspektion (ILT) überwacht Transport, Abfallentsorgung, Wohnungswesen und Infrastruktur.

Nachhaltigkeitsberichterstattung und Sorgfaltspflicht

Die EU hat die Nachhaltigkeitsvorschriften durch das Omnibus-I-Paket, die Richtlinie (EU) 2026/470, verschärft. Die Sorgfaltspflichtrichtlinie (CSDDD) gilt ab dem 26. Juli 2029 nur noch für sehr große Unternehmen; die Mitgliedstaaten müssen sie bis zum 26. Juli 2028 umsetzen. Das harmonisierte EU-Haftungsrecht wurde abgeschafft, und die Bußgelder sind auf 3 % des weltweiten Nettoumsatzes begrenzt. Auch der Anwendungsbereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) wurde auf die größten Unternehmen beschränkt. Die Umsetzung in den Niederlanden hinkt noch hinterher; prüfen Sie daher den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf ältere Quellen stützen.

Welche Pflichten und Lizenzen im Bereich der betrieblichen Gebäudereinigung sind erforderlich?

Jede niederländische juristische Person muss ihre Registrierung bei der Handelskammer aktuell halten und ihre wirtschaftlich Berechtigten angeben. Wenn für den Marktzugang eine Lizenz erforderlich ist, gehören die Lizenzbedingungen zu Ihren wichtigsten Pflichten.

Das Handelsregister muss Ihre aktuellen Geschäftsführer, Zeichnungsberechtigten und Ihre eingetragene Adresse ausweisen. Ein veraltetes Register ermöglicht es, dass ein ehemaliger Geschäftsführer gegenüber Dritten weiterhin als bevollmächtigt auftritt. Die wirtschaftlich Berechtigten müssen im Register der wirtschaftlich Berechtigten der Handelskammer eingetragen sein. Der öffentliche Zugang zu diesem Register wurde nach dem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 22. November 2022 eingestellt, die Eintragungspflicht bleibt jedoch bestehen. Zuständige Behörden und unter bestimmten Voraussetzungen auch Wwft-Institutionen haben weiterhin Zugriff.

Die Corporate Governance stellt eine weitere Ebene dar. Gemäß Artikel 2:239 BW (für die BV) müssen die Geschäftsführer im Interesse des Unternehmens und seiner Geschäftstätigkeit handeln. Ein Geschäftsführer mit einem Interessenkonflikt darf an der Entscheidungsfindung nicht teilnehmen. Das Regime für große Unternehmen (Structuurregime) und das Betriebsratsgesetz (Wet op de ondernemingsraden) bringen eigene Konsultations- und Genehmigungspflichten mit sich.

Branchenlizenzen stehen an erster Stelle. Finanzdienstleistungen erfordern eine Lizenz nach dem Wft von der DNB oder der AFM. Glücksspiele benötigen eine Lizenz der niederländischen Glücksspielbehörde (Kansspelautoriteit). Gesundheitsdienstleister unterstehen der Gesundheits- und Jugendinspektion (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) und, in Bezug auf Tarife und Marktverhalten, der niederländischen Gesundheitsbehörde (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Kinderbetreuung, private Sicherheitsdienste, Taxigewerbe, Abfallverarbeitung und der Waffenhandel unterliegen jeweils eigenen Regelungen. Ein Verstoß gegen die Lizenzbedingungen gefährdet nicht nur Ihre Finanzen, sondern auch den Verlust der Lizenz selbst.

Wer setzt was durch?

Die Einhaltung der Vorschriften wird überschaubar, sobald die für jede Verpflichtung zuständige Instanz benannt werden kann. Dies ist die Vorgehensweise für die meisten Unternehmen:

• Niederländische Datenschutzbehörde (AP): die DSGVO, Meldungen von Datenschutzverletzungen und Beschwerden von Betroffenen.
• Niederländische Arbeitsbehörde: Arbeitsbedingungen, Arbeitszeiten, Mindestlohn, Beschäftigung von Ausländern und Arbeitsausbeutung.
• Behörde für Verbraucher und Märkte (ACM): Wettbewerb, Verbraucherschutz und die regulierten Energie-, Telekommunikations-, Post- und Transportmärkte.
• De Nederlandsche Bank und die AFM: Aufsicht über Finanzunternehmen im Rahmen des Wft und Aufsicht des Wfft über die ihnen zugeordneten Institute.
• Steuer- und Zollverwaltung, einschließlich des Bureau Toezicht Wwft: Steuererklärungen und -zahlungen, Buchführung und Aufsicht über Händler und Vermittler im Bereich der Geldwäschebekämpfung.
• FIU-Niederlande: empfängt Meldungen über ungewöhnliche Transaktionen und entscheidet, welche davon als verdächtig eingestuft und an die Ermittlungsbehörden weitergeleitet werden.
• NVWA: Lebensmittelsicherheit, Produktsicherheit, Kennzeichnung und Tierschutz.
• ILT: Transport, Abfallentsorgung, Wasser und Wohnen.
• Gemeinden, Provinzen und Umweltdienste: Genehmigungen und Durchsetzung gemäß Omgevingswet.
• RDI und die sektoralen Cybersicherheitsbeauftragten: Sorgfaltspflicht und Meldung von Vorfällen gemäß der Cybersicherheitsverordnung.
• Zoll (Douane) und Zentrales Import- und Exportbüro (CDIU): Zoll, Exportkontrolle, Dual-Use-Lizenzen und Sanktionen an der Grenze.
• Sektorregulierungsbehörden: die Kansspelautoriteit, IGJ und NZa und ab 2027 die Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt für Arbeitsvermittler.

Dahinter steht immer der strafrechtliche Weg. Das Gesetz über Wirtschaftsstraftaten (Wet op de economische delicten, WED) stuft Verstöße gegen zahlreiche Verordnungen als Wirtschaftsstraftaten ein. Diese werden vom Finanzermittlungsdienst (FIOD) oder der zuständigen Aufsichtsbehörde untersucht und von der Spezialabteilung der Staatsanwaltschaft (Functioneel Parket) verfolgt. So wird aus einem Verwaltungsdelikt ein Strafdelikt, und deshalb ist Ihre Antwort auf die erste Informationsanfrage eines Vorgesetzten eine rechtliche und keine operative Entscheidung.

Welche Kosten entstehen durch Nichteinhaltung?

Die Geldstrafe ist der sichtbare Kostenfaktor, aber selten der größte. Der Lizenzentzug, die persönliche Haftung der Geschäftsführer und der wirtschaftliche Schaden wiegen in der Regel schwerer.

Die Höchststrafen sind hoch: bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes nach der DSGVO, umsatzabhängige Geldbußen im Wettbewerbsrecht und Geldbußenkategorien nach der WED, die mit der Schwere des Verstoßes steigen.

Die zweite Folge ist der Verlust der Betriebserlaubnis. Eine Aufsichtsbehörde kann eine Lizenz aussetzen oder entziehen, eine Anordnung mit einer Geldbuße verhängen, die so lange fällig bleibt, bis Sie dieser nachkommen, Ihre Geschäftsräume schließen oder ein Produkt vom Markt nehmen. Für ein reguliertes Unternehmen kann dies existenzbedrohend sein. Ein Einspruch oder eine Berufung hat keinen Aufschub auf eine solche Entscheidung; hierfür müssen Sie beim zuständigen Richter für einstweiligen Rechtsschutz einen Antrag auf eine einstweilige Maßnahme stellen.

Die dritte Kostenart ist persönlicher Natur. Geschäftsführer können gemäß Artikel 2:9 BW gegenüber dem Unternehmen für die unsachgemäße Erfüllung ihrer Pflichten, gegenüber Dritten für rechtswidrige Handlungen und gegenüber der Insolvenzmasse haftbar gemacht werden, wenn die Jahresabschlüsse nicht eingereicht oder die Verwaltung unzureichend war. Gemäß Artikel 51 Sr kann eine von einem Unternehmen begangene Straftat auch gegen diejenigen verfolgt werden, die die Anweisung erteilt oder die verbotene Handlung tatsächlich angeführt haben. Ihre Compliance-Akte dient somit als Beweismittel sowohl gegen Einzelpersonen als auch gegen das Unternehmen.

Die vierte Kostenart ist kommerzieller Natur. Banken überprüfen die Geschäftsbeziehung, Versicherer erhöhen die Prämien oder entziehen den Versicherungsschutz, Ausschreibungen verlangen Erklärungen, die Sie nicht mehr abgeben können, Kunden machen von ihren Prüfungs- und Kündigungsrechten Gebrauch, und Käufer Ihres Unternehmens fordern Preisnachlässe oder Entschädigungen. Wie unser Hinweis zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erläutert, ist es deutlich günstiger, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, als die entstandenen Schäden unter Aufsicht zu beheben.

Wie baut man ein Compliance-Programm auf, dessen Wirksamkeit man nachweisen kann?

Erstellen Sie zunächst ein Verzeichnis Ihrer Pflichten, bewerten Sie die Risiken, integrieren Sie Kontrollmechanismen in Ihre Prozesse und dokumentieren Sie deren Wirksamkeit. Vorgesetzte achten auf Ihr tatsächliches Handeln, nicht auf die Vorgaben Ihrer Richtlinien.

Das Verpflichtungsregister ist eine zentrale Liste aller Verpflichtungen für Ihr Unternehmen, geordnet nach den oben genannten Bereichen. Für jede Verpflichtung werden die Quelle, der Vorgesetzte, der interne Verantwortliche und die Nachweise für die Einhaltung erfasst.

Bewerten Sie die Risiken

Bewerten Sie jede Verpflichtung hinsichtlich der Wahrscheinlichkeit eines Verstoßes und der Schwere ihrer Folgen. Die Schwere ist nicht nur finanzieller Natur: Eine gefährdete Genehmigung wiegt schwerer als eine höhere Geldstrafe. Konzentrieren Sie Ihre Kontrollen auf die Bereiche mit der höchsten Bewertung und dokumentieren Sie Ihre Begründung.

Integrieren Sie Kontrollmechanismen in Ihre Prozesse.

Kontrollmechanismen sind am effektivsten, wenn sie automatisch funktionieren. Beispiele hierfür sind eine Sanktionsprüfung bei der Auftragsannahme, ein Pflichtfeld für die Rechtsgrundlage in Ihrem Marketing-Tool, die Vier-Augen-Regel für Zahlungen über einem festgelegten Betrag und eine automatische Erinnerung an die Gültigkeitsdauer von Genehmigungen. Schulen Sie die Entscheidungsträger, z. B. den Vertrieb für Sanktionen und die Personalabteilung für die Einstellung von Mitarbeitern, und erfassen Sie die Schulungsteilnahme. Weisen Sie jedem Kontrollmechanismus einen Verantwortlichen mit den entsprechenden Befugnissen und dem erforderlichen Budget zu, der an ein Vorstandsmitglied berichtet, das die Gesamtverantwortung trägt.

Überwachen und Beweise sichern

Legen Sie einen Zeitplan für interne Prüfungen fest, verfolgen Sie mindestens einmal jährlich stichprobenartig Transaktionen von Anfang bis Ende, protokollieren Sie Vorfälle und Beinahe-Unfälle und kümmern Sie sich um die Behebung jedes einzelnen Problems. Berichten Sie dem Vorstand in regelmäßigen Abständen, nicht erst, wenn etwas schiefgeht.

Sollte sich ein Problem als Verstoß herausstellen, lassen Sie sich frühzeitig beraten, ob eine freiwillige Offenlegung Ihre Position verbessert. In einigen Fällen ist dies der Fall, jedoch nur, wenn Sie sich melden, bevor der Vorgesetzte auf anderem Wege davon erfährt.

Was können wir für Sie im Bereich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen tun?

Unsere Compliance-Anwälte unterstützen Unternehmen in den Niederlanden bei der Einrichtung und Durchsetzung ihrer Compliance-Richtlinien. Konkret bedeutet das:

• Erstellen Sie ein Pflichtenregister pro Bereich mit Angabe der Quelle, des Vorgesetzten und des internen Verantwortlichen für jede Pflicht.
• Prüfen Sie Ihre DSGVO-Dokumentation und lassen Sie sich helfen, eine Datenschutzverletzung innerhalb der 72-Stunden-Frist der zuständigen Behörde zu melden.
• Prüfen Sie, ob Sie unter die Cybersicherheitsverordnung, die Wwft oder eine Branchenlizenz fallen.
• Bereiten Sie Ihre Antwort auf eine Informationsanfrage Ihres Vorgesetzten vor und überlegen Sie, ob Ihnen eine freiwillige Offenlegung hilft.
• Verfassen Sie innerhalb der sechswöchigen Einspruchsfrist einen Widerspruch (view) oder Einspruch (bezwaar) gegen eine Geldbuße oder eine Anordnung, die einer Geldbuße unterliegt.
• Prüfen Sie die persönliche Haftung Ihrer Geschäftsführer gemäß Artikel 2:9 und 2:248 BW.

Zusammenfassung

• Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen umfasst alle Regeln, die für Ihr Unternehmen gelten; die Einhaltung regulatorischer Bestimmungen ist der Teil, dessen Durchsetzung ein bestimmter Vorgesetzter übernimmt.
• Die Hauptbereiche sind Arbeitsrecht, Datenschutz und Cybersicherheit, Steuern und Berichtswesen, Geldwäschebekämpfung und Sanktionen, Wettbewerbs- und Verbraucherrecht, Umwelt und Produkte sowie Unternehmensführung.
• Jeder Bereich hat seinen eigenen Vorgesetzten, und die WED kann einen Verstoß gegen die Vorschriften in ein Strafverfahren umwandeln.
• Die Nichteinhaltung kann zum Verlust der Lizenz und zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer führen, nicht nur zu Geldstrafen.
• Ein Programm funktioniert nur, wenn es Verantwortliche hat, Kontrollmechanismen in die Prozesse integriert sind und es Nachweise für deren Wirksamkeit gibt.

Häufig gestellte Fragen