Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Personaldaten. Gemäß der DSGVO dürfen Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Zweck benötigt werden, für den sie erhoben wurden. Das niederländische Steuerrecht sieht darüber hinaus feste Mindestaufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Kopien der Personalausweise der Mitarbeiter vor.
In practice this gives Dutch employers three anchors: two years after the employment ends for most of the personnel file, five years after the end of the calendar year in which the employee left for the wage tax statement and the ID copy, and seven years for the payroll administration. Our article on was in einer Personalakte aufbewahrt werden kann Hier geht es um den Inhalt; hier geht es um die Dauer.
Was ist die Grundregel der DSGVO?
Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Speicherbegrenzung) verpflichtet Sie, für jede Datenkategorie festzulegen, wie lange Sie diese tatsächlich benötigen, und diese Entscheidung zu begründen.
Die DSGVO selbst enthält keine Tabelle mit Aufbewahrungsfristen. Die nachfolgenden Fristen stammen aus dem niederländischen Steuerrecht und den Richtlinien der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Welche Daten bewahren Sie zwei Jahre lang auf?
Der größte Teil der Personalakte. Laut den Richtlinien der AP werden Daten ohne gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Regel zwei Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahrt.
Dies umfasst beispielsweise den Arbeitsvertrag und seine Änderungen, Beurteilungen und Leistungsberichte, Korrespondenz über Ernennung, Beförderung, Degradierung und Entlassung, Schulungsnachweise, Verwarnungen, Referenzen und Abwesenheitsaufzeichnungen.
Besteht oder bestand ein arbeitsrechtlicher Streit mit dem Mitarbeiter oder ist ein Gerichtsverfahren anhängig, dürfen Sie die relevanten Daten bis zur Klärung des Sachverhalts länger aufbewahren. Dies rechtfertigt die Aufbewahrung der relevanten Unterlagen, nicht aber der gesamten Akte, auf unbestimmte Zeit.
Welche Daten bewahren Sie fünf oder sieben Jahre lang auf?
Die Finanzunterlagen. Hier haben Sie keinen Ermessensspielraum: Die Steuerpflicht legt den Zeitraum fest und hat Vorrang vor dem allgemeinen Grundsatz, Daten so kurz wie möglich zu speichern.
- The wage tax statement (loonbelastingverklaring) and the copy of the identity document you verified when the employee started: five years after the end of the calendar year in which the employment ended.
- Lohnbuchhaltung: sieben Jahre, die allgemeine Aufbewahrungsfrist für grundlegende Aufzeichnungen, die von der niederländischen Steuer- und Zollverwaltung (Belastingdienst) festgelegt wird.
Nur die Unterlagen, die der Steuerpflicht unterliegen, fallen unter diese längeren Aufbewahrungsfristen. Für den Rest der Akte gilt weiterhin die Zweijahresregel.
Wie lange dürfen Sie Bewerberdaten aufbewahren?
Normalerweise bis zu vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Mit Einwilligung des Bewerbers können Sie die Daten bis zu einem Jahr lang speichern, beispielsweise für einen Talentpool.
Die Einwilligung muss eine echte Entscheidung sein, separat eingeholt und dokumentiert werden. Ein Satz in der Datenschutzerklärung genügt nicht.
Wie sieht es mit Krankheit und medizinischen Daten aus?
Gesundheitsdaten gehören dem Betriebsarzt bzw. dem betriebsärztlichen Dienst, nicht Ihnen als Arbeitgeber. Sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und eigenen Aufbewahrungsfristen.
Als Arbeitgeber speichern Sie lediglich die Abwesenheitsdaten und die Informationen, die Sie für die Wiedereingliederung und die Lohnfortzahlung während der Krankheit benötigen. Diese Daten werden in den üblichen Zeiträumen der Personalakte geführt.
Was sollten Sie als Arbeitgeber überprüfen?
- Does your record of processing activities (Article 30 GDPR) set a retention period per category of personnel data?
- Do you delete applicant data within four weeks after the procedure, unless you have recorded consent for up to one year?
- Are health data kept only by the company doctor, with you holding only absence dates?
- Do you keep the ID copy and wage tax statement for five years after the calendar year of leaving, and the payroll records for seven years?
- Are copies in mailboxes, shared drives and backups deleted as well, and do you apply the schedule at a fixed moment each year?
Was sollten Sie als Mitarbeiter überprüfen?
- Have you used your right of access (Article 15 GDPR) to see which data your employer still holds?
- Is your former employer keeping data longer than two years after you left without a dispute or statutory reason?
- Does the file contain medical information that belongs with the company doctor?
- Have you requested erasure under Article 17 GDPR, and did the employer respond within one month?
What can we do for you with retention of personnel data?
Unsere Arbeitsrechtsanwälte advise employers and employees on personnel data:
- We draw up a retention schedule per category of personnel data.
- We review your personnel files and identify data that must be deleted.
- We draft the procedure for access and erasure requests from (former) employees.
- We assess which data you may keep longer because of a pending or foreseeable dispute.
- We submit an access or erasure request on behalf of an employee.
Zusammenfassung
- Die DSGVO sieht keine festen Aufbewahrungsfristen vor: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für ihren Zweck erforderlich ist.
- Die meisten Personalakten werden zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, länger nur bei Daten, die für einen Rechtsstreit relevant sind.
- Wage tax statement and ID copy: five years after the end of the calendar year in which the employment ended; payroll administration: seven years.
- Antragsteller: bis zu vier Wochen nach dem Eingriff oder bis zu einem Jahr nach Vorlage einer schriftlichen Einwilligungserklärung.
- Die Gesundheitsdaten verbleiben beim Betriebsarzt; Sie speichern lediglich die Abwesenheitsdaten und die für die Wiedereingliederung und die Lohnzahlung notwendigen Daten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Mitarbeiter die Löschung von Daten verlangen?
Manchmal. Das Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO gilt, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder unrechtmäßig verarbeitet wurden. Es hebt jedoch keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, wie beispielsweise steuerliche, auf.
Dürfen wir die Akte für den Fall einer zukünftigen Reklamation länger aufbewahren?
Nur wenn ein Anspruch realistischerweise vorhersehbar ist, und dann auch nur das dafür relevante Material. Die allgemeine Möglichkeit eines zukünftigen Streitfalls rechtfertigt nicht die Aufbewahrung aller Unterlagen.
Wie sieht es mit Referenzen und Austrittsdokumenten aus?
Sie fallen unter die allgemeine Zweijahreskategorie. Die Beibehaltung der Vergleichsvereinbarung für das Geschäftsjahr ist gerechtfertigt, wenn sie Auswirkungen auf die Lohnabrechnung hat, wie beispielsweise eine Abfindungszahlung.
