Wie lange dürfen Daten aufbewahrt werden? Die DSGVO nennt keine genaue Frist, sondern nur einen Standard: nicht länger als nötig. Es gibt zwar feste Aufbewahrungsfristen, diese ergeben sich aber aus anderen Gesetzen.
Rechtliche Grundlage
Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO enthält den Grundsatz der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung ermöglicht, als es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Der Verantwortliche muss die Notwendigkeit feststellen und begründen können. Die festgelegten Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus anderen Gesetzen. Artikel 52 des Steuergesetzes verpflichtet Unternehmen zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen für sieben Jahre, für Daten über unbewegliches Vermögen verlängert sich diese Frist auf zehn Jahre. Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, hat diese Vorrang vor einem Antrag auf Löschung.
Wie es in der Praxis funktioniert
Dies ist nur mit einem Aufbewahrungsplan praktikabel: ein Zeitraum, eine Grundlage und ein Verantwortlicher für jede Datenkategorie sowie eine regelmäßige, tatsächlich durchgeführte Datenbereinigung. Bei Bewerbungsdaten sind vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses üblich, mit Einwilligung des Bewerbers ein Jahr. Für Videoaufnahmen gilt in den Niederlanden eine Aufbewahrungsfrist von vier Wochen, sofern kein besonderer Vorfall vorliegt.
Wo es schiefgeht
Drei Punkte tauchen immer wieder auf. Erstens: Backups und Archive, die außerhalb des vorgesehenen Zeitraums liegen bleiben und jahrelang ungenutzt bleiben. Zweitens: Verwirrung zwischen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht und der DSGVO, was dazu führt, dass alles sieben Jahre lang aufbewahrt wird. Drittens: die Verwendung alter Dateien für neue Zwecke, wofür eine eigene Rechtsgrundlage erforderlich ist.
Verwandte Begriffe
Aufbewahrungsfristen stehen in Zusammenhang mit den Rechten der betroffenen Personen , mit der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und mit der Vereinbarung zur Datenverarbeitung.
Weiterführende Literatur
Mehr zu diesem Thema: Aufbewahrungsfristen für Daten nach niederländischem Recht: Wie lange dürfen Sie Kundendaten aufbewahren?
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