Eintreibung unbezahlter Rechnungen in den Niederlanden: der Weg für Gläubiger

Die Beitreibung unbezahlter Rechnungen in den Niederlanden folgt einem festgelegten Verfahren: Der Schuldner muss in Zahlungsverzug sein. Der Gläubiger kann dann gesetzliche Zinsen und einen begrenzten Betrag an außergerichtlichen Inkassokosten geltend machen. Erfolgt die Zahlung weiterhin nicht, wird die Forderung dem Kantonsrechtler oder dem Bezirksgericht vorgelegt. Der Großteil der ergebnisbestimmenden Faktoren liegt im Vertrag und in den ersten beiden Mahnungen. Dieser Artikel erläutert die rechtlichen Schritte in der richtigen Reihenfolge, welche Gebühren Sie erheben dürfen und welche nicht, welche Regeln Ihr Vorgehen gegenüber dem Schuldner einschränken und wo in der Praxis die besten Erfolgsaussichten liegen.

Die Bedingungen, die Ihre Position festlegen, bevor etwas schiefgeht

Ein Inkassofall ist mit Vertragsabschluss gewonnen oder verloren. Die Zahlungsfrist muss als Erstes schriftlich festgehalten werden, da gemäß Artikel 6:119a des Bürgerlichen Gesetzbuches eine Zahlungsfrist von dreißig Tagen ab dem Tag nach Rechnungseingang gilt, sofern keine andere Frist vereinbart wurde. Die Parteien können eine längere Frist von bis zu sechzig Tagen vereinbaren; darüber hinausgehende Fristen bedürfen einer ausdrücklichen Vertragsbestimmung und dürfen für den Gläubiger nicht offensichtlich unbillig sein. Es gibt eine weitere Einschränkung: Ein Großunternehmen, das mit einem kleinen oder mittelständischen Lieferanten einen Vertrag abschließt, kann keine Zahlungsfrist von mehr als dreißig Tagen wirksam vereinbaren. Eine Klausel, die diese Grenzen überschreitet, ist unwirksam, und es gilt stattdessen die gesetzliche Frist zuzüglich Zinsen ab dem Zeitpunkt ihres Ablaufs.

Der zweite Punkt betrifft Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese sind für die andere Vertragspartei nur dann bindend, wenn sie vor oder bei Vertragsschluss als anwendbar erklärt und zur Verfügung gestellt wurden; die erstmalige Übergabe auf der Rechnung ist zu spät. Bedingungen, die dieser Prüfung standhalten, sind im Inkassoverfahren äußerst wirksam. Unsere Hinweise zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen erklären, wie Sie diese wirksam gestalten: Sie können Zahlungsfristen festlegen, die Aufrechnung ausschließen, Vertragsstrafen vorsehen und – besonders wichtig für Warenlieferanten – den Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Bezahlung sichern. Eine Eigentumsvorbehaltsklausel ermöglicht es einem ungesicherten Gläubiger, seine Ware zurückzufordern, auch im Falle einer Insolvenz des Schuldners. Dies ist wertvoller als jeder Brief, den Sie jemals versenden werden.

Der dritte Punkt ist die Dokumentation. Bevor ein Gericht etwas zuspricht, müssen Sie die Vereinbarung, die Lieferung oder Leistung, die Rechnung und deren Empfang nachweisen können. Die korrekte Erstellung dieser Unterlagen ist Aufgabe eines Vertragsanwalts zu Beginn der Geschäftsbeziehung, nicht eines Inkassobüros am Ende. Streitigkeiten über unbezahlte Rechnungen drehen sich oft um die Frage, ob die Arbeit ordnungsgemäß erbracht wurde. Eine Akte mit unterschriebenen Lieferscheinen, genehmigten Stundenzetteln oder einer schriftlichen Annahmeerklärung lässt sich deutlich schneller beilegen als eine ohne diese Dokumente. Unser Leitfaden zum Forderungseinzug in den Niederlanden erläutert die Dokumentation, die ein niederländisches Gericht erwartet.

Ausfall, Zinsen und die Kosten, die Ihnen tatsächlich in Rechnung gestellt werden

Zinsen und Inkassokosten werden erst fällig, wenn der Schuldner in Zahlungsverzug gerät. Haben die Parteien einen festen Zahlungstermin vereinbart, tritt der Zahlungsverzug automatisch mit dessen Ablauf ein; andernfalls muss der Gläubiger zunächst eine Mahnung mit einer angemessenen Nachfrist zur Zahlung versenden. Dieser Schritt wird am häufigsten versäumt, was dazu führt, dass die später geltend gemachten Zinsen und Kosten unbegründet sind.

Es gelten zwei Zinsregelungen parallel. Für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen gilt der gesetzliche Handelszins gemäß Artikel 6:119a des Bürgerlichen Gesetzbuches. Dieser ist deutlich höher als der reguläre gesetzliche Zins gemäß Artikel 6:119, der in allen anderen Fällen, einschließlich Ansprüchen gegen Verbraucher, Anwendung findet. Beide Zinssätze werden per Regierungsverordnung festgelegt und regelmäßig angepasst. Daher verfallen Rechnungen oder Geschäftsbedingungen, die einen Zinssatz nennen, anstatt auf den gesetzlichen Zinssatz zu verweisen, schneller als man denkt. Vertragliche Zinsen sind zulässig und können den gesetzlichen Zinssatz übersteigen. Bei Verbraucherverträgen besteht jedoch die Gefahr, dass ein überhöhter Zinssatz als unlautere Vertragsklausel gestrichen wird.

Die außergerichtlichen Inkassokosten sind in Artikel 6:96 des Bürgerlichen Gesetzbuches und im Gesetz über außergerichtliche Inkassokosten (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten) geregelt. Das Gesetz sieht eine auf der Hauptsumme basierende Gebührenstaffel mit einem gesetzlichen Mindest- und Höchstbetrag vor. Diese Staffelung ist gegenüber Verbrauchern verbindlich: Ungeachtet der Allgemeinen Geschäftsbedingungen dürfen keine höheren Gebühren erhoben werden. Gegenüber Verbrauchern gelten zudem strenge Verfahrensvorschriften. Der Gläubiger muss zunächst das sogenannte 14-Tage-Schreiben versenden, in dem dem Verbraucher ab dem Tag nach Erhalt des Schreibens mindestens 14 Tage Zeit zur Zahlung ohne zusätzliche Kosten eingeräumt wird. Das Schreiben muss die Höhe der Inkassokosten bei Nichtzahlung genau angeben. Ein Schreiben mit falscher Fristangabe oder fehlenden Angaben zur Höhe der Kosten berechtigt nicht zur Erstattung der Kosten; Gerichte prüfen dies von Amts wegen.

Die Regeln, die Ihre Sammeltätigkeit einschränken

Seit dem 1. April 2024 gilt das Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) für alle, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit außergerichtliche Verbraucherforderungen im Auftrag Dritter oder nach deren Erwerb einziehen. Diese Dienstleister müssen in einem von Justis geführten öffentlichen Register eingetragen sein, Anforderungen an berufliche Kompetenz, Umgang mit Gläubigern und Schuldnern sowie Informations- und Beschwerdemanagement erfüllen und werden von der Inspectie Justitie en Veiligheid beaufsichtigt, die gegen Dienstleister vorgehen kann, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Bestehende Agenturen hatten ab dem 1. April 2024 ein Jahr Zeit, sich zu registrieren. Advocaten und gerechtsdeurwaarders unterliegen ihren eigenen gesetzlichen Aufsichtsregelungen. Für Gläubiger bedeutet dies konkret: Prüfen Sie das Register, bevor Sie eine Agentur beauftragen, denn die Beauftragung eines nicht registrierten Dienstleisters gefährdet Ihre eigenen Ansprüche, und ein erfahrener Inkassoanwalt unterliegt dieser Regelung ohnehin nicht.

Neben dem Wki gelten für das Inkasso von Verbraucherforderungen die allgemeinen Regeln gegen unlautere Geschäftspraktiken, deren Einhaltung von der Autoriteit Consument en Markt überwacht wird. Mitteilungen müssen Ursprung und Zusammensetzung der Forderung darlegen, dürfen keine falschen Angaben zum weiteren Vorgehen machen und keine Maßnahmen androhen, die der Gläubiger nicht rechtmäßig ergreifen darf. Die Ankündigung einer Pfändung durch den Gerichtsvollzieher ohne bestehendes Urteil ist das deutlichste Beispiel und kann eine einfache Akte in eine Beschwerde verwandeln. Die DSGVO findet durchgehend Anwendung: Schuldnerdaten dürfen zur Beitreibung der Forderung verarbeitet, aber nicht über das notwendige Maß hinaus weitergegeben werden, und interne Sperrlisten oder Registrierungen benötigen eine eigene Rechtsgrundlage.

Die richtige Vorgehensweise auswählen

Geldforderungen werden bis zur in Artikel 93 der Zivilprozessordnung festgelegten Wertgrenze von derzeit 25.000 Euro vom Kantonsrechter und darüber hinaus vom Landgericht verhandelt. Dieser Unterschied ist sowohl hinsichtlich der Kosten als auch der Verfahrensdauer relevant: Vor dem Kantonsrechter kann man ohne Anwalt auftreten, und die feste Gerichtsgebühr ist niedriger, während Verfahren vor dem Landgericht die Vertretung durch einen Rechtsanwalt erfordern. Hier kommt unser Prozessteam zum Einsatz. Erscheint der Schuldner nicht, ergeht das Versäumnisurteil relativ schnell, und eine unbestrittene, aber ordnungsgemäß begründete Klage wird in der Regel innerhalb weniger Monate, nicht Jahre, verhandelt.

Das summarische Verfahren (Kortgeding) wird häufig als schneller Weg zur Beitreibung unbezahlter Rechnungen dargestellt, was jedoch irreführend ist. Eine Forderung im summarischen Verfahren wird nur dann zugelassen, wenn ein dringendes Interesse besteht, die Forderung hinreichend offenkundig ist und das Gericht davon überzeugt ist, dass kein unannehmbares Risiko besteht, dass die Forderung nicht beglichen werden kann, falls das Verfahren im Hauptverfahren scheitert. Bei einer gewöhnlichen überfälligen Rechnung sind diese Voraussetzungen in der Regel nicht erfüllt. Das summarische Verfahren ist das richtige Instrument, wenn der Schuldner Vermögenswerte veräußert, die Vertragserfüllung gesichert werden muss oder die Forderung unbestritten ist und der Schuldner die Zahlung lediglich hinauszögert.

Bevor Sie mit einer Maßnahme beginnen, prüfen Sie die Erfolgsaussichten. Ein Urteil gegen einen vermögenslosen Schuldner verursacht höhere Kosten als es einbringt. Ein Blick ins Handelsregister, die dort hinterlegten Jahresabschlüsse und etwaige eingetragene Anlagen gibt Ihnen mehr Aufschluss über den Wert einer Maßnahme als die Höhe der Rechnung.

Pfändungen, Insolvenzanträge und anderer Druck

Die einstweilige Verfügung (conservatoir beslag) ist das wirksamste Instrument, das das niederländische Recht einem Gläubiger bietet, und wird von ausländischen Parteien oft nicht ausreichend genutzt, da diese annehmen, dass vor einem Urteil nichts geschehen kann. Auf schriftlichen Antrag kann der zuständige Richter für einstweilige Verfügungen gemäß Artikel 700 der Zivilprozessordnung, in der Regel ohne Anhörung des Schuldners, die Pfändung von Bankkonten, Forderungen, Waren oder Immobilien gestatten. Der Antragsteller muss dann innerhalb der vom Richter gesetzten Frist ein Hauptverfahren einleiten und haftet für den entstandenen Schaden, falls sich die Pfändung als ungerechtfertigt erweist. Bei sachgemäßer Anwendung wird die Rechtslage gesichert und führt sehr oft innerhalb weniger Tage zur Zahlung.

Ein Insolvenzantrag ist ein anderes Instrument und darf nicht als Inkassoinstrument missbraucht werden. Er setzt voraus, dass der Schuldner die Zahlungen eingestellt hat und mehrere Gläubiger vorhanden sind. Ein Gericht, das den Verdacht hat, der Antrag werde lediglich zur Durchsetzung einer strittigen Einzelforderung missbraucht, wird ihn ablehnen. Missbrauch kann den Antragsteller haftbar machen. Ist der Schuldner ein Verbraucher, der in das gesetzliche Schuldenbereinigungsverfahren (WSNP) aufgenommen wurde (das seit dem 1. Juli 2023 für 18 Monate läuft), werden individuelle Zwangsvollstreckungsmaßnahmen eingestellt und die Forderung im Rahmen dieses Verfahrens behandelt.

Vollstreckung eines Urteils

Ein Urteil ist keine Zahlung. Die Vollstreckung erfolgt durch einen Gerichtsvollzieher, der auf Grundlage des Urteils Bankguthaben, Löhne, Sozialleistungen, bewegliches und unbewegliches Vermögen pfänden kann. Die Pfändung von Löhnen und Sozialleistungen ist durch den sogenannten „beslagvrije voet“ (freier Einkommensanteil) begrenzt, den der Schuldner behalten muss. Dieser wird nach einer gesetzlichen Formel berechnet. Bestimmte Güter sind gänzlich von der Pfändung ausgenommen. Schulden werden in den Niederlanden nicht mit Gefängnis bestraft, und ein Schuldner darf nicht allein aufgrund seiner Schulden an der Grenze aufgehalten werden, auch wenn gesonderte straf- oder steuerrechtliche Gründe vorliegen können. Dieses Missverständnis klären wir in unserem Artikel darüber auf, ob man aufgrund von Schulden am Flughafen aufgehalten werden kann.

Die Kosten der Zwangsvollstreckung werden der Forderung hinzugerechnet, sind aber nur dann erstattungsfähig, wenn die ergriffenen Maßnahmen verhältnismäßig waren. Die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers mit der Pfändung eines bekanntermaßen leeren Bankkontos verursacht Kosten ohne Entschädigung. Daher sollte die Zwangsvollstreckungsstrategie nach einer Vermögensprüfung erfolgen und nicht davor.

Schuldner in einem anderen Land

Innerhalb der Europäischen Union ist ein niederländisches Urteil gemäß der Brüssel-I-bis-Verordnung in den anderen Mitgliedstaaten ohne zwischenzeitliche Vollstreckbarkeitserklärung vollstreckbar. Welches Gericht grundsätzlich zuständig ist, hängt von derselben Verordnung und einer etwaigen Gerichtsstandsvereinbarung im Vertrag ab. Bei Verbraucherverträgen kann der Verbraucher grundsätzlich nur in seinem eigenen Mitgliedstaat verklagt werden. Für genau diesen Fall gibt es zwei europäische Verfahren: die Europäische Zahlungsanordnung für unbestrittene Forderungen und das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen für grenzüberschreitende Forderungen mit niedrigerem Streitwert. Beide Verfahren können mit Standardformularen eingeleitet werden. Darüber hinaus gibt es die Europäische Kontopfändung, die die Sperrung eines Bankkontos in einem anderen Mitgliedstaat ermöglicht.

Außerhalb der Europäischen Union hängt die Anerkennung von einem Vertrag oder den allgemeinen niederländischen Regelungen zur Anerkennung ausländischer Urteile ab, und die Einleitung eines Verfahrens im Heimatland des Schuldners ist häufig schneller. Die Rechtswahl- und Gerichtsstandsklausel im ursprünglichen Vertrag ist daher keine Standardformulierung; sie bestimmt maßgeblich die Kosten der Beitreibung. Unsere internationale Inkassopraxis prüft Zuständigkeit, anwendbares Recht und Vollstreckbarkeit bereits vor Einleitung eines Verfahrens und nicht erst, nachdem sich ein Urteil als unbrauchbar erwiesen hat.

Wie lange Sie Zeit haben: Verschreibung und Unterbrechung

Ansprüche auf Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung verjähren gemäß Artikel 3:307 des Bürgerlichen Gesetzbuches fünf Jahre nach dem Tag, an dem die Verpflichtung fällig wurde. Für den Anspruch des Verkäufers auf den Kaufpreis bei einem Verbraucherkauf gilt eine kürzere Frist von zwei Jahren gemäß Artikel 7:28. Nach Ablauf der Frist kann der Schuldner die Zahlung verweigern; das Gericht wird ihm dann nicht mehr helfen.

Die Verjährung kann unterbrochen werden, und dies ist kostengünstig. Eine schriftliche Mitteilung gemäß Artikel 3:317 des Bürgerlichen Gesetzbuches, in der sich der Gläubiger sein Recht auf Leistung unmissverständlich vorbehält, setzt eine neue Verjährungsfrist in Gang, ebenso wie die Einleitung eines Gerichtsverfahrens oder die Anerkennung der Schuld durch den Schuldner. Voraussetzung ist, dass der Vorbehalt klar formuliert ist und der Versand und Empfang der Mitteilung nachgewiesen werden können. Eine Sammlung undatierter Mahnungen unterbricht die Verjährung nicht.

Was verbessert tatsächlich Ihre Genesungsrate?

Die wirksamsten Maßnahmen sind unscheinbar. Stellen Sie Rechnungen zeitnah und gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen aus; eine verspätete Rechnung führt zu verspäteter Zahlung. Legen Sie einen festen internen Eskalationsplan fest und halten Sie sich daran, sodass die zweite Mahnung, die Zahlungsaufforderung und die Übergabe an einen Anwalt zu festgelegten Terminen erfolgen und nicht erst dann, wenn es jemandem einfällt. Versenden Sie die Zahlungsaufforderung korrekt, denn erst dadurch werden Zinsen und Kosten fällig. Prüfen Sie neue Kunden sorgfältig, bevor Sie ihnen Kredit gewähren, und nutzen Sie Eigentumsvorbehalt, Anzahlung oder Sicherheiten, wo das Risiko dies rechtfertigt.

Trennen Sie die Geschäftsbeziehung strikt von den rechtlichen Angelegenheiten. Eine schriftliche Zahlungsvereinbarung mit Angabe der Folgen bei Nichtzahlung erzielt höhere Eintreibungserfolge als eine Reihe zunehmend verärgerter E-Mails und sichert Ihnen möglicherweise einen Kunden, den Sie behalten möchten. Wenn ein Schuldner tatsächlich zahlungsunfähig ist, ist eine ordnungsgemäß dokumentierte Einigung wertvoller als ein nicht vollstreckbares Urteil, wie wir in unserem Leitfaden zum Forderungseinzug in den Niederlanden erläutern . Ergreifen Sie frühzeitig die notwendigen Maßnahmen: Die Erfolgsquote bei einer nach drei Monaten eingereichten Forderung ist deutlich höher als bei einer nach einem Jahr, da Vermögenswerte und Kundenvertrauen mit der Zeit abnehmen.

Wie Law & More kann helfen

Wir vertreten Gläubiger und Schuldner in niederländischen und grenzüberschreitenden Inkassoverfahren – von der Mahnung und vorläufigen Pfändung bis hin zu Gerichtsverfahren und Vollstreckung. Wir beraten Sie zu Vertragsbedingungen, die Probleme von vornherein vermeiden. Wir sagen Ihnen von Anfang an, ob sich eine Forderung lohnt und welche Kosten realistischerweise anfallen. Wenn Sie offene Rechnungen oder strittige Forderungen bearbeiten müssen, kontaktieren Sie uns. Law & More für eine Einschätzung Ihrer Situation und den schnellsten Weg zur Zahlung.

Wie Law & More Wie wir Ihnen dabei helfen können, wird auf unserer Website erklärt. Firmenanwalt