Ausländische Unternehmen in den Niederlanden: Rechtliche Fallstricke, die es zu vermeiden gilt

Ausländische Unternehmen, die in den Niederlanden Geschäfte tätigen, stoßen immer wieder auf dieselben rechtlichen Fallstricke: die Wahl einer Niederlassung anstelle einer BV (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die Anwendung eines im Heimatland geltenden Arbeitsvertragsmodells auf niederländische Mitarbeiter, die Unterschätzung der zweijährigen Lohnfortzahlungspflicht bei Krankheit und die Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die nie rechtswirksam in die Gesellschaft aufgenommen wurden. Das niederländische Recht ist zwar kodifiziert und zugänglich, doch ein Großteil davon ist zwingend und Verträge dürfen nicht davon abweichen. Genau hier liegt das Problem importierter Dokumente.

Dieser Artikel erläutert die wichtigsten Fallstricke in der Praxis und stellt die entsprechenden niederländischen Gesetze und Vorschriften dar: Wahl der Rechtsform, Registrierungspflichten, arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Vertragsrecht, Sprache und Gerichtsstand, geistiges Eigentum und Datenschutz. Er richtet sich an ausländische Unternehmen, die eine Niederlassung in den Niederlanden eröffnen, sowie an deren Berater im Ausland.

Zweigniederlassung oder niederländische BV: die erste Entscheidung und die mit den meisten Konsequenzen

Ein ausländisches Unternehmen kann in den Niederlanden über eine Zweigniederlassung (eine eingetragene Niederlassung des ausländischen Unternehmens) oder über eine niederländische Tochtergesellschaft, in der Regel eine sogenannte „Besloten Vennootschap“, Geschäfte tätigen. Die Gründung einer Zweigniederlassung ist schneller und erfordert keinen Notar, sie ist jedoch keine eigenständige juristische Person: Die ausländische Muttergesellschaft haftet direkt für alle Handlungen der Zweigniederlassung, und Gläubiger, Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden haben direkt mit der Muttergesellschaft zu verhandeln. Eine BV (Benannte Gesellschaft mit beschränkter Haftung) wird durch notarielle Urkunde vor einem niederländischen Notar gegründet, ist ab diesem Zeitpunkt eine juristische Person und haftet vorbehaltlich der Regelungen zur Geschäftsführerhaftung nur auf ihr eigenes Vermögen.

Die Entscheidung hängt daher eher vom Risiko als von der Geschwindigkeit ab. Ein Vertriebsbüro mit wenigen Mitarbeitern und ohne lokale Vertragsbeziehungen kann als Zweigstelle gut funktionieren. Ein Unternehmen, das Räumlichkeiten anmietet, Verträge mit niederländischen Kunden abschließt und geistiges Eigentum besitzt, ist mit einer BV besser aufgestellt, da diese auch den späteren Verkauf oder die Umstrukturierung der niederländischen Aktivitäten erleichtert. Beachten Sie, dass Handlungen im Namen einer BV vor deren Gründung die handelnde Person persönlich binden, bis die eingetragene Gesellschaft die Transaktion genehmigt. Dies ist Gegenstand unseres Leitfadens zur Gründung einer BV . Die praktische Abfolge der Gründung wird in unserem Artikel über die obligatorischen rechtlichen Schritte erläutert.

Ob die niederländische Geschäftstätigkeit eine steuerliche Betriebsstätte begründet, ist eine separate Frage mit eigenen Regelungen und folgt nicht automatisch der Wahl nach Zivilrecht. Diese Beurteilung obliegt einem Steuerberater; die Rechtsform sollte zunächst aus Haftungs- und Governance-Gründen geklärt werden.

Registrierung, wirtschaftlich Berechtigte und laufende Anmeldungen

Sowohl eine Zweigniederlassung als auch eine BV (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) müssen im Handelsregister der Handelskammer eingetragen werden. Die Eintragung muss die Angaben zum Unternehmen, dessen Adresse und die Namen der Vertretungsberechtigten enthalten. Die Registrierung der Zeichnungsberechtigung ist wichtiger als es zunächst scheint: Dritte können sich auf die Angaben im Register verlassen, sodass ein veralteter Eintrag das Unternehmen an einen Vertrag binden kann, der von einer Person unterzeichnet wurde, die nicht mehr dazu befugt ist.

Auch juristische Personen müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten im Register der wirtschaftlich Berechtigten eintragen lassen. Die Eintragung ist weiterhin verpflichtend; geändert hat sich jedoch nach dem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom November 2022, dass das Register nicht mehr öffentlich zugänglich ist, sondern nur noch Behörden und Personen mit berechtigtem Interesse Zugriff darauf haben. Banken verlangen den Auszug aus dem Register der wirtschaftlich Berechtigten bei der Eröffnung eines niederländischen Kontos; daher ist dies in der Regel ein entscheidender Schritt für den Markteintritt.

Danach folgen die Meldepflichten, die ausländische Muttergesellschaften oft vergessen. Eine BV muss Aufzeichnungen führen, aus denen ihre Rechte und Pflichten jederzeit ersichtlich sind, und diese sieben Jahre lang aufbewahren. Außerdem muss sie ihren Jahresabschluss innerhalb der gesetzlichen Frist beim Handelsregister einreichen. Eine verspätete Einreichung ist keine Kleinigkeit: Wird das Unternehmen später zahlungsunfähig, entsteht die gesetzliche Vermutung, dass der Vorstand das Unternehmen unsachgemäß geführt und dadurch die Insolvenz verursacht hat. Dies führt üblicherweise zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer.

Arbeitsrecht: Die Pflichten, die ausländische Arbeitgeber unterschätzen

Das niederländische Arbeitsrecht ist weitgehend zwingend und kann nicht vertraglich ausgeschlossen werden, ungeachtet der Bestimmungen im Handbuch des Mutterkonzerns. Drei Verpflichtungen sind für die meisten unangenehmen Überraschungen verantwortlich.

Der erste Punkt betrifft Krankheit. Ein Arbeitgeber muss einem erkrankten Arbeitnehmer bis zu 104 Wochen lang mindestens 70 Prozent des Lohns weiterzahlen und ihn im Rahmen des Arbeitsamtes (Wet verbetering poortwachter) bei der Wiedereingliederung unterstützen. Dazu gehören festgelegte Termine für eine Problemanalyse und die Erstellung eines Maßnahmenplans. Stellt das Arbeitsamt (UWV) am Ende dieses Zeitraums fest, dass der Arbeitgeber zu wenig getan hat, kann es die Zahlungspflicht um bis zu ein weiteres Jahr verlängern. Dies ist der mit Abstand kostspieligste Unterschied zwischen dem niederländischen Arbeitsrecht und dem der meisten anderen Länder.

Der zweite Grund ist die Kündigung. Ein Arbeitgeber kann nicht einfach kündigen. Entweder stimmt der Arbeitnehmer in einer Abfindungsvereinbarung zu, oder es ist eine Genehmigung erforderlich: vom UWV bei betriebsbedingter Kündigung und langfristiger Arbeitsunfähigkeit sowie vom kantonrechter bei persönlichen Gründen wie Minderleistung, gestörtem Arbeitsverhältnis oder schuldhaftem Verhalten. Die zulässigen Gründe sind in Artikel 7:669 BW abschließend aufgeführt; eine Bewerbung, die den gewählten Grund nicht stützt, ist unzulässig. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird auf Initiative des Arbeitgebers eine Abfindung fällig, die ab dem ersten Arbeitstag anfällt und somit bereits während der Probezeit gezahlt werden kann.

Der dritte Punkt sind Tarifverträge. Ein branchenspezifischer Tarifvertrag kann für allgemein verbindlich erklärt werden. In diesem Fall gilt er für den Arbeitgeber unabhängig von einer Mitgliedschaft in einem Tarifvertrag und regelt Lohnsätze, Zulagen und häufig auch die Rentenbeiträge. Die Prüfung, ob ein Tarifvertrag Anwendung findet, ist ein erster Schritt und sollte nicht erst im Nachhinein erfolgen. Ausländische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in die Niederlande entsenden, sind zusätzlich verpflichtet, die Entsendung vorab über das niederländische Entsendeportal zu melden und die niederländischen Kernarbeitsbedingungen einzuhalten. Zeitarbeitsunternehmen sollten außerdem die neue Lizenzierungsregelung für die Zeitarbeitsbranche beachten: Die Registrierung bei der Zulassungsbehörde läuft vom 1. November bis zum 31. Dezember 2026, das niederländische Gesetz zur Zeitarbeitsvermittlung (Wet toelation terbeschikkingstelling van arbeidskrachten) tritt am 1. Januar 2027 in Kraft und wird ab dem 1. Januar 2028 durchgesetzt. Unsere Übersicht über Arbeitnehmerrechte in den Niederlanden erläutert die Arbeitnehmerseite dieser Regelungen.

Verträge: Die niederländischen Regeln, die eine importierte Vorlage außer Kraft setzen

Das niederländische Vertragsrecht geht von der Vertragsfreiheit aus, enthält aber mehrere Regelungen, die zwingende Gesetze enthalten, von denen die Parteien nicht abweichen dürfen, und eine ausländische Vorlage, die diese ignoriert, ist genau dort nicht durchsetzbar, wo sie benötigt wird.

Handelsvertreter sind hierfür das deutlichste Beispiel. Verhandelt ein niederländischer Vermittler fortlaufend Verträge für einen Auftraggeber, greift die Regelung des Handelsvertreterrechts gemäß Buch 7 BW: Mindestkündigungsfristen, die sich mit der Dauer der Geschäftsbeziehung verlängern, und eine Abfindung bei Beendigung des Handelsvertreterverhältnisses, wenn der Vermittler Kunden gewonnen hat, von denen der Auftraggeber weiterhin profitiert. Vertriebsverträge fallen nicht unter diese Regelung. Genau deshalb muss die Unterscheidung zwischen einem Handelsvertreter und einem Vertriebshändler bewusst und nicht zufällig getroffen werden. Verbraucherverträge unterliegen eigenen zwingenden Bestimmungen, darunter ein 14-tägiges Widerrufsrecht beim Fernabsatz und ein gesetzlicher Konformitätsstandard, der nicht eingeschränkt werden darf. Auch die gewerbliche Anmietung von Einzelhandels- oder Gastronomieflächen unterliegt strengen, weitgehend zwingenden Schutzbestimmungen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind die häufigste Schwachstelle importierter Dokumente. Gemäß Buch 6 BW muss der Nutzer der anderen Vertragspartei eine angemessene Gelegenheit zur Kenntnisnahme der Bedingungen einräumen, grundsätzlich durch deren Übermittlung vor oder bei Vertragsschluss. Nicht ordnungsgemäß übermittelte Bedingungen können annulliert werden, wodurch die Haftungsbeschränkung entfällt. Verweisen beide Parteien auf ihre eigenen Bedingungen, so hat die zuerst genannte Vorrang, es sei denn, die andere Seite widerspricht ihr ausdrücklich. Die Reihenfolge des Austauschs bestimmt somit, wessen Bedingungen den Vertrag regeln. Unsere Übersicht über die Arten von Handelsverträgen nach niederländischem Recht erläutert, welche Regelung für welche Vertragsform gilt.

Sprache, anwendbares Recht und zuständiges Gericht

Es gibt keine Vorschrift, die vorschreibt, dass Handelsverträge in Niederländisch verfasst sein müssen. Die Vertragsparteien können Verträge auf Englisch abschließen, und die meisten internationalen Abkommen in den Niederlanden werden auf Englisch geschlossen. Zwei praktische Einschränkungen gelten jedoch: Informationen zum Arbeitsverhältnis müssen dem Arbeitnehmer in einer für ihn verständlichen Form bereitgestellt werden, und Dokumente, die vor einem niederländischen Gericht verhandelt werden, benötigen in der Regel eine Übersetzung, da die Verfahren auf Niederländisch geführt werden.

Eine Ausnahme bildet das niederländische Handelsgericht in AmsterdamDas Gericht, das seit 2019 internationale Handelsstreitigkeiten in englischer Sprache verhandelt, sofern die Parteien dies ausdrücklich vereinbaren, und erhebt dafür eine separate Gebührenstruktur. Ob dieses Gericht, ein ordentliches niederländisches Gericht oder ein Schiedsgericht der richtige Gerichtsstand ist, muss bei Vertragsabschluss entschieden werden, nicht erst im Streitfall. Ohne eine solche Wahl findet das anwendbare Recht die Rom-I-Verordnung und die Zuständigkeit die Brüssel-I-bis-Verordnung, was häufig dazu führt, dass der Gerichtsstand nicht dem entspricht, den sich eine der Parteien gewünscht hätte.

Geistiges Eigentum: Registrierung für die Benelux-Staaten, nicht für die Niederlande.

Es gibt keine nationale niederländische Marke. Marken und Designrechte, die die Niederlande umfassen, werden entweder beim Benelux-Amt für geistiges Eigentum (Benelux Office for Intellectual Property) eingetragen, das Schutz für Belgien, die Niederlande und Luxemburg gemeinsam gewährt, oder als EU-Marke oder eingetragenes Gemeinschaftsgeschmacksmuster beim Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EU IPO). Eine Eintragung kann widerrufen werden, wenn die Marke innerhalb von fünf Jahren nicht tatsächlich benutzt wurde. Daher birgt eine breite Anmeldung und enge Nutzung ein gewisses Risiko.

Patente werden national vom Octrooicentrum Nederland oder vom Europäischen Patentamt erteilt. Seit Juni 2023 können europäische Patente mit einheitlicher Wirkung zentral vor dem Einheitlichen Patentgericht, das eine Außenstelle in Den Haag unterhält, durchgesetzt werden. Urheberrechte entstehen ohne Registrierung, das Eigentum jedoch nicht: Werke, die von einem niederländischen Freiberufler oder einer Agentur in Auftrag gegeben wurden, bleiben beim Urheber, sofern sie nicht durch eine unterzeichnete Urkunde übertragen werden. Die gesetzliche Regelung, die dem Arbeitgeber das Urheberrecht zuspricht, gilt nämlich nur für Arbeitnehmer. Geschäftsgeheimnisse sind gemäß dem Gesetz über die Geheimhaltung von Geschäftsgeheimnissen (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) geschützt, sofern die Informationen tatsächlich geheim gehalten werden und angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden. Unser Leitfaden zum niederländischen Recht des geistigen Eigentums erläutert die Registrierungen und ihre Bedingungen.

Datenschutz, Branchenregeln und Marketing

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für alle niederländischen Unternehmen und wird von der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) überwacht. Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, die Waren oder Dienstleistungen in den Niederlanden anbieten oder deren Verhalten überwachen, müssen einen Vertreter innerhalb der Union benennen. Jedes Unternehmen benötigt für jede Datenverarbeitung eine Rechtsgrundlage, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine schriftliche Vereinbarung zur Datenverarbeitung mit jedem Dienstleister, der Daten in seinem Auftrag verarbeitet. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten muss der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden, es sei denn, es besteht voraussichtlich kein Risiko.

Branchenspezifische Regulierungen werden aus dem Ausland leicht übersehen. Lebensmittel und Konsumgüter fallen unter das NVWA, Finanzdienstleistungen unter die AFM und die Niederländische Zentralbank (De Nederlandsche Bank) und Wettbewerbs- und Verbraucherschutz unter die ACM. Organisationen in den vom Cyberbeveiligingswet (in Kraft seit dem 15. August 2026 als niederländische Umsetzung der NIS2-Richtlinie) festgelegten Branchen müssen sich beim Nationalen Zentrum für Cybersicherheit registrieren, Risikomanagementmaßnahmen ergreifen und schwerwiegende Vorfälle innerhalb von 24 Stunden melden, mit einem ausführlicheren Bericht innerhalb von 72 Stunden. Für verbraucherorientiertes Marketing gelten eigene Regeln zu unlauteren Geschäftspraktiken und Offenlegungspflichten, auch für Werbung über Influencer. Diese haben wir in unserem Artikel über die rechtlichen Fallstricke des Influencer-Marketings in den Niederlanden erläutert . Unsere Übersicht über die Compliance-Anforderungen zeigt die Überschneidungen dieser Regelungen auf.

Häufig gestellte Fragen

1. Benötige ich eine niederländische juristische Person, um in den Niederlanden Geschäfte zu tätigen?
   Nein. Ein ausländisches Unternehmen kann hier über eine eingetragene Zweigniederlassung Geschäfte tätigen. Der Unterschied liegt in der Haftung: Bei einer Zweigniederlassung haftet das ausländische Unternehmen selbst für alles, was in den Niederlanden geschieht, während eine BV die Haftung auf das niederländische Unternehmen beschränkt.
2. Wie kann der Betrieb am schnellsten aufgenommen werden?
   Eine Zweigniederlassung ist schneller zu gründen, da keine notarielle Urkunde erforderlich ist. Die Gründung einer BV (British Viable Company) erfordert die Beteiligung eines niederländischen Notars, dessen Identitäts- und Geldwäscheprüfungen sowie die Eröffnung eines Bankkontos in der Regel den Zeitplan bestimmen, nicht die Urkunde selbst.
3. Welche arbeitsrechtlichen Risiken bestehen hauptsächlich für ausländische Arbeitgeber?
   Die Weiterzahlung des Lohns und die Wiedereingliederung während einer Krankheit von bis zu 104 Wochen, die Tatsache, dass eine Kündigung entweder die Zustimmung des Arbeitnehmers oder die Genehmigung des UWV oder des kantonrechter aus gesetzlichen Gründen erfordert, und die mögliche Anwendung eines allgemein verbindlichen Tarifvertrags.
4. Wie kann ich meine Marke in den Niederlanden schützen?
   Es gibt keine nationale niederländische Marke. Für Markenschutz in den Benelux-Ländern ist eine Registrierung beim Benelux-Amt für geistiges Eigentum erforderlich, alternativ kann eine EU-Marke angemeldet werden. Designs werden analog angemeldet; Patente werden über das Octrooicentrum Nederland oder das Europäische Patentamt angemeldet.
5. Kann ich meine Verträge aus meinem Heimatland hier verwenden?
   Erst nach Prüfung. Das niederländische Recht enthält zwingende Vorschriften für Arbeitsverhältnisse, Handelsvertreterverträge, Verbraucherverträge und bestimmte Mietverträge und hat eigene Anforderungen für die wirksame Einbeziehung allgemeiner Geschäftsbedingungen.
6. Müssen Verträge auf Niederländisch verfasst sein?
   Nein. Handelsverträge können in Englisch verfasst sein. Gerichtsverfahren werden in Niederländisch geführt, mit Ausnahme des niederländischen Handelsgerichts, das internationale Handelsstreitigkeiten in Englisch verhandelt, sofern die Parteien dies vereinbart haben.
7. Gibt es branchenspezifische Regeln, die ich überprüfen sollte?
   Höchstwahrscheinlich. Lebensmittel und Konsumgüter fallen unter das NVWA, Finanzdienstleistungen unter das AFM und die De Nederlandsche Bank, und Cybersicherheitsverpflichtungen gemäß dem Cyberbeveiligingswet gelten für bestimmte Sektoren ab dem 15. August 2026.
8. Was sollte vor Arbeitsbeginn des ersten Mitarbeiters organisiert werden?
   Registrierung als Arbeitgeber, ein schriftlicher Vertrag, der den niederländischen Anforderungen entspricht, eine Überprüfung eines gegebenenfalls anwendbaren Tarifvertrags, arbeitsmedizinische Unterstützung bei Krankheitsfällen und eine Altersvorsorgeregelung, sofern dies im jeweiligen Sektor vorgeschrieben ist.

Wie Law and More kann helfen

Law and More Wir beraten ausländische Unternehmen bei der Gründung und dem Betrieb eines Unternehmens in den Niederlanden: von der Wahl zwischen einer Zweigniederlassung und einer BV über die Gründung und Unternehmensführung bis hin zu niederländischen Arbeitsverträgen und Kündigungsunterlagen, Verträgen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen, geistigem Eigentum und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sowie Rechtsstreitigkeiten vor niederländischen Gerichten. Wir arbeiten auf Niederländisch und Englisch. Wenn Sie Ihre niederländische Unternehmensstruktur oder Ihre Verträge prüfen lassen möchten, kontaktieren Sie uns bitte.