Eine Mitarbeiterin bittet darum, zwei Tage pro Woche von Antwerpen oder von ihren Eltern in Polen aus arbeiten zu dürfen. Das klingt nach einer reinen Planungsfrage. Ist es aber nicht: Grenzüberschreitendes Telearbeiten berührt drei verschiedene Rechtssysteme gleichzeitig, und jedes der drei Länder kann Ansprüche geltend machen. Dieser Artikel erklärt, wie man die Frage in der richtigen Reihenfolge angeht, was das EU-Rahmenabkommen über grenzüberschreitende Telearbeit regelt und was nicht, und welche Unterlagen ein Arbeitgeber bereithalten sollte, bevor er zustimmt.
Drei Fragen, drei mögliche Antworten, drei verschiedene Länder
Der häufigste Fehler besteht darin, grenzüberschreitendes Fernarbeiten als eine einzige Frage zu behandeln. Es handelt sich jedoch um drei separate Fragen, die durch unterschiedliche Instrumente geregelt und unabhängig voneinander entschieden werden:
- In welchem Land ist der Arbeitnehmer sozialversichert? Binär, mit prinzipiell genau einer Antwort.
- Welches Land Arbeitsrecht Regelt die Beziehung? Nicht binär: Ein gewähltes Gesetz kann Anwendung finden, während die zwingenden Vorschriften eines anderen Landes Teile davon außer Kraft setzen.
- Wo wird der Arbeitnehmer besteuert, und erwirbt der Arbeitgeber eine steuerliche Betriebsstätte? Zwei Fragen, und die Verantwortung des Arbeitgebers wird dabei vergessen.
Ein in Belgien lebender Angestellter eines niederländischen Unternehmens arbeitet drei Tage im Homeoffice und zwei Tage im Büro. EindhovenSie können in den Niederlanden versichert sein, durch das belgische obligatorische Arbeitsrecht geschützt und in beiden Ländern teilweise besteuert werden; unser Überblick über grenzüberschreitendes Arbeitsrecht beschreibt, wie diese Schichten interagieren. So funktioniert das System wie geplant.
| Frage | Instrument, das darauf antwortet | Primärer Verbindungsfaktor |
|---|---|---|
| Sozialversicherung | Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und Verordnung (EG) Nr. 987/2009; Rahmenabkommen über grenzüberschreitende Telearbeit | Arbeitsort; Wohnsitz, an dem ein wesentlicher Teil der Arbeit verrichtet wird |
| Arbeitsrecht | Rom I (Verordnung 593/2008); Entsenderichtlinie 96/71/EG in der geänderten Fassung | Das gewählte Recht, das durch die zwingenden Regeln des Landes, in dem die Arbeit üblicherweise verrichtet wird, eingeschränkt wird |
| Steuer (Arbeitnehmer) | Das anwendbare bilaterale Doppelbesteuerungsabkommen | Wohnsitz, physische Anwesenheit und Ort der Arbeitsausführung |
| Steuer (Arbeitgeber) | Die Betriebsstättenklausel des anwendbaren Abkommens; das nationale Körperschaft- und Lohnsteuerrecht | Ob eine feste Niederlassung oder ein abhängiger Vertreter im Ausland entsteht |
Sozialversicherung zuerst
Beginnen wir hier: Die Antwort ist am einfachsten und regelt den Papierkram. Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz koordiniert die Verordnung 883/2004 die nationalen Systeme. Sie harmonisiert nicht, sondern teilt sie zu.
Ein System nach dem anderen
Der in Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 festgelegte Grundsatz besagt, dass eine Person nur der Gesetzgebung eines einzigen Mitgliedstaats unterliegt. Es gilt die Regel „lex loci laboris“ : Sie sind dort versichert, wo Sie tatsächlich arbeiten, unabhängig von Ihrem Wohnsitz oder dem Sitz Ihres Arbeitgebers. Ein Arbeitnehmer, der in Deutschland wohnt, aber ausschließlich in einer niederländischen Niederlassung arbeitet, ist in den Niederlanden versichert.
Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten
Fernarbeit löst den einfachen Fall auf, und Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 greift. Übt ein Arbeitnehmer Tätigkeiten in zwei oder mehr Mitgliedstaaten aus, ist maßgeblich, ob ein wesentlicher Teil der Arbeit im Wohnsitzstaat verrichtet wird. Gemäß Art. 14 der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 beträgt diese Schwelle 25 % der Arbeitszeit oder der Vergütung, berechnet über die folgenden zwölf Monate.
- Unter 25 % im Wohnsitzstaat: Der Arbeitnehmer bleibt dort versichert, wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Für einen niederländischen Arbeitgeber bleibt die niederländische Sozialversicherung bestehen.
- Bei oder über 25 %: Die Zuständigkeit verlagert sich auf den Wohnsitzstaat, und der niederländische Arbeitgeber muss sich dort registrieren und Beiträge zu den dort geltenden Sätzen entrichten.
Genau diese Kehrtwende ist das Problem. Ein einziger zusätzlicher Homeoffice-Tag pro Woche kann dazu führen, dass ein Arbeitnehmer komplett aus der niederländischen Sozialversicherung ausscheidet – mit Folgen für die Rentenansprüche, den Krankengeldanspruch und die Beitragszahlungen. Nichts daran verläuft allmählich.
Das EU-Rahmenabkommen über grenzüberschreitende Telearbeit
Das Rahmenabkommen dient dazu, diesen abrupten Übergang abzumildern. Es handelt sich um ein multilaterales Abkommen gemäß Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004, das es den Mitgliedstaaten ermöglicht, Ausnahmen von den regulären Zuteilungsregeln für bestimmte Personen oder Personengruppen zu vereinbaren.
Was sie tut,
Soweit anwendbar, ermöglicht die Vereinbarung einem Arbeitnehmer, der regelmäßig von seinem Wohnsitzstaat aus im Homeoffice arbeitet, weiterhin im Sitzstaat des Arbeitgebers versichert zu bleiben, selbst wenn die Schwelle von 25 % wesentlicher Tätigkeit überschritten wurde. Voraussetzung der Vereinbarung ist, dass die grenzüberschreitende Telearbeit im Wohnsitzstaat weniger als 50 % der Gesamtarbeitszeit ausmacht . Dies ist der einzige Prozentsatz, der in der Vereinbarung selbst festgelegt ist. Die 25 % sind keine Bedingung der Vereinbarung, sondern die Schwelle wesentlicher Tätigkeit gemäß Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Unterhalb dieser Schwelle bleibt der Arbeitnehmer ohne Inanspruchnahme einer Vereinbarung im Sitzstaat des Arbeitgebers versichert. In der Praxis deckt die Vereinbarung somit den Bereich zwischen 25 % und 50 % ab.
Die Bedingungen
- Beide Staaten müssen Unterzeichner sein. Die meisten EU- und EWR-Mitgliedstaaten sowie die Schweiz sind dem Abkommen seit dem 1. Juli 2023 beigetreten, einige folgten später. Eine Reihe von Staaten, darunter Dänemark, Griechenland, Ungarn und Rumänien, haben das Abkommen nicht unterzeichnet, und das Vereinigte Königreich hat angekündigt, dies nicht zu tun. Die Liste ändert sich mit jedem Beitritt weiterer Staaten. Prüfen Sie daher vor einer Neuvereinbarung oder der Verlängerung eines A1-Antrags die aktuelle Unterzeichnerliste der belgischen Sozialversicherungsbehörde und die Position der SVB, anstatt anzunehmen, dass die zum Zeitpunkt der Einrichtung einer Vereinbarung geltenden Bestimmungen weiterhin gelten.
- Es ist nicht automatisch. Was Arbeitgeber oft übersehen: Es tritt nicht automatisch aufgrund der Sachlage in Kraft. Ein Antrag muss mit Zustimmung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der zuständigen Institution des Staates gestellt werden, dessen Gesetzgebung Anwendung finden soll – im Falle eines niederländischen Arbeitgebers die Sozialversicherungsbank (Sociale Verzekeringsbank). Ohne Antrag gelten die allgemeinen Bestimmungen, und der Arbeitnehmer kann einfach im Ausland versichert sein.
- Das Ergebnis ist ein A1-Zertifikat. Das tragbare Dokument, das belegt, welche staatliche Gesetzgebung Anwendung findet: das, was eine ausländische Aufsichtsbehörde verlangt, und der einzig praktische Beweis dafür, dass die Vereinbarung getroffen wurde.
- Es deckt nur Telearbeit ab. Es bezieht sich auf Tätigkeiten, die aus dem Wohnsitzstaat heraus unter Nutzung von Informationstechnologie zur Aufrechterhaltung der Verbindung zum Arbeitsumfeld des Arbeitgebers ausgeführt werden, nicht jedoch auf Kundenbesuche, Baustellentätigkeiten, Vertriebsaktivitäten oder Fahrten dorthin. Ein Mitarbeiter, der 40 % seiner Arbeitszeit im Homeoffice verbringt und zusätzlich Kunden im selben Land besucht, fällt nicht unter diese Regelung.
- Es hat eine beidseitige Wirkung. Es behandelt nur den Fall zweier Staaten: Wohnsitzstaat und Arbeitgeberstaat.
Ein verspätet gestellter Antrag ist nicht automatisch verloren: Die SVB kann einen Antrag mit rückwirkender Wirkung annehmen, allerdings ist der Zeitraum kurz und die Beiträge müssen in dem Bundesland, dessen Gesetzgebung Anwendung findet, tatsächlich regelmäßig über den betreffenden Zeitraum entrichtet worden sein. Behandeln Sie eine bei einer Lohnabrechnungsprüfung festgestellte Lücke als dringend und nicht als Routinefall und klären Sie den genauen Zeitraum der Rückwirkung mit der SVB, sobald dieser eintritt.
Soweit das Rahmenabkommen keine Anwendung findet
Hat keiner der beiden Staaten das Abkommen unterzeichnet, arbeitet der Arbeitnehmer von einem Drittstaat aus, erreicht die Telearbeit 50 % oder findet im Wohnsitzstaat eine Tätigkeit statt, die nicht der Telearbeit entspricht, gelten die regulären Regelungen: Überschreitet die Telearbeit im Wohnsitzstaat 25 %, ist der Arbeitnehmer dort versichert, und der niederländische Arbeitgeber muss sich als ausländischer Arbeitgeber registrieren und die Beiträge vor Ort entrichten. Eine individuelle Ausnahme kann weiterhin gemäß Art. 16 der Verordnung 883/2004 beantragt werden, erfordert jedoch die Zustimmung beider Staaten, liegt im Ermessen des Staates und ist mit einem langen Verfahren verbunden. Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz kann ein bilaterales Abkommen gelten; wo die Niederlande kein solches Abkommen haben, ist eine Doppelversicherung oder eine Versicherungslücke realistisch.
Arbeitsrecht: Rom I und die Regeln, die Sie nicht vertraglich ausschließen können
Die Zuständigkeit für die Sozialversicherung gibt keinerlei Aufschluss darüber, welches Arbeitsrecht anwendbar ist. Dies fällt unter die Rom-I-Verordnung, und dort gelten andere Bestimmungen. Gemäß Art. 3 der Rom-I-Verordnung können die Parteien das anwendbare Recht wählen, und die meisten niederländischen Verträge sehen niederländisches Recht vor. Art. 8 der Rom-I-Verordnung schränkt die Tragweite dieser Wahlmöglichkeit für einen Arbeitsvertrag ein: Sie darf dem Arbeitnehmer nicht den Schutz von Bestimmungen entziehen, von denen durch Vereinbarung nicht abgewichen werden kann, und zwar nach dem Recht, das ohne diese Wahl anwendbar gewesen wäre – in erster Linie das Recht des Staates, in dem oder von dem aus der Arbeitnehmer gewöhnlich seine Arbeit verrichtet. Art. 8 der Rom-I-Verordnung enthält zudem eine Ausnahmeregelung für den Fall, dass der Vertrag enger mit einem anderen Staat verbunden ist, und Art. 9 der Rom-I-Verordnung ergänzt diese um zwingende Bestimmungen des Gerichtsstands. Wir erläutern dieses Zusammenspiel ausführlicher in unserem Artikel über die Schnittstelle zwischen Parteiautonomie und zwingendem Recht.
Die praktischen Konsequenzen sollten klar dargelegt werden. Ein Arbeitnehmer, der den Großteil seiner Arbeit tatsächlich von zu Hause in einem anderen Mitgliedstaat aus erledigt, kann dort gewohnheitsmäßig arbeiten. Niederländisches Recht bleibt anwendbar, während zusätzlich die zwingenden Schutzbestimmungen des betreffenden Landes gelten – und Kündigungsschutz ist sehr oft zwingend. Ein niederländischer Arbeitgeber, der den üblichen Weg über das Arbeitsamt (UWV) oder ein Amtsgericht beschreitet, stellt möglicherweise fest, dass er die Kündigungsfristen, Abfindungsregelungen oder Verfahrensvorschriften des Landes, in dem sich der Arbeitnehmer tatsächlich aufhält, nicht eingehalten hat. Mindestlohn, Arbeitszeit, bezahlter Urlaub, Diskriminierungsschutz und Wettbewerbsverbote werden gleich behandelt. Es gibt hier keine Schwelle, die mit der 25%-Regel für die Sozialversicherung vergleichbar wäre: „gewohnheitsmäßig arbeitend“ ist eine qualitative Beurteilung des Ortes, an dem der Schwerpunkt der Arbeitsbeziehung liegt.
Wenn Fernarbeit zum Posten wird
Arbeitgeber gehen oft davon aus, dass die Entsenderichtlinie Bautrupps und Transportunternehmen betrifft. Ihr Anwendungsbereich, wie in Artikel 1 der Richtlinie 96/71/EG festgelegt, umfasst jedoch die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen: Entsendung im Rahmen eines Vertrags mit einem Empfänger in einem anderen Mitgliedstaat, Entsendung zu einem Konzernbetrieb oder Überlassung über eine Zeitarbeitsfirma. Artikel 3 legt darüber hinaus eine Reihe von Kernbestimmungen des Aufnahmestaates fest – Arbeitszeit, bezahlter Urlaub, Vergütung, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Gleichbehandlung –, die durch die Richtlinie 2018/957 erweitert wurden.
Reine Telearbeit vom eigenen Zuhause aus für Rechnung des Arbeitgebers gilt im Normalfall nicht als Entsendung: Es wird keine Dienstleistung an einen Empfänger im anderen Staat erbracht. Die Grenze wird jedoch leichter überschritten, als Arbeitgeber annehmen. Arbeitet der Mitarbeiter im Homeoffice vor Ort bei einem Kunden in seinem Wohnsitzland, ist er dort in einem Konzernunternehmen eingesetzt oder wird er einem anderen Unternehmen zur Verfügung gestellt, greift die Entsendungsregelung des Gastlandes, einschließlich der Durchsetzungspflichten gemäß Richtlinie 2014/67/EU. In den Niederlanden ist dies die Meldepflicht gemäß WagwEU, die ein ausländischer Arbeitgeber vor Arbeitsbeginn erfüllen muss. Andere Mitgliedstaaten betreiben eigene Portale, die niederländische Arbeitgeber nutzen müssen, wenn Mitarbeiter ins Ausland entsandt werden.
Steuer: Die Haftung des Arbeitgebers steht an erster Stelle.
Dieser Abschnitt ist bewusst allgemein gehalten. Steuerliche Sachverhalte hängen von den jeweiligen Vertragstexten und den konkreten Umständen ab; die hier enthaltenen Informationen stellen keine Steuerberatung dar; konsultieren Sie einen Steuerberater, bevor Sie eine Vereinbarung treffen.
Betriebsstättenrisiko
Das wichtigste Risiko ist nicht die Steuerbelastung des Arbeitnehmers. Vielmehr besteht die Gefahr, dass ein ausländischer Arbeitsplatz im Heimatland gemäß der Betriebsstättenklausel des anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens eine Betriebsstätte des Arbeitgebers im jeweiligen Land darstellt. Im Wesentlichen geht es darum, ob der Arbeitsplatz im Heimatland dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und regelmäßig genug für die Geschäftstätigkeit genutzt wird, und ob der Arbeitnehmer dort regelmäßig Verträge abschließt oder als abhängiger Vertreter maßgeblich zu deren Abschluss beiträgt. Leitende und kaufmännische Positionen bergen ein deutlich höheres Risiko. Eine Betriebsstätte zieht die Abgabe einer Körperschaftsteuererklärung, die Gewinnzuordnung und häufig auch den Einbehalt von Lohnsteuer vor Ort nach sich.
Die Position des Mitarbeiters
Das Einkommen aus unselbstständiger Arbeit wird gemäß dem entsprechenden Artikel des anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens zugeordnet. Grundsätzlich ist das Einkommen dort steuerpflichtig, wo die Arbeit tatsächlich verrichtet wird. Eine Ausnahme gilt, wenn sich der Arbeitnehmer nur für einen begrenzten Zeitraum im anderen Staat aufhält, der Arbeitgeber dort nicht ansässig ist und das Einkommen nicht von einer dortigen Betriebsstätte gezahlt wird. Geteilte Arbeitstage bedeuten geteilte Besteuerungsrechte und lohnbezogene Folgen für beide Seiten.
Belgien und Deutschland
Die Niederlande haben bilaterale Abkommen mit Belgien und Deutschland, und das grenzüberschreitende Pendeln ist in beiden Beziehungen seit Langem ein wichtiges politisches Thema. Die Regelungen zu Heimarbeitstagen sind Gegenstand laufender Verhandlungen, und die Vertragslage mit Belgien hat sich durch ein neu unterzeichnetes Abkommen geändert. Dessen Inkrafttreten und erstes Anwendungsjahr sind in der Verdragenbank unter verdragenbank.overheid.nl vermerkt; dies ist die einzige verlässliche Quelle für diese Informationen. Bevor die Lohnabrechnung erstellt wird, muss geklärt werden, welcher Vertragstext für das betreffende Jahr gilt und was dieser zu Heimarbeitstagen aussagt – nicht anhand bisheriger Praxis oder aufgrund von Presseberichten über die Unterzeichnung.
Arbeitsbedingungen sowie Gesundheit und Sicherheit am heimischen Arbeitsplatz im Ausland
Das niederländische Arbeitsschutzgesetz endet nicht am Betriebsgelände. Gemäß dem niederländischen Arbeitsschutzgesetz (Arbeidsomstandighedenwet) hat der Arbeitgeber Pflichten für den Arbeitsplatz, den er dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt: Art. 3 verlangt eine Richtlinie zur Gewährleistung bestmöglicher Arbeitsbedingungen, Art. 5 eine Risikoanalyse und -bewertung. Für ortsunabhängiges Arbeiten gelten gesonderte Regelungen. Im Ausland kann der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres Kontrollen durchführen und muss gegebenenfalls mit zusätzlichen, lokalen Vorschriften rechnen. Ein praktikabler Ansatz ist die Selbsteinschätzung der Arbeitnehmer, ein dokumentierter Ausrüstungsstandard, schriftliche Anweisungen und ein Meldeverfahren für Vorfälle, das auch aus dem Ausland funktioniert. Ein Unfall am ausländischen Arbeitsplatz begründet zudem eine Haftung gemäß Art. 7:658 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Diese Sorgfaltspflicht ist nicht zwangsläufig eingeschränkt, nur weil sich der Arbeitsplatz in einem anderen Land befindet.
Datenschutz und Ausrüstung
Telearbeit innerhalb des EWR stellt kein Problem für die Übermittlung von Daten dar. Anders sieht es bei der Arbeit außerhalb des EWR aus: Der Zugriff auf personenbezogene Daten aus einem Drittland erfordert eine rechtmäßige Übermittlungsgrundlage, die bei flexiblen Arbeitsmodellen häufig übersehen wird. Unabhängig vom Standort sollte klar geregelt sein, wem die Geräte gehören, ob private Geräte verwendet werden dürfen, wie vertrauliche Informationen in einem gemeinsamen Haushalt behandelt werden, ob eine Versicherung für die im Ausland befindliche Hardware besteht und wie diese nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wird.
Die erforderlichen Dokumente
- Eine Richtlinie für Fernarbeit. Zulässige Länder, maximaler Auslandsanteil, Genehmigungsvoraussetzungen, Arbeitszeiten und Verfügbarkeit, Ausgaben, Ausrüstung, Sicherheit und das ausdrückliche Recht, die Genehmigung zu widerrufen oder abzuändern, wenn sich die Rechtslage ändert.
- Ein Nachtrag zum Arbeitsvertrag. Individuell und spezifisch: der vereinbarte Arbeitsort, die vereinbarte Aufteilung der Aufgaben, das anwendbare Recht und der Gerichtsstand sowie die steuerlichen Pflichten des Arbeitnehmers. Die Vereinbarung sollte zeitlich befristet und ausdrücklich widerrufbar sein, damit eine Änderung der Sozialversicherungs- oder Steuersituation den Arbeitgeber nicht an eine Struktur bindet, die er nicht mehr aufrechterhalten kann.
- Die Registrierung und der A1-Antrag. Sofern die Vereinbarung Anwendung findet, ist ein Antrag über die SVB mit Zustimmung beider Parteien und Vorlage des Formulars A1 erforderlich. Andernfalls müssen die ausländische Registrierung und die Einrichtung der Lohnbuchhaltung vor dem Arbeitsbeginn und nicht danach erfolgen.
- Ein Überprüfungszyklus. Alle Schwellenwerte sind zukunftsorientiert, daher sollten sie mindestens jährlich und unverzüglich bei jeder Änderung des Wohnsitzes, der Rolle, des Arbeitsmusters oder der Arbeitszeit überprüft werden.
Checkliste: Ein Mitarbeiter bittet um die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten
- Um welches Land handelt es sich, und gehört es zur EU, zum EWR oder zur Schweiz?
- Welcher Prozentsatz der gesamten Arbeitszeit wird in den kommenden zwölf Monaten eingenommen?
- Handelt es sich tatsächlich um Telearbeit, oder wird es auch Kundenbesuche oder Arbeit vor Ort geben?
- Bleibt der Anteil der Einwohner aus dem Wohnsitzstaat unter 25 %, liegt er zwischen 25 % und 50 % oder erreicht er 50 %?
- Sind beide Staaten Unterzeichnerstaaten, und wurde ein Antrag gestellt und ein A1-Zertifikat erhalten?
- Falls nicht, wurde die ausländische Sozialversicherungsregistrierung vor dem Starttermin veranlasst?
- Könnte der Arbeitnehmer im Sinne von Art. 8 der Rom-I-Verordnung gewohnheitsmäßig dort arbeiten, und welche Anforderungen stellt der Kündigungsschutz dieses Landes?
- Besteht aufgrund der Position – Dienstalter, Vertragsunterzeichnungsbefugnis, Kundenkontakt – das Risiko einer Betriebsstätte?
- Wurde die Lohn- und Gehaltsabrechnung in beiden Bundesstaaten von einem Steuerberater bestätigt?
- Ist der Heimarbeitsplatz geprüft, ausgestattet und versichert und verfügt er über einen Meldeweg für Vorfälle?
- Ist jede Verarbeitung von außerhalb des EWR durch einen Übermittlungsmechanismus abgedeckt?
- Gibt es einen unterzeichneten, widerruflichen Nachtrag und einen im Kalender festgelegten Überprüfungstermin?
Zusammenfassend
- Grenzüberschreitende Fernarbeit wirft drei separate Fragen auf – Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Steuern –, die jeweils unabhängig voneinander beantwortet werden und jeweils auf ein anderes Land verweisen können.
- Die Sozialversicherung richtet sich nach der 25%-Regel in Art. 13 der Verordnung 883/2004; die Rahmenvereinbarung sieht vor, dass ein Arbeitnehmer bis zu 50% in der niederländischen Sozialversicherung versichert ist, jedoch nur auf gemeinsamen Antrag über die SVB, niemals automatisch.
- Eine niederländische Rechtswahlklausel schaltet den obligatorischen Kündigungsschutz eines anderen Landes nicht ab, sobald der Arbeitnehmer dort gewohnheitsmäßig arbeitet (Art. 8 Rom I).
- Kundenbezogene Tätigkeiten oder Vertragsunterzeichnungen von einem ausländischen Homeoffice aus können für den Arbeitgeber eine Betriebsstätte begründen, unabhängig von der steuerlichen Situation des Arbeitnehmers.
- Fügen Sie vor Beginn der Vereinbarung, nicht erst nach der ersten Gehaltsabrechnung, einen zeitlich befristeten, widerruflichen Nachtrag und einen Überprüfungstermin hinzu.
Gilt die Rahmenvereinbarung automatisch, sobald mein Mitarbeiter weniger als 50 % seiner Arbeitszeit im Ausland oder von zu Hause aus arbeitet?
Nein, und das ist das teuerste Missverständnis. Die Vereinbarung gilt nur auf Antrag: Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen gemeinsam beantragen, dass die Gesetzgebung des Arbeitgeberstaates Anwendung findet, und es muss eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden. Bis dahin gelten die allgemeinen Bestimmungen gemäß Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Demnach ist ein Arbeitnehmer, der die Schwelle von 25 % wesentlicher Erwerbstätigkeit überschritten hat, in seinem Wohnsitzland versichert, und die Beiträge sind dort zu entrichten.
Kann ich im Vertrag einfach niederländisches Recht wählen und mich darauf verlassen?
Das ist möglich und die Wahl ist gültig. Gemäß Art. 8 der Rom-I-Verordnung darf sie jedoch nicht dazu führen, dass der Arbeitnehmer den Schutz der zwingenden Vorschriften des Landes verliert, in dem er üblicherweise arbeitet; diese Vorschriften gelten neben dem gewählten Recht. Kündigungsschutz ist in der Regel zwingend vorgeschrieben, daher muss ein niederländischer Arbeitgeber unter Umständen sowohl niederländische als auch ausländische Anforderungen erfüllen, um eine Kündigung rechtmäßig durchzuführen.
Mein Mitarbeiter möchte von Dänemark aus arbeiten. Ist das abgedeckt?
Nicht gemäß dem Rahmenabkommen: Dänemark hat dieses nicht unterzeichnet, daher gelten die regulären Regeln ohne Einschränkungen. Wird ein wesentlicher Teil der Arbeit – 25 % oder mehr der Arbeitszeit oder des Gehalts – von Dänemark aus als Wohnsitzstaat geleistet, ist die dänische Sozialversicherung zuständig und der niederländische Arbeitgeber muss sich dort anmelden und Beiträge entrichten. Prüfen Sie die aktuelle Unterzeichnerliste, bevor Sie davon ausgehen, dass ein anderer Staat abgedeckt ist, da diese sich im Laufe der Zeit ändern kann.
Begründet ein Mitarbeiter, der von zu Hause aus im Ausland arbeitet, tatsächlich eine Betriebsstätte?
Das ist möglich, aber nicht zwangsläufig. Die Analyse hängt davon ab, ob das Homeoffice dem Arbeitgeber tatsächlich zur Verfügung steht und regelmäßig für geschäftliche Zwecke genutzt wird und ob der Arbeitnehmer regelmäßig Verträge abschließt oder maßgeblich an deren Abschluss beteiligt ist. Eine einfache Backoffice-Position birgt ein geringes Risiko; ein Country Manager oder Vertriebsmitarbeiter, der von einem ausländischen Homeoffice aus Geschäfte abschließt, birgt hingegen ein hohes Risiko. Lassen Sie sich im Vorfeld steuerlich beraten.
Worin besteht der Unterschied zwischen Fernarbeit und dem Veröffentlichen von Beiträgen?
Eine Entsendung gemäß Art. 1 der Richtlinie 96/71/EG setzt eine grenzüberschreitende Dienstleistungserbringung voraus: Tätigkeit für einen Leistungsempfänger im anderen Staat, in einer dortigen Niederlassung des Konzerns oder im Wege der Überlassung. Ein Arbeitnehmer, der von zu Hause aus für seinen eigenen Arbeitgeber arbeitet, gilt in der Regel nicht als entsandt. Sobald dieser Arbeitnehmer jedoch bei einem Kunden vor Ort tätig ist, einer Konzerngesellschaft zugeteilt wird oder einem anderen Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, greifen die Entsendungsbestimmungen und Meldepflichten des Gaststaats.
Wie oft sollten wir eine genehmigte Vereinbarung überprüfen?
Mindestens jährlich, da die Sozialversicherungsschwellenwerte prospektiv über einen Zeitraum von zwölf Monaten berechnet werden, und unverzüglich bei jeder relevanten Änderung: Wohnsitzwechsel, Änderung der Funktion oder der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, Änderung des tatsächlichen Musters der Heimarbeitstage oder zusätzliche kundenorientierte Tätigkeit im anderen Land. Die Überprüfung sollte in den Nachtrag aufgenommen und die Genehmigung ausdrücklich widerrufbar gemacht werden, damit die Situation korrigiert werden kann.
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