Vertragsverhandlung nach niederländischem Recht

Die Vertragsverhandlung nach niederländischem Recht unterliegt drei Regeln, die in vielen anderen Rechtssystemen keine Entsprechung finden: Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme ohne Formalitäten zustande, sodass er bereits vor der Unterzeichnung rechtskräftig ist; der Abbruch fortgeschrittener Verhandlungen kann Haftungsansprüche nach sich ziehen; und ein Vertrag wird nicht allein nach seinem Wortlaut, sondern danach ausgelegt, was die Parteien vernünftigerweise voneinander erwarten konnten. Verhandlungstaktiken, die diese Regeln missachten, führen zu Verträgen, die sich zwar gut lesen, aber rechtlich wenig tragfähig sind.

Im Folgenden finden Sie eine praktische Anleitung: Wie Sie sich vorbereiten, was die vorvertragliche Phase erlaubt und was nicht, warum die Partei, die den Vertrag zuerst entwirft, im Vorteil ist, wie der Streit um Allgemeine Geschäftsbedingungen in den Niederlanden beigelegt wird, welche Klauseln die Risikoverteilung regeln und was vor der Unterzeichnung zu prüfen ist. Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen, die Handelsverträge nach niederländischem Recht aushandeln, sei es ein Liefervertrag, ein Lizenzvertrag, ein Vertriebsvertrag oder ein Kooperationsvertrag.

Vorbereitung: Ziele, Ausstiegspunkt und Vertragspartner

Die Vorbereitung ist kein Dokument, sondern eine Reihe von Entscheidungen, die vor dem ersten Treffen getroffen werden, damit sie nicht unter Zeitdruck während des Treffens getroffen werden müssen. Drei davon sind besonders wichtig.

Zunächst gilt es, die Ziele des Vertrags in überprüfbaren Begriffen zu formulieren. Eine bessere Garantie ist kein Ziel; eine Garantiezeit von 24 Monaten mit einem klar definierten Gewährleistungsanspruch hingegen schon. Sortieren Sie jeden Punkt vor Beginn in „unbedingt erforderlich“ und „wünschenswert“, denn nur so können Sie das Berichtsformat anpassen, ohne die Klausel zum geistigen Eigentum zu verändern.

Die zweite Möglichkeit ist die Alternative. Die beste Alternative zu einer Verhandlungslösung, üblicherweise als BATNA abgekürzt, ist der entscheidende Faktor dafür, was Sie aushandeln können. Quantifizieren Sie diese: Was kostet der zweite Anbieter? Wie lange würde eine interne Lösung dauern? Welche Kosten entstehen durch Verzögerungen? Eine Partei, die ein ernstzunehmendes Konkurrenzangebot erhalten hat, verhandelt anders als eine, die keines hat – und dieser Unterschied ist deutlich spürbar.

Der dritte Faktor ist der Vertragspartner. Die beim Handelsregister eingereichten Jahresabschlüsse zeigen, ob es sich um ein zahlungsfähiges Unternehmen oder eine Briefkastenfirma handelt. Das Register selbst gibt Auskunft darüber, wer zur Unterzeichnung und für welchen Betrag berechtigt ist, und das Insolvenzregister zeigt an, ob ein Verfahren anhängig ist. Die Unterzeichnung eines Vertrags mit einem Unternehmen, dessen Geschäftsführer nicht über die erforderliche Vertretungsbefugnis verfügt, stellt ein Problem dar, das durch keine Klausel gelöst werden kann. Daher ist die Überprüfung der Vertretungsbefugnis Teil der Vorbereitung und nicht nur eine Formalität.

Die vorvertragliche Phase: Wenn Sie noch vom Vertrag zurücktreten können

Das niederländische Recht betrachtet Verhandlungen als eine Beziehung, die bereits Pflichten mit sich bringt. Die Verhandlungspartner müssen sich einander gegenüber angemessen und fair verhalten, und diese Verpflichtung nimmt mit dem Fortschreiten der Verhandlungen zu.

Der Oberste Gerichtshof hat einen bewusst strengen Maßstab festgelegt, der im bekannten Urteil CBB gegen JPO entwickelt wurde. Der Abbruch von Verhandlungen ist grundsätzlich zulässig. Er wird nur dann rechtswidrig, wenn er angesichts des berechtigten Vertrauens der anderen Partei auf einen Vertragsabschluss oder angesichts der sonstigen Umstände des Falles unannehmbar ist. Dieser Maßstab wird mit Zurückhaltung angewendet, und die Beweislast liegt bei der Partei, die den Abbruch als unrechtmäßig geltend macht. Ist dies der Fall, kann die Folge eine Verpflichtung zur Erstattung der in den Verhandlungen entstandenen Kosten und in Ausnahmefällen des entgangenen Vertragsgewinns sein.

Daraus ergeben sich zwei praktische Schlussfolgerungen. Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, die Verhandlungen abzubrechen, halten Sie dies von Anfang an schriftlich fest: Eine Klausel, die besagt, dass keine Verpflichtungen entstehen, bis eine schriftliche Vereinbarung von beiden Parteien unterzeichnet ist und dass jede Seite die Verhandlungen jederzeit ohne Haftung beenden kann, ist wirksam und üblich. Wenn Sie sich hingegen vor einem Vertragspartner schützen wollen, der Sie als Strohmann missbraucht, dokumentieren Sie die einzelnen Schritte, die Ihnen auf dessen Wunsch entstandenen Kosten und die erhaltenen Zusicherungen, denn ein solcher Anspruch wird auf Grundlage der Korrespondenz gewonnen.

Die damit verbundene Falle ist das Gegenteil. Da das niederländische Recht für die meisten Handelsverträge keine Formvorschriften vorschreibt, kann eine in einem Gespräch oder per E-Mail getroffene Vereinbarung bindend sein, selbst wenn die Parteien beabsichtigten, später ein formelles Dokument zu unterzeichnen. Sind die wesentlichen Elemente geklärt und gibt es keine Anzeichen dafür, dass die Parteien die Wirksamkeit des Vertrags hinauszögern wollten, kommt ein Vertrag zustande. Wer unter der Annahme verhandelt, dass erst mit der Unterschrift etwas gilt, sollte diese Annahme schriftlich festhalten, da das Gesetz dies nicht vorsieht.

Erstellen Sie zunächst einen Entwurf und verstehen Sie, warum er wichtig ist.

Die Partei, die den ersten Entwurf erstellt, legt die Struktur, die Definitionen und die Standardposition zu allen Punkten fest, die nie verhandelt werden. Letzteres ist besonders wichtig: Die meisten Klauseln eines unterzeichneten Vertrags wurden nie ausgehandelt und gelten so, wie der Verfasser sie formuliert hat. Die Erstellung des Entwurfs ist daher formal ein Zugeständnis, inhaltlich jedoch ein Vorteil.

Ein erster Entwurf, der funktioniert, zeichnet sich durch klare Definitionen, eine nachvollziehbare und nicht übertriebene Risikoverteilung, an identifizierbare Ereignisse geknüpfte Zahlungsauslöser, eine Streitbeilegungsklausel mit Angabe des anwendbaren Rechts und des Gerichtsstands sowie kurze Sätze aus. Überzogene erste Entwürfe sind auf dem niederländischen Markt kontraproduktiv: Sie provozieren einen umfassenden Gegenentwurf, wodurch die Struktur wieder in die Hände der Gegenseite gelangt.

Die Absichtserklärung bedarf besonderer Beachtung. Ihre Rechtsverbindlichkeit hängt vom Inhalt, nicht vom Titel ab. Ein Dokument mit der Überschrift „Absichtserklärung“, das die Einigung über die wesentlichen Bedingungen festhält, kann als Vertrag gelten; ein Dokument, das ausdrücklich erklärt, dass es keine anderen Verpflichtungen als Vertraulichkeit und Exklusivität begründet, wird als solcher ausgelegt. Soll die Absicht bestehen, in einigen Punkten bindend zu sein und in anderen nicht, muss genau angegeben werden, welche, und die Bestimmungen zu Exklusivität, Vertraulichkeit und Kostenverteilung müssen in einem eindeutig verbindlichen Abschnitt aufgeführt werden.

Allgemeine Bestimmungen und der Formenkampf

Zwei Regeln in diesem Bereich entscheiden regelmäßig über Streitigkeiten, von denen die Parteien dachten, sie hätten sie außergerichtlich beigelegt.

Der erste Punkt betrifft die Anwendbarkeit. Allgemeine Geschäftsbedingungen sind für die andere Partei bindend, wenn sie als anwendbar erklärt wurden und der Nutzer der anderen Partei eine angemessene Gelegenheit zur Kenntnisnahme eingeräumt hat. In der Praxis bedeutet dies, dass sie vor oder bei Vertragsschluss ausgehändigt oder übermittelt werden müssen; ein Verweis auf eine Website genügt nur unter bestimmten Umständen. Eine Partei, der diese Gelegenheit nicht eingeräumt wurde, kann die Bedingungen anfechten. Große Unternehmen, die nach Größe und Meldepflichten gemäß Artikel 6:235 des Bürgerlichen Gesetzbuches definiert sind, können sich nicht auf diesen Einwand berufen, die meisten KMU hingegen schon.

Der zweite Punkt ist der Kampf der Formulare. Verweist jede Partei auf ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, gilt in den Niederlanden gemäß Artikel 6:225 Absatz 3 BW das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“: Die zuerst genannten Bedingungen gelten, es sei denn, die andere Partei widerspricht ihnen ausdrücklich. „Ausdrücklich“ bedeutet ausdrücklich; eine Standardklausel in den eigenen Geschäftsbedingungen der anderen Partei, die andere Bedingungen für unanwendbar erklärt, genügt nicht. Dies ist das Gegenteil des andernorts üblichen Prinzips „Wer zuletzt kommt, mahlt zuerst“ und macht die Reihenfolge des Schriftverkehrs entscheidend. Wenn Ihre eigenen Bedingungen gelten sollen, verweisen Sie in dem ersten Dokument, das Sie senden, darauf und lehnen Sie die Bedingungen der anderen Seite im selben Atemzug ausdrücklich ab. Unser Artikel über Allgemeine Geschäftsbedingungen befasst sich ausführlich mit der Formulierung.

Die Klauseln, die das Risiko tatsächlich zuweisen

Der größte Teil der Verhandlungsenergie fließt in den Preis. Die meisten Streitigkeiten entstehen durch fünf andere Klauseln.

Haftungsbeschränkung. Haftungsobergrenzen und -ausschlüsse sind zwischen Unternehmen zulässig und die übliche Methode, um ein Geschäftsrisiko versicherbar zu machen. Sie sind jedoch nicht absolut: Ein Gericht kann die Anwendung einer Ausschlussklausel ablehnen, wenn deren Anwendung nach den Grundsätzen der Angemessenheit und Fairness unzumutbar wäre. Dies ist üblicherweise der Fall, wenn der Schaden vorsätzlich oder durch grobe Fahrlässigkeit seitens des Lieferanten oder seiner Geschäftsleitung verursacht wurde. Eine Haftungsobergrenze, die im Verhältnis zum Vertragswert und dem bestehenden Versicherungsschutz realistisch ist, hat deutlich bessere Erfolgsaussichten als eine symbolische Obergrenze.

Höhere Gewalt und unvorhergesehene Umstände. Das niederländische Recht sieht bereits Fälle nicht zurechenbarer Leistungsstörungen vor, wobei die gesetzliche Regelung standardmäßig gilt und eine gut formulierte Klausel die Ereignisse, die Meldepflicht und die Folgen definiert. Darüber hinaus erlaubt Artikel 6:258 BW einem Gericht, einen Vertrag aufgrund unvorhergesehener Umstände, die für die andere Partei nicht mit einem unveränderten Fortbestand des Vertrags rechnen können, abzuändern oder aufzulösen. Gerichte wenden diese Befugnis mit Zurückhaltung an, und ein Vertrag, der das Risiko einer bestimmten Entwicklung ausdrücklich zuweist, lässt wenig Spielraum dafür. Genau deshalb sollten Preisindexierung, Währungsschwankungen und Lieferengpässe vertraglich geregelt und nicht der allgemeinen Regelung überlassen werden.

Rügepflicht. Artikel 6:89 BW verpflichtet eine Vertragspartei, einen Mangel innerhalb einer angemessenen Frist nach dessen Entdeckung oder dem Zeitpunkt, zu dem sie ihn hätte entdecken müssen, zu rügen, andernfalls verliert sie ihre Rechte. Verträge verkürzen diese Frist häufig noch weiter. Unabhängig von der anwendbaren Regelung handelt es sich um eine Frist, die berechtigte Ansprüche stillschweigend zunichtemacht und daher nicht nur in der Vertragsakte, sondern auch im Kalender des operativen Teams vermerkt sein sollte.

Kündigung. Es ist zwischen Kündigung aus wichtigem Grund, Kündigung wegen Vertragsbruch und Rücktritt zu unterscheiden. Für jede Kündigungsart sind die Kündigungsfrist, die Form und die Folgen festzulegen. Bei unbefristeten Verträgen verlangt die niederländische Rechtsprechung eine angemessene Kündigungsfrist und unter Umständen auch dann eine Entschädigung, wenn der Vertrag etwas anderes vorsieht, insbesondere wenn die andere Partei im Vertrauen auf die Fortsetzung des Vertrags Investitionen getätigt hat.

Auslegungsklauseln. Eine Klausel zur vollständigen Vereinbarung schränkt den Haviltex-Ansatz ein, schließt ihn aber nicht aus. Nach diesem Ansatz interpretiert ein niederländisches Gericht einen Vertrag, indem es prüft, was die Parteien unter den gegebenen Umständen vernünftigerweise den Vertragsbedingungen zuschreiben und voneinander erwarten konnten. Bei Verhandlungen zwischen professionellen Parteien mit juristischer Unterstützung messen Gerichte dem Wortlaut erhebliches Gewicht bei, die übrigen Tatsachen bleiben jedoch zulässig. Die praktische Konsequenz für die Verhandlung ist: Es sollte ein Protokoll der getroffenen Vereinbarungen und deren Begründung geführt werden, da dieses Protokoll als Beweismittel dient.

Taktiken am Tisch

Der rechtliche Rahmen bestimmt den Wert einer Klausel. Die Vorgehensweise entscheidet darüber, ob man sie durchsetzt. Einige wenige Ansätze bewähren sich.

Setzen Sie auf eine nachvollziehbare Basis. Die erste konkrete Zahl gibt den Rahmen für die folgenden Zahlen vor. Eine Basiszahl, die durch einen Vergleichswert, ein Konkurrenzangebot oder eine detaillierte Kostenaufstellung gestützt wird, hat Bestand; eine willkürlich gewählte Zahl verliert sofort an Glaubwürdigkeit, sobald sie hinterfragt wird, und der damit verbundene Glaubwürdigkeitsverlust wirkt sich negativ auf die gesamte Verhandlung aus.

Handel, nicht Zugeständnisse machen. Jedes Zugeständnis sollte an eine Gegenleistung geknüpft und entsprechend gekennzeichnet sein. Einseitige Zugeständnisse schaffen kein Wohlwollen, sondern verändern lediglich die Erwartungen der Gegenseite. Sind mehrere Punkte gleichzeitig offen, sollten sie zusammengefasst werden: Eine längere Zahlungsfrist im Austausch für eine feste Mengenzusage schafft einen Mehrwert, den das Feilschen um eine einzelne Zahl nicht bieten kann.

Trennen Sie Interessen und Positionen. Eine Gegenpartei, die auf einem Zahlungsziel von dreißig Tagen besteht, ist möglicherweise eher an der Liquiditätsplanung als an der Zahlungsgeschwindigkeit interessiert. In diesem Fall löst eine gestaffelte Rechnungsstellung das Problem kostenlos. Die Frage nach dem Grund für eine Forderung ist die kostengünstigste Möglichkeit, Druck auszuüben.

Hören Sie mehr zu, als Sie sprechen. Die meisten nützlichen Informationen in einer Verhandlung kommen von der Gegenseite, und sobald Sie anfangen zu erklären, hören sie auf zu kommen. Fassen Sie das Gehörte zusammen, bevor Sie antworten; die Zusammenfassung bestätigt Ihr Verständnis und verschafft Ihnen Bedenkzeit.

Bestimmen Sie den Zeitplan. Fristen führen zu Zugeständnissen, wodurch die unter Zeitdruck stehende Partei an Wert verliert. Vereinbaren Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen für den Austausch von Entwürfen und für interne Genehmigungen und vermeiden Sie es, die letzten offenen Punkte in der letzten Stunde vor einem Unterzeichnungstermin zu verhandeln, den nur Sie als feststehend betrachten.

Bewahren Sie einen professionellen Ton. Ihr Gegenüber am Tisch ist oft jahrelang Ihr Lieferant oder Kunde. Die Position statt der Person anzugreifen, ist nicht höflich, sondern eigennützig und sichert Ihnen die Möglichkeit einer außergerichtlichen Einigung, falls die Geschäftsbeziehung später scheitert. Sollte es zu einer Eskalation kommen, zeigt Ihnen unser Überblick zur Streitbeilegung in den Niederlanden die verschiedenen Wege auf.

Dokumentieren, Prüfen und Unterzeichnen

Verhandlungen werden protokolliert oder neu verhandelt. Änderungen sollten direkt im Dokument – ​​in einer für alle einsehbaren Version – markiert werden, anstatt Beschreibungen auszutauschen. Es sollte ein kurzes Protokoll der getroffenen Vereinbarungen, der beteiligten Personen und des jeweiligen Datums geführt werden. Telefonisch getroffene Vereinbarungen sind noch am selben Tag schriftlich zu bestätigen. Dieses Protokoll erfüllt drei Zwecke gleichzeitig: Es verhindert Abweichungen, beschleunigt die interne Genehmigung und dient als Beweismittel bei späterer Vertragsauslegung.

Vor der Unterzeichnung ist eine Checkliste durchzugehen. Die Klausel zu anwendbarem Recht und Gerichtsstand ist vollständig und einheitlich. Definierte Begriffe werden einheitlich verwendet und jeder definierte Begriff kommt tatsächlich zum Tragen. Anlagen und Anhänge sind beigefügt, datiert und korrekt referenziert. Die Benachrichtigungsbestimmungen enthalten Adressen, Verfahren und Fristen. Es ist eine Klausel zur vollständigen Vereinbarung zu beachten und sicherzustellen, dass keine in den Verhandlungen getroffenen Vereinbarungen außerhalb des Vertrags liegen und noch hinzugefügt werden müssen. Beträge, Daten und Formeln wurden von einer Person geprüft, die nicht an der Erstellung beteiligt war.

Zwei Punkte sind für die niederländische Praxis spezifisch. Prüfen Sie die Zeichnungsbefugnis anhand des Handelsregisterauszugs, einschließlich etwaiger Beschränkungen der Verbindlichkeiten eines Geschäftsführers gegenüber dem Unternehmen. Falls der Auszug eine solche Beschränkung ausweist, holen Sie den entsprechenden Gesellschafterbeschluss ein. Behandeln Sie die elektronische Signatur als Rechtsfrage und nicht als technische Angelegenheit: Eine elektronische Signatur hat dieselbe Wirkung wie eine handschriftliche, sofern das verwendete Verfahren im Hinblick auf den Zweck des Dokuments ausreichend zuverlässig ist. Daher sollte das Maß an Sicherheit dem jeweiligen Zweck angemessen sein. Für Urkunden, die nach niederländischem Recht notariell beglaubigt werden müssen, gibt es keine elektronische Alternative.

Verbindliche Regeln, die Ihre Vereinbarungen außer Kraft setzen.

Manche Verhandlungsergebnisse halten der niederländischen Gesetzgebung nicht stand, und zu wissen, welche das sind, erspart unnötige Mühe.

Handelsvertreterverträge sind weitgehend obligatorisch. Die Regelungen zu Kündigungsfristen und der dem Vertreter bei Beendigung des Vertragsverhältnisses zustehenden Entschädigung können nicht zu dessen Nachteil vertraglich ausgeschlossen werden, und ein Vertriebsvertrag, der als Handelsvertretervertrag fungiert, wird unabhängig von seiner Bezeichnung als solcher behandelt.

Seit dem 1. Januar 2021 ist das Franchising gesetzlich geregelt. Das Franchisegesetz verpflichtet den Franchisegeber zu vorvertraglichen Informationspflichten und sieht eine Stillhaltefrist von mindestens vier Wochen vor Vertragsunterzeichnung vor. Während dieser Zeit darf der Franchisegeber das Angebot nicht zum Nachteil des Franchisenehmers ändern und benötigt für bestimmte Änderungen die Zustimmung des Franchisenehmers. Diese Bestimmungen sind unabdingbar, und eine Franchiseverhandlung, die den Zeitplan missachtet, führt zu einem von Anfang an angreifbaren Vertrag. Unser Artikel zum niederländischen Franchiserecht geht detailliert darauf ein.

Verträge mit Verbrauchern bringen eine weitere Ebene mit sich, darunter die schwarzen und grauen Listen unlauterer Klauseln, verpflichtende Informationspflichten und das Widerrufsrecht im Fernabsatz. Und wo personenbezogene Daten ausgetauscht werden, ist eine Verarbeitungsvereinbarung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung kein Verhandlungsinstrument, sondern eine gesetzliche Pflicht mit vorgeschriebenem Mindestinhalt.

Das Muster ist immer gleich: Hart verhandeln über das, was offen ist, und frühzeitig feststellen, was überhaupt nicht offen ist. Unsere Übersicht über Arten von Handels- und Kooperationsvereinbarungen zeigt, welches Regelwerk für welche Vertragsart gilt.

Die wichtigsten Punkte

Vorbereitung ist besser als Improvisation: Kennen Sie Ihre Ziele, Ihre Alternativen und Ihren Verhandlungspartner vor dem ersten Treffen. Legen Sie einen ersten Entwurf vor. Halten Sie schriftlich fest, ob die Verhandlungen für Sie bindend sind, denn niederländisches Recht geht nicht davon aus, dass sie es nicht sind. Legen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen zuerst vor und lehnen Sie die der Gegenseite ausdrücklich ab. Konzentrieren Sie sich auf Haftung, höhere Gewalt, Beschwerdefristen, Kündigung und Auslegung, nicht nur auf den Preis. Halten Sie Vereinbarungen protokolliert, sobald sie getroffen wurden. Prüfen Sie die Zeichnungsberechtigung vor der Unterzeichnung, nicht erst danach. Und akzeptieren Sie, dass Handelsvertreter-, Franchise-, Verbraucher- und Datenschutzbestimmungen in den entsprechenden Punkten Vorrang vor dem Vertrag haben.

Law and More Wir entwerfen, prüfen und verhandeln Handelsverträge nach niederländischem Recht für niederländische und internationale Unternehmen und beraten Sie in der vorvertraglichen Phase, wenn Verhandlungen scheitern. Wenn Sie einen Vertragsentwurf vor Ihrer Antwort prüfen lassen oder Unterstützung bei den Verhandlungen wünschen, kontaktieren Sie uns bitte. Vertragsanwälte.