Kurz gesagt: Ein Arbeitgeber darf Ihre WhatsApp-Nachrichten nicht einfach lesen. Der Zugriff ist nur dann rechtmäßig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht, das Lesen der Nachrichten tatsächlich notwendig ist, keine weniger eingreifende Alternative existiert und die Beschäftigten im Voraus darüber informiert wurden, was überwacht werden kann und warum. Eine betriebsinterne Überwachungsmaßnahme bedarf zudem der Zustimmung des Betriebsrats gemäß Artikel 27 des Betriebsratsgesetzes. Das Lesen privater Nachrichten außerhalb dieser Bedingungen verstößt gegen die DSGVO und das Recht des Arbeitnehmers auf Privatsphäre.
Ihr Arbeitgeber darf Ihre WhatsApp-Nachrichten weder auf Ihrem privaten noch auf Ihrem Firmenhandy nach Belieben lesen. Da es sich bei den Nachrichten um personenbezogene Daten handelt, bedarf jeder Zugriff einer Rechtsgrundlage gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im Arbeitsverhältnis ist diese Rechtsgrundlage fast immer das berechtigte Interesse des Arbeitgebers. Diese Rechtsgrundlage ist jedoch nur dann gegeben, wenn der Arbeitgeber einen konkreten Grund hat, nicht mehr liest, als dieser Grund erfordert, keine weniger eingreifende Alternative zur Verfügung steht und die Mitarbeiter im Voraus darüber informiert hat, dass dies möglich ist.
Die Frage stellt sich in zwei sehr unterschiedlichen Situationen, die von vornherein getrennt betrachtet werden sollten. Die erste betrifft private Nachrichten auf dem privaten Handy, wo die Position des Arbeitgebers schwach und der Schutz des Arbeitnehmers nahezu absolut ist. Die zweite betrifft geschäftliche Nachrichten, sei es in einer WhatsApp-Gruppe des Unternehmens, über einen Firmenaccount oder in einem internen Chat-Tool. Hier hat der Arbeitgeber deutlich mehr Handlungsspielraum, kann aber dennoch nicht alles kontrollieren. Dieser Artikel behandelt beide Fälle, die Rolle des Betriebsrats und die Möglichkeiten des Arbeitnehmers, wenn die Grenze bereits überschritten wurde. Die Regelungen zu Firmen-E-Mails werden separat in unserem Artikel „Darf Ihr Arbeitgeber Ihre E-Mails lesen?“ erläutert; dort gelten dieselben Regeln.
Warum Nachrichten überhaupt geschützt werden
Drei Rechtsebenen greifen gleichzeitig. Das Recht auf Achtung des Privatlebens und der Korrespondenz gemäß Artikel 8 der Europäischen Menschenrechtskonvention gilt auch am Arbeitsplatz: Der Europäische Gerichtshof für Menschenrechte hat entschieden, dass Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse an der Wahrung ihrer Privatsphäre am Arbeitsplatz haben, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten im Voraus über Art und Umfang jeglicher Überwachung informieren müssen und dass Gerichte die Gründe des Arbeitgebers, das Ausmaß des Eingriffs und die Verfügbarkeit weniger eingreifender Mittel abwägen müssen. Artikel 10 der niederländischen Verfassung schützt das Privatleben in gleicher Weise.
Die zweite Ebene ist der Datenschutz. Der Inhalt einer Nachricht, die Identität von Absender und Empfänger, der Sendezeitpunkt und die Tatsache, dass eine Konversation stattgefunden hat, sind allesamt personenbezogene Daten, deren Lesen eine Verarbeitung darstellt. Daher findet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit ihren Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung uneingeschränkt Anwendung. Unsere Übersicht zur Datenschutz-Grundverordnung erläutert diese Grundsätze, deren Einhaltung von der niederländischen Datenschutzbehörde überwacht wird.
Die dritte Ebene bildet das Arbeitsrecht. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers betrifft die Art und Weise der Arbeitsausführung, nicht aber das Privatleben des Arbeitnehmers. Ein Arbeitgeber, der dieses Weisungsrecht überschreitet, riskiert nicht nur eine Datenschutzklage, sondern auch die Feststellung eines schwerwiegenden Fehlverhaltens im Falle einer Kündigung. Geht der Arbeitgeber noch weiter und dringt in ein Konto oder ein Gerät ein, zu dem er keinen Zugriff hat, greift das Strafrecht: Der unbefugte Zugriff auf ein Computersystem ist eine Straftat gemäß Artikel 138ab des niederländischen Strafgesetzbuches.
Die rechtliche Grundlage: Warum Einwilligung nicht funktioniert
Jede Datenverarbeitung bedarf einer der Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber gehen häufig fälschlicherweise davon aus, dass sie sich auf die Einwilligung des Arbeitnehmers berufen können, sei es im Arbeitsvertrag oder in einer am ersten Arbeitstag unterzeichneten IT-Richtlinie. Im Arbeitsverhältnis ist diese Annahme falsch. Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen, und die Abhängigkeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet, dass eine Verweigerung selten ohne Folgen bleibt. Sowohl die europäischen Datenschutzbehörden als auch die niederländische Datenschutzbehörde betrachten die Einwilligung am Arbeitsplatz in nahezu allen Überwachungssituationen als ungültig, und eine Vertragsklausel kann daran nichts ändern.
Was bleibt, ist das berechtigte Interesse des Arbeitgebers. Der Schutz von Firmeneigentum und vertraulichen Informationen, die Untersuchung eines konkreten Verdachts auf Betrug oder Diebstahl, die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht und die Gewährleistung der Netzwerksicherheit können allesamt berechtigte Interessen darstellen. Neugier, allgemeines Misstrauen gegenüber der Belegschaft, die Überprüfung der Produktivität und das Interesse daran, was über das Management gesagt wird, sind es nicht.
Die Berufung auf berechtigte Interessen ist keine bloße Formalität. Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass er das Interesse identifiziert hat, dass die Verarbeitung hierfür notwendig ist und dass die Interessenabwägung zugunsten des Arbeitgebers und der Rechte und Freiheiten des Arbeitnehmers ausfällt. Diese Abwägung sollte vor Beginn der Überwachung dokumentiert und nicht erst im Nachhinein im Falle einer Beschwerde rekonstruiert werden. Die niederländische Datenschutzbehörde legt in ihren Leitlinien zur Mitarbeiterüberwachung die anzuwendenden Bedingungen dar. Es empfiehlt sich, diese Leitlinien vor der Erstellung einer eigenen Richtlinie zu lesen.
Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit und Subsidiarität
Notwendigkeit bedeutet, dass der Arbeitgeber sein Ziel auf keinem anderen Weg erreichen kann. Bevor Nachrichten gelesen werden, müssen die naheliegenden Alternativen ausgeschöpft sein: Befragung der Beteiligten, Prüfung der Systemprotokolle, Untersuchung der Transaktionen selbst, Einholung einer Erklärung beim Mitarbeiter. Hätte eine dieser Möglichkeiten die Frage beantwortet, war das Lesen der Nachrichten nicht notwendig und die Verarbeitung ist rechtswidrig, unabhängig davon, wie belastend das Ergebnis ist.
Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass der Eingriff in einem angemessenen Verhältnis zum Geschehen stehen muss. Ein begründeter Verdacht, dass ein Mitarbeiter die Kundendatenbank an einen Konkurrenten verkauft, rechtfertigt weit mehr als eine unentschuldigte Abwesenheit oder der Verdacht auf unberechtigte Spesenabrechnungen. Die Durchsuchung eines Gesprächs über einen bestimmten Zeitraum ist verhältnismäßig, die vollständige Auslagerung eines Telefongesprächs hingegen nicht.
Subsidiarität bedeutet, die am wenigsten eingreifende Maßnahme zu wählen, die dennoch wirksam ist. In der Praxis heißt das, die Suche vorab einzugrenzen: ein begrenzter Zeitraum, namentlich genannte Teilnehmer, definierte Suchbegriffe und die Regel, dass offensichtlich private Daten nicht gelesen werden. Es bedeutet auch, den Zugriff auf die Ergebnisse einzuschränken. Eine Suche, die von einer kleinen, identifizierten Gruppe gemäß schriftlicher Anweisung durchgeführt wird, ist vertretbar; eine Suche, bei der ein Manager an seinem Schreibtisch die Ergebnisse auf seinem Handy durchsieht, ist es nicht.
Hierbei sind zwei ergänzende Pflichten zu beachten. Bei systematischer und umfangreicher Überwachung ist gemäß Artikel 35 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor Beginn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Zudem dürfen die erhobenen Daten nicht länger als für den jeweiligen Zweck notwendig aufbewahrt werden; eine Untersuchungsakte, die jahrelang auf einem gemeinsamen Laufwerk verbleibt, stellt einen separaten Verstoß dar.
Transparenz: Die Richtlinie steht an erster Stelle
Überwachung ohne vorherige Ankündigung ist fast immer rechtswidrig, da der Arbeitnehmer nicht wissen konnte, dass sie stattfinden würde. Der Arbeitgeber benötigt daher eine schriftliche Richtlinie zur Nutzung von Geräten, Netzwerken und Kommunikationsmitteln, die gut zugänglich sein muss und nicht in einem Anhang versteckt sein darf, den niemand liest.
Eine praktikable Richtlinie beantwortet konkrete Fragen. Ist die private Nutzung des Firmenhandys erlaubt und in welchem Umfang? Welche Systeme werden protokolliert und wie lange werden die Protokolle aufbewahrt? Unter welchen Umständen dürfen Inhalte eingesehen werden, wer entscheidet darüber und wer führt die Überprüfung durch? Wird der/die Mitarbeiter/in informiert und wann? Was geschieht anschließend mit dem Material? Eine Richtlinie, die sich lediglich das Recht vorbehält, jederzeit alles zu überwachen, ist mehr als nutzlos: Sie ist kaum durchsetzbar und signalisiert einem Gericht, dass der Arbeitgeber die Verhältnismäßigkeit nicht beachtet hat.
Mitarbeiter sollten die Richtlinie lesen, bevor ein Problem auftritt, und unklare Formulierungen als Warnsignal verstehen. Aussagen wie „Überwachung kann gelegentlich erfolgen“ oder „Das Unternehmen kann auf alle Daten auf Firmengeräten zugreifen“ bieten keine Rechtsgrundlage. Sie stellen lediglich eine Absichtserklärung dar, die nach niederländischem und europäischem Recht nicht automatisch anerkannt wird.
Der Betriebsrat muss zustimmen.
In den Niederlanden ist die Überwachung keine Entscheidung, die das Management eigenständig treffen kann. Ein Unternehmen mit in der Regel mindestens fünfzig Beschäftigten muss einen Betriebsrat (Ondernemingsraad) haben, und Artikel 27 Absatz 1 des Betriebsratsgesetzes räumt diesem ein Zustimmungsrecht, nicht nur ein Anhörungsrecht, in Bezug auf zwei hier unmittelbar relevante Regelungen ein.
- Gemäß Unterabschnitt k handelt es sich um jegliche Regelungen bezüglich der Verarbeitung und des Schutzes der personenbezogenen Daten der im Unternehmen tätigen Personen.
- Gemäß Unterabschnitt l handelt es sich um jede Vorkehrung bezüglich Einrichtungen, die dazu bestimmt oder geeignet sind, die Anwesenheit, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern zu beobachten oder zu überwachen.
Die Zustimmungspflicht gilt für die Gesamtvereinbarung, nicht für die einzelne Untersuchung. Ein Arbeitgeber, der Überwachungssoftware, ein Protokollierungssystem, eine Kameraanlage oder eine Richtlinie zur Überprüfung der Kommunikation einführen möchte, benötigt zuvor die schriftliche Zustimmung des Betriebsrats. Wird diese verweigert, kann der Arbeitgeber beim Amtsgericht eine Ersatzgenehmigung beantragen. Diese wird jedoch nur erteilt, wenn die Verweigerung unberechtigt ist oder die Entscheidung durch zwingende betriebliche Gründe gerechtfertigt ist.
Die Folgen eines Auslassens dieses Schrittes sind gravierend und werden oft übersehen. Eine ohne die erforderliche Zustimmung getroffene Entscheidung ist nichtig, wenn der Betriebsrat dies innerhalb eines Monats nach Kenntnisnahme der Entscheidung schriftlich geltend macht. Der Arbeitgeber kann dann daran gehindert werden, die Entscheidung umzusetzen. Ein Arbeitgeber, der jemanden aufgrund eines vom Betriebsrat nie genehmigten Überwachungssystems entlassen hat, steht vor einem Problem, das unabhängig von der Rechtmäßigkeit der Entlassung ist.
Privattelefon, Firmentelefon und Bring Your Own Device (BYOD)
Der Besitz des Geräts ist weit weniger wichtig, als Arbeitgeber annehmen. Entscheidend ist die Art der Kommunikation und was der Arbeitnehmer vernünftigerweise erwarten konnte.
Auf ein privates Mobiltelefon hat der Arbeitgeber keinerlei Zugriff. Er kann weder die Herausgabe noch die Entsperrung des Telefons verlangen, noch ohne Zustimmung Software darauf installieren. Ein Mitarbeiter, der sich weigert, handelt von seinem Recht und behindert keine Ermittlungen. Ein Arbeitgeber, der disziplinarische Maßnahmen allein aufgrund der Weigerung eines Mitarbeiters, sein privates Mobiltelefon zu entsperren, ergreift, bewegt sich auf sehr dünnem Eis. Die einzigen realistischen Wege, an Material auf einem privaten Gerät zu gelangen, führen über das Strafverfahren mit den Befugnissen der Ermittlungsbehörden oder durch eine gerichtliche Anordnung in einem Zivilverfahren.
Bei einem Firmenhandy ist die Lage differenzierter, aber nicht umgekehrt. Ist die private Nutzung ausdrücklich oder faktisch erlaubt, hat der Mitarbeiter ein berechtigtes Interesse an der Wahrung seiner Privatsphäre in privaten Gesprächen auf diesem Gerät, und WhatsApp gilt allgemein als Kanal für private Kommunikation. Der Arbeitgeber darf prüfen, welche Daten für einen definierten und legitimen Zweck benötigt werden. Er darf den Besitz des Mobiltelefons nicht als Lizenz zum Lesen aller darauf gespeicherten Daten betrachten.
BYOD-Regelungen (Bring Your Own Device) sind ein Sonderfall und verdienen mehr Aufmerksamkeit als üblich. Nutzt ein Mitarbeiter sein privates Smartphone für die Arbeit, sollte der Zugriff des Arbeitgebers auf eine separate, verwaltete Arbeitsumgebung auf dem Gerät beschränkt sein: den Arbeitsbereich, das Firmen-E-Mail-Konto und die verwalteten Anwendungen. Mobile-Device-Management-Software, die dem Arbeitgeber Zugriff auf Standort, installierte Anwendungen oder private Inhalte ermöglicht, geht über die gesetzlichen Vorgaben hinaus. Bevor ein Mitarbeiter der Installation einer solchen Software zustimmt, sollte er schriftlich klären, welche Daten die Software einsehen kann, was bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geschieht und ob das Löschen von Daten aus der Ferne private Daten betrifft. Diese Fragen gehören in die Unternehmensrichtlinie, und der Betriebsrat hat ein Mitspracherecht.
Kann mein Arbeitgeber meine WhatsApp-Nachrichten auf meinem Diensthandy einsehen?
Rein technisch gesehen oft mehr, als man denkt; rechtlich gesehen deutlich weniger. WhatsApp-Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass Ihr Arbeitgeber sie weder im Firmennetzwerk noch über das Firmen-WLAN lesen kann. Auf einem Diensthandy, das über eine Mobile-Device-Management-Software (MDM) verwaltet wird, kann die IT-Abteilung jedoch möglicherweise sehen, welche Apps installiert sind, auf Backups zugreifen oder – bei physischem Zugriff auf das Telefon – den Chatverlauf einsehen. Auf einem Arbeitscomputer können WhatsApp Web, Ihr Internetverlauf und andere Messaging-Plattformen über die IT-Systeme des Arbeitgebers oder Bildschirmüberwachungstools einsehbar sein.
Nach niederländischem Recht geht es nicht um die technische Machbarkeit, sondern um die Zulässigkeit. Überwachung muss einem legitimen Zweck dienen, notwendig und verhältnismäßig sein und im Voraus in einer Richtlinie angekündigt werden. Bei systematischer Überwachung ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich. Das Lesen von Nachrichten in privaten Gesprächen auf einem privaten Gerät oder einer dienstlich genutzten privaten Mobilfunknummer ist nur in Ausnahmefällen rechtmäßig, etwa bei einem konkreten und schwerwiegenden Verdacht auf Fehlverhalten, der nicht auf weniger einschneidende Weise untersucht werden kann. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt unabhängig davon, ob das Telefon Ihnen oder dem Unternehmen gehört. Anders als nach US-amerikanischem Recht hat Ihr Arbeitgeber keine uneingeschränkte Kontrolle über die Nutzung von Firmengeräten.
Möchten Sie wissen, welche Daten Ihr Arbeitgeber über Sie gespeichert hat? Sie können eine Auskunftsanfrage gemäß Artikel 15 DSGVO stellen. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen innerhalb eines Monats antworten und Ihnen eine Kopie der gespeicherten personenbezogenen Daten, einschließlich aller Nachrichten und Überwachungsprotokolle, zukommen lassen.
Geschäftlicher Chat ist ein anderer Fall.
Nicht jede Nachricht ist privat. Eine Nachricht in einer firmeninternen WhatsApp-Gruppe über einen Kunden, eine Unterhaltung in einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Chat-Tool oder ein Austausch über einen Firmenaccount für die Kundenkommunikation zählen zur Geschäftskommunikation. Sie wird in den vom Arbeitgeber kontrollierten Systemen gespeichert, ist Teil der Verwaltung und muss in manchen Branchen aus regulatorischen Gründen aufbewahrt werden.
Auch hier ist die Freiheit des Arbeitgebers nicht unbegrenzt. Es gelten dieselben Grundsätze: ein klar definierter Zweck, nicht mehr Daten als für diesen Zweck erforderlich, Transparenz darüber, was protokolliert und gespeichert wird, und eine Regelung für den Umgang mit privaten Angelegenheiten, die – wie unweigerlich – in einem Arbeitskanal zur Sprache kommen. Kollegen, die in einer Arbeitsgruppe über ein Geburtstagsgeschenk sprechen, haben ihr Privatleben nicht aufgegeben. Die realistische Empfehlung für Arbeitnehmer ist daher praktischer Natur: Private Gespräche sollten nicht über Arbeitskanäle oder auf Arbeitsgeräten geführt werden, denn je klarer die Trennung, desto stärker die Rechtsposition beider Seiten.
Wann gezielter Zugriff rechtmäßig ist
Es gibt Situationen, in denen ein Arbeitgeber Nachforschungen anstellen kann, und es ist für beide Seiten hilfreich zu wissen, wie diese aussehen. Das Vorgehen ist stets gleich: ein konkreter, nachvollziehbarer Verdacht auf schweres Fehlverhalten, eine Untersuchung, die mit dem am wenigsten eingreifenden Schritt beginnt, und eine gezielte Durchsuchung, die fortlaufend dokumentiert wird.
Angenommen, es besteht der Verdacht, dass ein Mitarbeiter Kundendaten an einen Konkurrenten weitergibt. Eine rechtmäßige Untersuchung beginnt mit objektiven Beweisen: Welche Dateien wurden wann und von welchem Konto heruntergeladen? Stimmt das Muster mit dem Verdacht überein? Bestätigt sich der Verdacht, bleiben die Nachrichten unberührt. Andernfalls, und die verbleibende Frage lässt sich nur anhand der Kommunikation beantworten, legt der Arbeitgeber den Untersuchungsbereich im Voraus fest, beschränkt ihn auf den relevanten Zeitraum und den relevanten Kanal auf den bereitgestellten Geräten, lässt die Untersuchung von einem bestimmten Team durchführen und dokumentiert die Begründung. Den Mitarbeiter mit den Ergebnissen zu konfrontieren und seine Erklärung anzuhören, ist Teil des Verfahrens und keine bloße Höflichkeit.
Die rechtswidrige Variante derselben Ermittlung ist bekannt. Überwachungssoftware wird auf den Telefonen einer ganzen Abteilung installiert, monatelange Gespräche werden durchgelesen, in der Hoffnung, etwas zu finden, und nebenbei werden auch private Nachrichten von Personen untersucht, die nie verdächtigt wurden. Das verstößt gegen Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit und Subsidiarität, und die Tatsache, dass dabei Beweise erbracht wurden, ändert nichts daran.
Verdeckte Überwachung, bei der der Mitarbeiter nicht im Voraus informiert wird, ist die Ausnahme. Sie ist nur dann gerechtfertigt, wenn die Information des Mitarbeiters den Zweck der Überwachung vereiteln würde, wenn der Verdacht schwerwiegend und konkret ist, wenn die Maßnahme zeitlich und inhaltlich begrenzt ist und wenn der Mitarbeiter im Nachhinein informiert wird. Alles, was zu einer dauerhaften Geheimhaltungspraxis wird, ist keine Ausnahme mehr.
Was geschieht mit unrechtmäßig erlangten Beweismitteln?
Oftmals gehen Arbeitnehmer davon aus, dass ein Verstoß gegen die Schweigepflicht Beweismittel unbrauchbar macht. In niederländischen Zivilprozessen, auch in Arbeitsrechtssachen, ist dies jedoch nicht die Regel. Das Interesse an der Wahrheitsfindung hat grundsätzlich Vorrang, und unter Verletzung der Schweigepflicht erlangte Beweismittel werden nur in Ausnahmefällen für unzulässig erklärt. Der Verstoß bleibt nicht ohne Folgen: Er kann eine separate Klage begründen, die Sicht des Gerichts auf den Arbeitgeber beeinflussen und einen ohnehin schon heiklen Kündigungsprozess zu Gunsten des Arbeitgebers entscheiden. Ein Arbeitnehmer, der darauf rechnet, dass das Material einfach ausgeschlossen wird, geht in der Regel fälschlicherweise davon aus. Die Wechselwirkung zwischen Schweigepflicht und Kündigung wird in unserem Artikel zur fristlosen Kündigung aufgrund von WhatsApp-Nachrichten behandelt.
Wenn ein Kollege die Nachrichten übergibt
In der Praxis schaut der Arbeitgeber meist gar nicht nach. Ein Chatteilnehmer leitet einen Screenshot weiter, oder ein Kollege, dem etwas auf dem Handy gezeigt wurde, meldet es. Das verändert die Analyse, denn der Arbeitgeber hat nicht selbst auf etwas zugegriffen; er hat lediglich Informationen erhalten.
Der Empfang der Daten ist nicht das Ende der Angelegenheit. Sobald der Arbeitgeber die Daten erhält, verarbeitet er personenbezogene Daten, und es gelten dieselben Fragen: Besteht ein berechtigtes Interesse an deren Verwendung? Ist die Verwendung notwendig? Und beschränkt sich der Umfang auf das, was dieses Interesse erfordert? Ein Arbeitgeber, der einen Screenshot erhält und daraufhin die gesamte Konversation anfordert oder den meldenden Kollegen bittet, weitere Daten zu sammeln, befindet sich nicht mehr in der Empfangsphase, sondern muss die Daten überwachen und alle Kriterien erfüllen.
Die Position des Arbeitnehmers ist hier schwächer als viele annehmen. Eine an einen Kollegen gesendete Nachricht hat die Kontrolle des Absenders verlassen, und der Empfänger kann sie grundsätzlich weiterleiten. Das Argument, der Arbeitgeber habe die Nachricht unrechtmäßig erlangt, ist selten stichhaltig, wenn ein Beteiligter sie freiwillig weitergegeben hat. Argumente lassen sich jedoch hinsichtlich Kontext und Vollständigkeit anführen: Ein Screenshot von vier Nachrichten aus einem längeren Chatverlauf liefert nur einen Teil des Bildes, das weiß der Arbeitgeber. Wer daraufhin handelt, ohne die restlichen Nachrichten anzufordern oder den Arbeitnehmer anzuhören, hat nicht ordnungsgemäß ermittelt. Wenn ein Arbeitgeber mit solchem Material konfrontiert wird, ist es ratsam, den vollständigen Chatverlauf von der Person, die ihn gemeldet hat, zu sichern, die Herkunft der Nachricht zu dokumentieren und den Arbeitnehmer anzuhören, bevor er Schlussfolgerungen zieht.
Drei Situationen, die regelmäßig schiefgehen
Der erste Fall betrifft krankheitsbedingte Abwesenheit. Ein Arbeitgeber, der Nachrichten liest oder soziale Medien überprüft, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter tatsächlich krank ist, verarbeitet Gesundheitsdaten, die den stärksten Datenschutz genießen. Ein Arbeitgeber darf fragen, wann der Mitarbeiter mit seiner Rückkehr rechnet und ob arbeitsbedingte Ursachen eine Rolle spielten; er darf jedoch nicht nach der Art der Erkrankung fragen und diese auch nicht dokumentieren. Diese Fragen gehören in die Zuständigkeit des Betriebsarztes.
Der zweite Grund ist der Verdacht auf nicht offengelegte Nebentätigkeiten. Ob eine Nebentätigkeit überhaupt verboten ist, hängt vom Vertrag und den gesetzlichen Bestimmungen zur Nebentätigkeit ab, und das Lesen von Nachrichten ist fast nie die schonendste Methode, um herauszufinden, was jemand in seiner Freizeit tut.
Drittens handelt es sich um eine Umstrukturierung oder einen bereits eskalierten Konflikt. Sobald ein Streitfall im Gange ist, wird ein Arbeitgeber, der die Kommunikation nach Beweismaterial durchsucht, dies vor Gericht als Anlegen einer Akte und nicht als Untersuchung eines Vorfalls werten, und der Eingriff wird entsprechend geahndet.
Was tun, wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Nachrichten gelesen hat?
Handeln Sie überlegt und löschen Sie nichts. Das Löschen von Nachrichten nach Entstehung eines Streits wirkt wie Verschweigen, selbst wenn es nicht der Fall ist, und kann Ihnen in späteren Verfahren zum Nachteil gereichen.
Beginnen Sie damit, den Sachverhalt zu klären. Fragen Sie Ihren Arbeitgeber schriftlich, auf welcher Grundlage auf die Nachrichten zugegriffen wurde, welche Daten genau abgerufen wurden, von wem, wann und zu welchem Zweck und was seitdem mit dem Material geschehen ist. Als betroffene Person haben Sie Anspruch auf diese Informationen. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, innerhalb eines Monats zu antworten; bei komplexen Anfragen kann diese Frist um zwei Monate verlängert werden. Diese Antwort ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Wählen Sie dann den Weg. Eine interne Beschwerde beim Arbeitgeber oder, falls vorhanden, beim Datenschutzbeauftragten ist der schnellste Weg und oft ausreichend, wenn der Verstoß auf einer Fehleinschätzung und nicht auf einer fehlerhaften Richtlinie beruhte. Der Betriebsrat ist die richtige Anlaufstelle, wenn das Problem im Überwachungssystem selbst und nicht in Ihrem individuellen Fall liegt. Eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde ist kostenlos und kann von jeder betroffenen Person eingereicht werden; die Behörde entscheidet selbst über die Einleitung eines Verfahrens; es handelt sich dabei um ein Aufsichtsverfahren und nicht um einen Weg zur Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen.
Wenn Sie Schadensersatz oder eine Unterlassungsverfügung beantragen möchten, ist das Zivilgericht zuständig. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährt Anspruch auf Schadensersatz für materielle und immaterielle Schäden, die durch einen Verstoß entstanden sind. Niederländische Gerichte sprechen für immaterielle Schäden einen festgelegten Betrag zu: Allein die Wahrung des seelischen Leids reicht nicht aus, der Schaden muss nachgewiesen werden. Im Arbeitsrecht ist die Klage wegen Verletzung der Privatsphäre oft gar nicht die erfolgversprechendste. Wird die Überwachung als Kündigungsgrund herangezogen, kann das Argument, dass der Arbeitgeber grob fahrlässig gehandelt hat, deutlich mehr Gewicht haben als die Klage wegen Verletzung der Privatsphäre allein. Unsere Übersicht über Arbeitnehmerrechte in den Niederlanden erläutert die umfassendere Rechtslage.
Praktische Hinweise für Mitarbeiter
Die Gewohnheiten, die Sie schützen, sind unauffällig und wirksam. Führen Sie private Gespräche auf Ihrem privaten Smartphone und nicht über Firmenhardware oder Firmennetzwerke. Nur so wird die Erwartung auf Privatsphäre selbstverständlich und nicht diskutabel. Behandeln Sie alles, was in einer Arbeitsgruppe geschrieben wird, als Teil der beruflichen Dokumentation, denn das ist es auch. Prüfen Sie, ob Backups von arbeitsbezogenen Chats in Ihrem privaten Cloud-Speicher gesichert werden und ob Arbeitsanwendungen auf Ihrem privaten Smartphone mehr Daten synchronisieren, als Sie beabsichtigt haben.
Wenn Sie aufgefordert werden, ein Telefon auszuhändigen oder zu entsperren, fragen Sie nach der Grundlage, was genau geprüft wird und wer die Prüfung durchführt. Halten Sie die Antwort schriftlich fest. Die Verweigerung der Entsperrung eines privaten Geräts ist Ihr Recht; bei einem Firmengerät sollten Sie darum bitten, dass der Umfang der Prüfung definiert und diese in Ihrer Anwesenheit durchgeführt wird. Wenn Sie aufgefordert werden, eine Verwaltungssoftware auf Ihrem eigenen Telefon zu installieren, fragen Sie, welche Daten diese einsehen kann und was passiert, wenn Sie das Telefon verlassen.
Praktische Hinweise für Arbeitgeber
Eine korrekte Umsetzung ist nicht teuer; eine fehlerhafte hingegen schon. Die Arbeitsreihenfolge ist festgelegt. Zuerst muss die Richtlinie verfasst werden, die beschreibt, was, warum, von wem und wie lange die Daten gespeichert werden. Vor der Einführung der Regelung ist die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen und zu dokumentieren. Bei systematischer oder umfassender Überwachung ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.
Wenn ein Vorfall eintritt, widerstehen Sie dem Impuls, sofort nachzusehen. Definieren Sie die Fragestellung, schöpfen Sie alle objektiven Quellen aus und legen Sie, falls Nachrichten wirklich benötigt werden, den Umfang schriftlich fest, bevor Sie etwas öffnen: Zeitraum, Kanal, Beteiligte, Suchbegriffe, Personen, die die Ergebnisse einsehen dürfen. Hören Sie dem Mitarbeiter zu. Bewahren Sie das Material sicher auf, verwenden Sie es nur für den Zweck, der seine Erhebung gerechtfertigt hat, und löschen Sie es, sobald dieser Zweck erfüllt ist.
Zwei Fehler treten immer wieder auf. Erstens wird der Besitz eines Geräts fälschlicherweise als Lizenz behandelt. Zweitens wird die Begründung nachträglich hinzugefügt, indem das berechtigte Interesse erst nach einer Mitarbeiterbeschwerde schriftlich festgehalten wird – was wörtlich zu nehmen ist. Ein Arbeitgeber, der eine Richtlinie, die Zustimmung des Betriebsrats, einen schriftlichen Untersuchungsbeschluss und ein Protokoll der durchgeführten Prüfungen vorlegen kann, ist gut aufgestellt, selbst wenn die Untersuchung selbst keine Ergebnisse liefert. Unser Leitfaden zum niederländischen Datenschutzrecht erläutert die damit verbundenen Pflichten.
Häufig gestellte Fragen
Kann mein Arbeitgeber Nachrichten lesen, die ich bereits gelöscht habe?
Im Allgemeinen nicht. Sobald Sie eine Nachricht ordnungsgemäß von Ihrem Gerät gelöscht haben, kann Ihr Arbeitgeber nicht mehr auf herkömmliche Weise darauf zugreifen. Aus seiner Sicht ist die digitale Spur verschwunden.
Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme für formelle rechtliche Untersuchungen. Im seltenen Fall einer gerichtlichen Anordnung können Forensiker möglicherweise gelöschte Daten wiederherstellen. Dies ist jedoch ein Extremszenario und hat nichts mit der üblichen Arbeitsplatzüberwachung zu tun. Denken Sie außerdem daran, dass Ihr Chatpartner immer noch eine Kopie hat, sofern Sie nicht sofort die Funktion „Für alle löschen“ verwendet haben.
Was passiert, wenn ich WhatsApp Web auf meinem Arbeitscomputer nutze?
Die Nutzung von WhatsApp Web auf einem Firmencomputer stellt ein erhebliches Datenschutzrisiko dar. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Arbeitgeber Software installiert hat, die Bildschirmaktivitäten überwachen, Tastatureingaben protokollieren oder den Netzwerkverkehr verfolgen kann.
Während Ihre Nachrichten während der Übertragung durch das Internet weiterhin Ende-zu-Ende verschlüsselt sind, kann Überwachungssoftware sie direkt auf Ihrem Bildschirm erfassen, während sie angezeigt werden. Das ist das digitale Äquivalent dazu, als würde Ihnen jemand über die Schulter lesen.
Am sichersten ist es, die gesamte private Kommunikation ausschließlich auf Ihrem privaten Telefon zu führen und nicht mit der Hardware und den Netzwerken des Unternehmens in Verbindung zu treten. Dies schafft die größtmögliche Abgrenzung und bietet Ihnen den größtmöglichen rechtlichen Schutz.
Gilt dies auch für andere Apps wie Signal oder Telegram?
Ja, absolut. Der umfassende Datenschutz nach niederländischem und EU-Recht, insbesondere der DSGVO, bezieht sich auf den Kommunikationsvorgang selbst , nicht auf die verwendete App. Ihr Grundrecht auf Privatsphäre und Ihre berechtigte Erwartung auf Privatsphäre gelten für private Gespräche über jeden Messengerdienst, sei es Signal, Telegram oder eine andere Plattform.
Ein Arbeitgeber müsste dieselben strengen rechtlichen Kriterien erfüllen – Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit und Transparenz –, bevor er überhaupt daran denken könnte, Nachrichten in diesen Apps zu überwachen. Die Rechtsgrundsätze sind universell.
Mein Chef hat mich gebeten, mein Handy zu sehen. Welche Rechte habe ich?
Sie sind nicht verpflichtet, Ihr privates Telefon herauszugeben oder es für Ihren Arbeitgeber zu entsperren. So einfach ist das.
Bei einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Telefon sollten Sie zunächst die IT-Richtlinien Ihres Unternehmens prüfen. Aber selbst bei einem Firmengerät kann ein Arbeitgeber Sie nicht ohne triftigen und schwerwiegenden Grund – der den oben besprochenen anspruchsvollen rechtlichen Standards entspricht – zwingen, eine private App wie WhatsApp zu öffnen.
Wenn Sie sich unter Druck gesetzt fühlen, sagen Sie am besten ruhig, dass Sie Ihre privaten Daten nicht weitergeben möchten, und schlagen Sie vor, mit der Personalabteilung zu sprechen. Wenn der Druck anhält, ist der nächste Schritt die Beratung durch einen Rechtsbeistand.
Law & More Wir beraten Arbeitnehmer und Arbeitgeber zum Thema Arbeitsplatzüberwachung – von der Prüfung der Rechtmäßigkeit von Nachrichtenanalysen bis hin zur Erstellung einer Richtlinie, die der Prüfung durch den Betriebsrat und die niederländische Datenschutzbehörde standhält. Wenn Überwachung zu einer Kündigung geführt hat, analysieren wir beide Aspekte gemeinsam. Kontaktieren Sie uns. Arbeitsrechtsanwälte um Ihre Situation zu besprechen.
Wie Law & More Wie wir Ihnen dabei helfen können, wird auf unserer Website erklärt. Anwalt für Arbeitsrecht
