Niederländisches Handelsregister (KvK): Wer muss sich registrieren und wie funktioniert es?

Fast jedes Unternehmen in den Niederlanden muss im niederländischen Handelsregister (Handelsregister) eingetragen sein, das von der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel, KvK) geführt wird. Die Anmeldung erfolgt frühestens eine Woche vor und spätestens eine Woche nach der Gründung. Die Eintragung einer BV oder NV erfolgt durch den Notar, der die Gründung beurkundet.

Die Registrierung verleiht Ihrem Unternehmen eine KvK-Nummer, die Sie auf Rechnungen, Verträgen und Ihrer Website verwenden. Das Register erfasst Ihre Identität, Ihre Tätigkeit und wer in Ihrem Namen unterschreiben darf. Viele dieser Informationen sind öffentlich. Unternehmen, die sich auf die Angaben im Register verlassen, sind gesetzlich geschützt. Daher ist es wichtig, dass Ihre Angaben stets korrekt sind.

Wer muss sich im niederländischen Handelsregister eintragen lassen?

Jedes in den Niederlanden betriebene Unternehmen und jede niederländische juristische Person muss registriert sein. Die Bestimmungen hierzu finden sich im Handelsregistergesetz 2007 (Handelsregisterwet 2007) und im Handelsregisterdekret 2008 (Handelsregisterbesluit 2008).

Die Pflicht gilt für Einzelunternehmer, Personengesellschaften wie die offene Handelsgesellschaft (VOF), die Kommanditgesellschaft (CV) und die Berufsgesellschaft. Sie gilt auch für juristische Personen: die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BV), die Aktiengesellschaft (NV), Stiftungen, voll geschäftsfähige Vereine und Genossenschaften. Ausländische Unternehmen mit einer Niederlassung in den Niederlanden müssen diese ebenfalls registrieren.

Ob Sie ein Gewerbe betreiben, hängt von den Umständen ab. Die KvK prüft, ob Sie selbstständig Waren oder Dienstleistungen mit Gewinnerzielungsabsicht und in einem Umfang anbieten, der über ein Hobby hinausgeht. Ein Freiberufler (zzp'er), der für mehrere Auftraggeber arbeitet und Rechnungen stellt, muss sich fast immer anmelden. Jemand, der gelegentlich einige Stücke aus seiner privaten Sammlung verkauft, ist in der Regel nicht meldepflichtig.

Die unterlassene Registrierung stellt eine Wirtschaftsstraftat gemäß dem Wirtschaftsstrafgesetz dar. In der Praxis besteht das unmittelbarere Problem darin, dass Banken, Kunden und das Finanzamt keine Geschäfte mit einem nicht registrierten Unternehmen tätigen werden.

Wann und wie kann man sich anmelden?

Sie können Ihr Unternehmen von einer Woche vor bis eine Woche nach dessen Gründung anmelden. Die Art der Anmeldung hängt von der Rechtsform ab: Einzelunternehmer und Personengesellschaften melden sich bei der Handelskammer (KvK) an, während eine BV oder NV beim Notar eingetragen wird.

Registrierung eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft

Für Einzelunternehmen, VOF, CV oder Maatschap füllen Sie zunächst das Online-Registrierungsformular auf der KvK-Website aus. Anschließend vereinbaren Sie einen Termin in einer KvK-Geschäftsstelle und erscheinen dort persönlich mit einem gültigen Identitätsnachweis. In den meisten Fällen ist eine Registrierung ohne Termin nicht möglich; die KvK wickelt nur einige Registrierungen vollständig online ab. Bei Ihrem Termin prüft ein KvK-Mitarbeiter Ihre Angaben und trägt Ihr Unternehmen ins Register ein. Ihre KvK-Nummer erhalten Sie umgehend.

Im Formular zur Beschreibung Ihrer Geschäftstätigkeit wählen Sie einen Handelsnamen und geben Ihre Geschäftsadresse an. Prüfen Sie vorab im Register, ob ein ähnlicher Name in Ihrer Region und Branche bereits verwendet wird. Gemäß dem Handelsnamengesetz (Handelsnaamwet) dürfen Sie keinen Handelsnamen verwenden, der einem bestehenden so ähnlich ist, dass Verwechslungsgefahr besteht. Die Registrierung bei der KvK bedeutet nicht, dass die KvK Ihren Namen für diesen Zweck genehmigt hat.

In einer VOF (Vollmacht) werden alle Gesellschafter gemeinsam eingetragen und haften gemäß Artikel 18 des niederländischen Handelsgesetzbuchs (Wetboek van Koophandel) gesamtschuldnerisch für die Schulden der Gesellschaft. Unser Artikel zum Austritt aus einer niederländischen offenen Handelsgesellschaft (OHG ) erläutert die Konsequenzen eines Ausscheidens.

Registrierung einer BV oder NV durch einen Notar

Eine BV oder NV entsteht durch eine notarielle Gründungsurkunde. Der Notar, der die Urkunde beurkundet, übernimmt in der Regel auch die Eintragung beim Handelsregister (KvK). Für das Unternehmen selbst ist keine separate Bestellung beim Handelsregister erforderlich.

Die Registrierung ist für die Geschäftsführer keine bloße Formalität. Gemäß Artikel 2:180(2) des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches (Burgerlijk Wetboek, BW) haftet jeder Geschäftsführer einer BV gesamtschuldnerisch mit der Gesellschaft für Rechtsgeschäfte, die die Gesellschaft vor ihrer Registrierung binden. Artikel 2:69 BW enthält eine ähnliche Regelung für die NV. Es empfiehlt sich, mit größeren Verträgen bis zur Registrierung der Gesellschaft zu warten. Lesen Sie mehr darüber, wann Geschäftsführer einer niederländischen BV persönlich haften.

Wenn Sie nicht in den Niederlanden leben.

Um sich als Einzelunternehmer oder Geschäftsführer anzumelden, benötigen Sie eine Bürgerservicenummer (Bürgerservicenummer, BSN). Wenn Sie in den Niederlanden wohnen, erhalten Sie diese bei Ihrer Anmeldung bei Ihrer Gemeinde. Wenn Sie im Ausland wohnen oder sich weniger als vier Monate dort aufhalten, können Sie sich in der Nichtansässigen-Datenbank (Registratie Niet-ingezetenen, RNI) eintragen lassen und so eine BSN erhalten.

Wenn Sie im Ausland wohnen, bittet Sie die KvK, einen Originalauszug aus dem Melderegister Ihres Wohnsitzlandes mitzubringen, aus dem Ihre Adresse hervorgeht. Wenn Sie außerhalb der EU wohnen, muss dieser Auszug vor Ihrem Termin legalisiert werden.

Die Registrierung bei der KvK berechtigt nicht automatisch zum Wohnen oder Arbeiten in den Niederlanden. Bürger der EU, des EWR und der Schweiz benötigen keine Aufenthaltserlaubnis und dürfen hier frei arbeiten, auch als Selbstständige. Andere Staatsangehörige benötigen in der Regel eine Aufenthaltserlaubnis für Selbstständige (verblijfsvergunning zelfstandige) vom Einwanderungs- und Einbürgerungsdienst (IND) . Die Niederländische Unternehmensagentur (RVO) bewertet Ihren Antrag anhand Ihrer persönlichen Erfahrung, Ihres Geschäftsplans und des Mehrwerts für die Niederlande. Die KvK-Registrierung ist eine der Voraussetzungen. Bürger der USA und Japans können spezielle Handelsabkommen mit abweichenden Bedingungen in Anspruch nehmen.

Ausländische Unternehmer müssen zudem mit verstärkten Fragen von Banken rechnen, die gemäß dem Geldwäschegesetz (Wwft) strenge Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden anwenden. Unser Leitfaden zur Gründung einer niederländischen BV mit ausländischen Gesellschaftern beschreibt die einzelnen Schritte detaillierter.

Welche Informationen enthält das Register, und welche davon sind öffentlich?

Das Register erfasst die Identität des Unternehmens, seine Rechtsform, seine Adresse und seine Geschäftstätigkeit sowie die Personen, die es leiten und vertreten. Die meisten dieser Angaben sind öffentlich, die Privatadressen der eingetragenen Personen sind jedoch geschützt.

Das Register enthält für jedes Unternehmen unter anderem folgende Angaben:

• die KvK-Nummer, die achtstellig ist, und für jede Niederlassung eine separate zwölfstellige Niederlassungsnummer (vestigingsnummer); juristische Personen haben auch eine RSIN, die vom Belastingdienst verwendet wird;
• die Handelsnamen, die Rechtsform und das Datum des Inkrafttretens;
• die Geschäftsadresse und, falls abweichend, die Postanschrift;
• eine Beschreibung der Aktivitäten und der entsprechenden SBI-Codes;
• die Anzahl der Mitarbeiter;
• die Direktoren, Partner und sonstigen leitenden Angestellten sowie alle bevollmächtigten Vertreter (Procuratiehouders), einschließlich der Grenzen ihrer Befugnisse.

Seit dem 1. Januar 2022 sind die Privatadressen von im Register eingetragenen Personen, wie beispielsweise Geschäftsführern, nicht mehr öffentlich einsehbar. Für Einzelunternehmer, die von zu Hause aus arbeiten, ist die Privatadresse gleichzeitig die Geschäftsadresse und somit öffentlich. Einzelunternehmer können diese in bestimmten Fällen schützen, beispielsweise durch die Verwendung einer separaten Postanschrift oder durch den Nachweis einer konkreten Bedrohung.

Die öffentliche Registrierung wird leider auch missbraucht. Unternehmen erhalten regelmäßig Briefe oder E-Mails, die wie offizielle Rechnungen der KvK aussehen, aber von privaten Firmen stammen, die einen Eintrag in einem Branchenverzeichnis anbieten. Die KvK fordert keine Zahlungen für einen Verzeichniseintrag an. Prüfen Sie daher den Absender, bevor Sie bezahlen. Sie können bei der KvK auch einen Sperrvermerk eintragen lassen. Dieser signalisiert, dass Sie keine unerwünschte Direktwerbung per Post oder Haustürbesuche auf Basis Ihrer registrierten Daten erhalten möchten.

Warum ist die Registrierung aus rechtlicher Sicht wichtig?

Dritte können sich auf die Angaben im Register verlassen. Ein Unternehmen, das einen registrierungspflichtigen Sachverhalt nicht registriert hat, kann diesen Sachverhalt grundsätzlich nicht gegen jemanden geltend machen, der ihn nicht kannte.

Dies ist die öffentliche Wirkung des Registers, die in den Artikeln 25 und 26 des Handelsregistergesetzes von 2007 festgelegt ist. Angenommen, ein Geschäftsführer wurde abberufen, dies wurde der KvK jedoch nicht gemeldet. Ein Lieferant, der mit diesem ehemaligen Geschäftsführer einen Vertrag abschließt und sich dabei auf das Register beruft, kann das Unternehmen grundsätzlich an diesen Vertrag binden. Gleiches gilt für die Beschränkung der Befugnisse eines Bevollmächtigten. Sind diese Beschränkungen nicht eingetragen, kann das Unternehmen sie in der Regel nicht gegenüber einem Vertragspartner geltend machen, der davon keine Kenntnis hatte.

Die Registrierung legt auch fest, welche Informationen Sie nach außen präsentieren müssen. Gemäß dem Handelsregisterdekret 2008 muss Ihre KvK-Nummer auf Ihren Briefen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erscheinen. Wenn Sie online verkaufen, schreibt Artikel 3:15d BW vor, dass Ihre Website ebenfalls Ihre Handelsregisternummer enthalten muss. Eine BV oder NV muss zudem ihren vollständigen Namen, ihre Rechtsform und ihren Sitz angeben.

Für Ihre Geschäftspartner ist das Handelsregister die erste Anlaufstelle, um zu überprüfen, mit wem sie es zu tun haben. Ein Eintrag beweist jedoch nicht die Zahlungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit eines Unternehmens. Er zeigt lediglich an, ob das Unternehmen existiert, wo es seinen Sitz hat und wer für es unterschreiben darf.

Wie überprüft man einen Geschäftspartner im Register?

Suchen Sie im Handelsregister auf der Website der KvK nach Namen, Handelsregisternummer oder Adresse. Grundlegende Informationen sind kostenlos; für Angaben mit rechtlicher oder finanzieller Relevanz bestellen Sie einen amtlichen Auszug.

Die kostenlose Suche zeigt Name, Handelsregisternummer (KvK), Adresse und Geschäftstätigkeit an. Das genügt, um die Existenz eines Unternehmens und die Übereinstimmung der Angaben mit der vorliegenden Rechnung oder dem Vertrag zu bestätigen. Sie liefert jedoch nicht alle Informationen. Der kostenpflichtige Auszug listet die Geschäftsführer und deren Befugnisse auf und gibt Auskunft darüber, ob das Unternehmen für insolvent erklärt wurde oder einen Zahlungsstopp erhalten hat. Ein solcher Auszug ist das Dokument, das Banken, Notare und Gerichte verlangen, und dient als Nachweis, bevor Sie einen wichtigen Vertrag unterzeichnen.

In der Praxis lassen sich durch eine kurze Überprüfung teure Fehler vermeiden. Ein Käufer, der kurz vor dem Abschluss eines größeren Liefervertrags steht, kann prüfen, ob sein Verhandlungspartner als Geschäftsführer oder Bevollmächtigter eingetragen ist und ob dessen Befugnisse eingeschränkt sind. Ist die Person nicht eingetragen, sollte er vor der Unterzeichnung eine schriftliche Vollmacht verlangen. Bei der Due-Diligence-Prüfung größerer Transaktionen ist das Handelsregister nur der Anfang. Die beim Handelsregister eingereichten Jahresabschlüsse, Insolvenzverfahren und Gerichtsurteile vervollständigen das Bild.

Juristische Personen müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) im UBO-Register der KvK eintragen lassen. Seit dem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 22. November 2022 ist dieses Register nicht mehr öffentlich zugänglich; der Zugriff ist auf Behörden und berechtigte Interessengruppen, wie beispielsweise dem Wwft unterliegende Institutionen, beschränkt. Unser Leitfaden zum UBO-Register erklärt, wer sich eintragen muss und wie.

Welchen SBI-Code sollten Sie wählen?

Der SBI-Code (Standaard Bedrijfsindeling) ist ein statistischer Code, der Ihre Geschäftstätigkeit beschreibt. Die KvK vergibt ihn auf Grundlage Ihrer Beschreibung, bestehend aus einer Haupttätigkeit und gegebenenfalls einer oder mehreren Nebentätigkeiten.

Ihre Haupttätigkeit sollte diejenige sein, die den größten Teil Ihres Umsatzes generiert. Ein Softwareentwickler, der auch Grafikdesign anbietet, gibt die Softwareentwicklung als Haupttätigkeit und Design als Nebentätigkeit an. Beschreiben Sie Ihre Tätigkeiten im Anmeldeformular konkret, da die KvK den Code aus Ihren Programmierarbeiten ableitet.

Der SBI-Code ist eine Klassifizierung, keine Lizenz. Er entscheidet nicht automatisch darüber, welcher Tarifvertrag gilt, ob Sie einer obligatorischen Branchenpensionskasse beitreten müssen oder welche Genehmigungen Sie benötigen. Diese Fragen hängen von Ihren tatsächlichen Tätigkeiten ab. Organisationen nutzen den Code jedoch als Ausgangspunkt. Pensionskassen, Versicherer, Fördergeber und Statistikämter prüfen ihn möglicherweise zuerst. Ein fehlerhafter Code kann daher zu Rückfragen oder Verzögerungen führen. Korrigieren Sie ihn daher, sobald sich Ihre Tätigkeiten ändern.

Welche Rechtsform passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Rechtsform bestimmt, wer für die Schulden des Unternehmens haftet, wie es besteuert wird und welche Formalitäten gelten. Die meisten Kleinunternehmen beginnen als Einzelunternehmen; die meisten Unternehmen, die ihre Haftung beschränken oder Investoren aufnehmen möchten, wählen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BV).

Ein Einzelunternehmen ist einfach und kostengünstig zu gründen, allerdings haften Sie persönlich mit Ihrem Privatvermögen für alle Geschäftsschulden. Dieselbe unbeschränkte Haftung gilt für Gesellschafter einer VOF (Vereinigung von Personengesellschaften). Eine BV (British Venture Company) ist eine eigenständige juristische Person. Ihre Gesellschafter haften grundsätzlich nur bis zur Höhe ihrer Einlage. Geschäftsführer können jedoch in bestimmten Fällen persönlich haften, beispielsweise bei grober Misswirtschaft oder im Falle einer durch unsachgemäße Geschäftsführung verursachten Insolvenz.

Seit dem 1. Oktober 2012 besteht für eine BV keine Mindestkapitalanforderung mehr. Das Unternehmen benötigt mindestens eine stimmberechtigte Aktie, die von einer anderen Person als dem Unternehmen selbst gehalten wird. Eine Aktie kann einen sehr geringen Nennwert haben, beispielsweise einen Cent. Ein geringes Kapital ist zwar nicht rechtswidrig, schützt aber auch die Geschäftsführer nicht. Gemäß Artikel 2:216 BW dürfen die Geschäftsführer eine Ausschüttung an die Aktionäre nur dann genehmigen, wenn das Unternehmen anschließend weiterhin seine Schulden begleichen kann. Sie haften, wenn sie eine Ausschüttung genehmigen, die dies unmöglich macht.

Eine NV benötigt gemäß Artikel 2:67 BW ein Mindeststammkapital von 45,000 Euro. Ihre Aktien können an einer Börse notiert werden. Die NV wird hauptsächlich von großen Unternehmen und börsennotierten Konzernen genutzt. Für nahezu jedes Start-up, Scale-up oder Familienunternehmen bietet eine BV den nötigen Schutz und die erforderliche Flexibilität. Die steuerlichen Folgen der Wahl der Rechtsform sollten mit einem Steuerberater besprochen werden.

Was sollten Sie nach der Anmeldung organisieren?

Nach der Registrierung leitet die KvK Ihre Daten an das Finanzamt weiter, sodass Sie sich in den meisten Fällen nicht separat steuerlich anmelden müssen. Anschließend richten Sie Ihre Steuernummern, ein Geschäftskonto und Ihre Verwaltung ein.

Wenn Sie vom Finanzamt umsatzsteuerlich als Unternehmer eingestuft werden, erhalten Sie zwei Nummern per Post. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BTW-Identifikationsnummer) wird auf Ihren Rechnungen angegeben und dient der Geschäftsbeziehung mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (OMZ-Identifikationsnummer) dient Ihrer internen Kommunikation mit dem Finanzamt, beispielsweise bei der Abgabe Ihrer Umsatzsteuererklärungen. Die meisten Unternehmen geben vierteljährlich Umsatzsteuererklärungen ab. Eine BV (britische Gesellschaft mit beschränkter Haftung) muss außerdem jährlich eine Körperschaftsteuererklärung (Vennootschapsbelasting) abgeben. Wir beraten Sie nicht zur Steuerstrukturierung; die Einrichtung Ihrer Verwaltung und die Abgabe Ihrer Steuererklärungen können Sie einem Steuerberater oder Buchhalter überlassen.

Eine BV benötigt ein eigenes Geschäftskonto, getrennt von den Privatkonten der Gesellschafter und Geschäftsführer. Banken wenden die Sorgfaltspflichten gemäß Wwft an und verlangen in der Regel den Handelsregisterauszug, die Gründungsurkunde und die Satzung, die Ausweisdokumente der Geschäftsführer sowie Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten und der Herkunft der Mittel. Bei im Ausland ansässigen Geschäftsführern oder Gesellschaftern kann sich das Verfahren verlängern.

Richten Sie von Anfang an ein ordnungsgemäßes Buchhaltungssystem ein. Gemäß Artikel 2:10 BW ist der Vorstand einer juristischen Person verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre Finanzlage zu führen. Dieselbe Pflicht gilt für Einzelunternehmer gemäß Artikel 3:15i BW. Diese Aufzeichnungen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden (Artikel 2:10(3) und Artikel 3:15i(3) BW). Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gelten für Daten über Immobilien für zehn Jahre. Im Falle einer Insolvenz kann die mangelhafte Buchführung zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer führen. Weitere Informationen zu den ersten praktischen Schritten finden Sie in unserem Artikel zur Unternehmensgründung in den Niederlanden.

Was ist, wenn Sie ein ausländisches Unternehmen sind oder Mitarbeiter einstellen?

Ein ausländisches Unternehmen mit einer Niederlassung in den Niederlanden muss diese Niederlassung bei der KvK anmelden. Ein ausländisches Unternehmen ohne Niederlassung in den Niederlanden muss sich nicht bei der KvK anmelden, obwohl es möglicherweise dennoch niederländischen Umsatzsteuerpflichten unterliegt.

Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Zweigniederlassung in den Niederlanden eröffnet, werden das ausländische Unternehmen, seine Registrierungsdaten im Heimatland und die Personen, die es in den Niederlanden vertreten dürfen, im Handelsregister eingetragen. Es gelten die gleichen Regeln zur öffentlichen Wirkung: Niederländische Vertragspartner dürfen sich auf die eingetragenen Informationen über die Zweigniederlassung verlassen. Ein Unternehmen, das ausschließlich an niederländische Kunden aus dem Ausland verkauft und weder ein Büro noch Mitarbeiter in den Niederlanden hat, muss sich nicht bei der Handelskammer (KvK) registrieren. Ob es sich in den Niederlanden umsatzsteuerlich registrieren muss, ist eine separate Frage für das niederländische Finanzamt (Belastingdienst).

Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sich beim Finanzamt (Belastingdienst) für die Lohnsteuer anmelden. Dies ist ein separater Schritt, der nicht durch die Registrierung beim Handelsregister (KvK) abgedeckt wird. Als Arbeitgeber übernehmen Sie außerdem Pflichten gegenüber kranken Mitarbeitern und gemäß dem Arbeitsgesetz (Arbeidsomstandighedenwet).

Welche Änderungen müssen Sie melden und wann?

Änderungen müssen Sie der KvK innerhalb einer Woche melden. Für BVs, NVs und andere juristische Personen müssen die Jahresabschlüsse ebenfalls jährlich eingereicht werden.

Meldepflichtige Änderungen umfassen eine neue Geschäftsadresse, eine Änderung der Geschäftstätigkeit, einen neuen oder geänderten Firmennamen sowie die Ernennung oder das Ausscheiden eines Geschäftsführers, Gesellschafters oder Bevollmächtigten. Viele Änderungen können online gemeldet werden; für einige ist ein Formular mit Unterschriften oder eine notarielle Beglaubigung erforderlich, beispielsweise bei einer Satzungsänderung. Melden Sie Änderungen zeitnah, nicht nur aufgrund der gesetzlichen Pflicht, sondern auch aufgrund der oben beschriebenen öffentlichen Wirkung. Ein ehemaliger, noch eingetragener Geschäftsführer kann das Unternehmen gegenüber Dritten, die sich auf das Register verlassen, rechtlich binden.

Eine BV oder NV muss einen Jahresabschluss erstellen. Gemäß Artikel 2:210 BW beschließt die Hauptversammlung diesen innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres; diese Frist kann um bis zu fünf Monate verlängert werden. Gemäß Artikel 2:394 BW muss das Unternehmen den Jahresabschluss innerhalb von acht Tagen nach Beschluss und in jedem Fall innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres bei der KvK einreichen. Kleine und Kleinstunternehmen können eine verkürzte Version einreichen. Die Nichtabgabe stellt eine Wirtschaftsstraftat dar und führt im Insolvenzfall zur Vermutung, dass die Geschäftsführung ihre Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt hat (Artikel 2:248(2) BW). Weitere Informationen zur Haftung der Geschäftsführung finden Sie hier.

Wenn Sie Ihr Gewerbe einstellen, müssen Sie es abmelden. Einzelunternehmer können sich bei der KvK abmelden; eine BV wird aufgelöst und, sobald ihr Vermögen liquidiert ist, aus dem Handelsregister gelöscht.

Kann man sich an einer virtuellen Büroadresse registrieren?

Ja, aber nur, wenn Sie dort tatsächlich erreichbar sind und Geschäfte tätigen können. Die KvK prüft, ob es sich bei einer Adresse um einen echten Geschäftssitz handelt und kann eine Adresse ablehnen oder löschen, die lediglich als Briefkasten dient.

Früher nutzten Unternehmen virtuelle Geschäftsadressen, ohne dort tatsächlich geschäftlich tätig zu sein. Die niederländische Handelskammer (KvK) stellt nun Fragen, wenn sich ein Unternehmen an einer solchen Adresse anmeldet. Sie müssen nicht täglich anwesend sein, aber Sie müssen dort arbeiten können und bei Bedarf erreichbar sein, beispielsweise durch die Nutzung eines Schreibtisches oder eines Besprechungsraums. Ein im Ausland ansässiges Unternehmen ohne tatsächliche Präsenz in den Niederlanden sollte keine niederländische Geschäftsadresse als Geschäftssitz verwenden. Lehnt die KvK Ihre Adresse ab oder löscht sie diese, handelt es sich um eine Entscheidung nach dem Allgemeinen Verwaltungsgesetz (Algemene wet bestuursrecht, Awb). Sie können innerhalb von sechs Wochen gemäß Artikel 6:7 Awb Widerspruch bei der KvK einlegen und gegen dessen Ablehnung beim Verwaltungsgericht Berufung einlegen.

Wie hoch sind die Anmeldegebühren?

Die KvK erhebt eine einmalige Registrierungsgebühr, die nach der Registrierung in Rechnung gestellt wird. Es fallen keine jährlichen Gebühren für die Eintragung ins Register an.

Die KvK passt die Gebühr jährlich an; den aktuellen Betrag finden Sie auf der KvK-Website. Bei einer BV oder NV berechnet der Notar die Gebühren für die Gründungsurkunde. Diese Gebühren sind nicht festgelegt und hängen vom Notar sowie der Komplexität der Struktur ab, beispielsweise der Anzahl der Gesellschafter und speziellen Aktienklassen. Holen Sie Angebote von mehreren Notaren ein. Registerauszüge werden pro Dokument berechnet.

Was sollten Sie als Geschäftsinhaber überprüfen?

Die meisten Probleme mit dem Register entstehen durch Angaben, die nie aktualisiert wurden. Überprüfen Sie diese Punkte bei Ihrer Registrierung und jedes Jahr danach.

• Die Anmeldung darf frühestens eine Woche vor und spätestens eine Woche nach Beginn des Programms erfolgen.
• Prüfen Sie im Handelsregister, ob es ähnliche Handelsnamen in Ihrer Region und Branche gibt, bevor Sie Ihren Namen wählen.
• Geben Sie Ihre KvK-Nummer auf Ihren Rechnungen, Briefen und Ihrer Website an (Artikel 3:15d BW).
• Eine neue Adresse, einen neuen Geschäftsführer oder einen neuen Bevollmächtigten müssen Sie der KvK innerhalb einer Woche melden.
• Für eine BV oder NV müssen die Jahresabschlüsse spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres eingereicht werden.
• Bezahlen Sie keine Rechnung für einen „Registereintrag“, bevor Sie überprüft haben, ob dieser tatsächlich vom KvK stammt.

Was sollten Sie als Vertragspartner prüfen?

Das Register gibt Auskunft über Ihren Vertragspartner, aber nur ein amtlicher Auszug hat Beweiskraft. Prüfen Sie vor einem wichtigen Vertrag Folgendes:

• Bestellen Sie einen amtlichen Auszug (uittreksel) und vergleichen Sie Name, Handelsregisternummer und Adresse mit den Angaben im Vertrag oder auf der Rechnung.
• Prüfen Sie, ob die unterzeichnende Person als Geschäftsführer oder Bevollmächtigter registriert ist, und beachten Sie etwaige Einschränkungen dieser Befugnis.
• Prüfen Sie den Auszug auf einen Insolvenzvermerk oder eine Zahlungseinstellung.
• Verlangen Sie eine schriftliche Vollmacht, wenn der Unterzeichner nicht im Register eingetragen ist.
• Bei größeren Transaktionen sollten Sie auch die beim Handelsregister eingereichten Jahresabschlüsse prüfen.

Was können wir für Sie bei der KvK-Registrierung tun?

Unsere Unternehmensanwälte beraten niederländische und internationale Unternehmer zum Thema Handelsregister und dessen Struktur.

• Wir beraten Sie hinsichtlich der Rechtsform (Einzelunternehmen, VOF oder BV) und der damit verbundenen Haftung.
• Wir entwerfen die Satzung und koordinieren die Eintragung ins Handelsregister mit dem Notar.
• Wir prüfen den Auszug aus dem Register des Vertragspartners und die Befugnis der unterzeichnenden Person, bevor Sie einen Vertrag abschließen.
• Wir beraten Geschäftsführer hinsichtlich ihrer Haftung vor der Registrierung gemäß Artikel 2:180(2) BW und nach einer verspäteten Einreichung des Jahresabschlusses.
• Wir verfassen den Einspruch (bezwaar) gegen eine Entscheidung der KvK bezüglich Ihrer Adresse innerhalb der sechswöchigen Frist.
• Unsere Arbeitsrechtsanwälte Erstellen Sie Arbeitsverträge, sobald Sie Mitarbeiter einstellen.

Zusammenfassung

• Fast jedes Unternehmen und jede niederländische juristische Person muss sich von einer Woche vor bis eine Woche nach dem Start bei der KvK registrieren lassen.
• Einzelunternehmer und Personengesellschaften werden bei der KvK registriert; eine BV oder NV wird vom Notar registriert, und die Geschäftsführer haften persönlich für Handlungen vor der Registrierung (Artikel 2:180 BW).
• Dritte können sich auf das Register verlassen, daher können nicht gemeldete Änderungen Ihr Unternehmen binden (Artikel 25 und 26 des Business Register Act 2007).
• Änderungen sind innerhalb einer Woche zu melden, und für BVs oder NVs sind die Jahresabschlüsse spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres einzureichen.
• Prüfen Sie vor der Unterzeichnung eines wichtigen Vertrags die Angaben Ihres Vertragspartners anhand eines offiziellen Auszugs.

Häufig gestellte Fragen