Das Gesetz über die elektronische Einreichung in Handelsregistern

Das Gesetz über die elektronische Einreichung in Handelsregistern

Das Gesetz über die elektronische Eintragung in Handelsregister: So geht der Staat mit der Zeit

Einführung

Zu meiner täglichen Praxis gehört es, internationalen Kunden zu helfen, die ein Geschäft in den Niederlanden haben. Schließlich sind die Niederlande ein großartiges Land, um Geschäfte zu machen, aber das Erlernen der Sprache oder die Gewöhnung an die niederländischen Geschäftspraktiken kann für ausländische Unternehmen manchmal kompliziert sein. Daher wird oft eine helfende Hand geschätzt. Der Umfang meiner Unterstützung reicht von der Unterstützung bei komplexen Aufgaben bis hin zur Unterstützung bei der Kommunikation mit den niederländischen Behörden. Vor kurzem erhielt ich eine Anfrage von einem Kunden, um zu erklären, was in einem Brief der niederländischen Handelskammer genau gesagt wurde. In diesem einfachen, aber wichtigen und informativen Schreiben ging es um eine Neuerung bei der Einreichung von Jahresabschlüssen, die in Kürze nur noch elektronisch möglich sein wird. Der Brief entstand aus dem Wunsch der Regierung, mit der Zeit zu gehen, die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs zu nutzen und eine standardisierte Abwicklung dieses jährlich wiederkehrenden Prozesses einzuführen. Aus diesem Grund ist der Jahresabschluss ab dem Geschäftsjahr 2016 bzw. 2017 elektronisch zu hinterlegen, wie es in der zusammen mit der Besluit elektronische . eingeführten Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg verankert ist Enteignung von Handelsregistern (Beschluss über die elektronische Hinterlegung in Handelsregistern); letztere enthält zusätzliche, detaillierte Regeln. Ein ziemlicher Bissen, aber was genau beinhalten dieses Gesetz und diese Resolution?

Das niederländische Gesetz zur elektronischen Eintragung in Handelsregister – Wie die Regierung mit der Zeit geht

Damals und heute

Bisher konnte der Jahresabschluss sowohl elektronisch als auch in Papierform bei der Handelskammer hinterlegt werden. Das niederländische Bürgerliche Gesetzbuch kennt noch weitgehend Bestimmungen, die auf der Hinterlegung auf Papier beruhen. Derzeit kann diese Methode als veraltet angesehen werden und ich war tatsächlich etwas überrascht, dass diese Entwicklung nicht früher eingetreten ist. Es ist nicht schwer vorstellbar, dass die Einreichung von Jahresabschlüssen auf Papier aus Kosten- und Zeitsicht viele Nachteile gegenüber der elektronischen Einreichung dieser Dokumente hat. Denken Sie an die Papierkosten und die Kosten und den Zeitaufwand, um die Jahresabschlüsse zu Papier zu bringen und diese – auch auf Papier – bei der Handelskammer einzureichen, die diese schriftlichen Unterlagen dann bearbeiten muss, ganz zu schweigen von den anfallenden Zeit- und Kostenaufwand wenn Sie einen Wirtschaftsprüfer diese (nicht standardisierten) Jahresabschlüsse erstellen oder überprüfen lassen. Daher schlug die Regierung vor, „SBR“ (kurz für: Standard Business Report) zu verwenden, eine standardisierte elektronische Methode zur Erstellung und Übermittlung von Finanzinformationen und -dokumenten, die auf einem Datenkatalog (der niederländischen Taxonomie) basiert. Dieser Katalog enthält Definitionen von Daten, die zur Erstellung des Jahresabschlusses verwendet werden können. Ein weiterer Vorteil des SBR-Verfahrens besteht darin, dass nicht nur der Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und der Handelskammer vereinfacht, sondern durch die Standardisierung auch der Datenaustausch mit Dritten erleichtert wird. Bereits seit 2007 können Kleinunternehmen die Jahresabschlüsse elektronisch nach dem SBR-Verfahren einreichen. Für mittelständische und große Unternehmen wurde diese Möglichkeit 2015 eingeführt.

Also, wann und für wen?

Die Regierung stellte klar, dass die Antwort auf diese Frage ein typischer Fall von „Size matters“ ist. Kleinunternehmen sind ab dem Geschäftsjahr 2016 verpflichtet, den Jahresabschluss elektronisch über SBR einzureichen. Alternativ haben kleine Unternehmen, die den Jahresabschluss selbst (erstellen und) einreichen, die Möglichkeit, den Jahresabschluss über einen kostenlosen Online-Dienst – den seit 2014 in Betrieb befindlichen Dienst „zelf deponeren jaarrekening“ – zu hinterlegen Service besteht darin, dass man keine Software kaufen muss, die „SBR-kompatibel“ ist. Mittelständische Unternehmen müssen den Jahresabschluss ab dem Geschäftsjahr 2017 über den SBR einreichen. Auch für diese Unternehmen wird ein temporärer, alternativer Online-Dienst („opstellen jaarrekening“) eingeführt. Mittelständische Unternehmen können über diesen Service selbst den Jahresabschluss im XBRL-Format erstellen. Anschließend können diese Erklärungen über ein Online-Portal („Digipoort“) abgegeben werden. Das bedeutet, dass der Konzern nicht unbedingt sofort „SBR-kompatible“ Software kaufen muss. Dieser Service ist befristet und wird nach fünf Jahren, gerechnet ab 2017, eingestellt. Für Großunternehmen und mittelständische Konzernstrukturen besteht noch keine Verpflichtung, den Jahresabschluss über SBR einzureichen. Denn diese Unternehmen müssen sich mit sehr komplexen Anforderungen auseinandersetzen. Es wird erwartet, dass diese Unternehmen ab 2019 die Möglichkeit haben, zwischen einer Einreichung über SBR oder einer Einreichung über ein bestimmtes europäisches Format zu wählen.

Keine Regeln ohne Ausnahmen

Eine Regel wäre keine Regel, wenn es keine Ausnahmen gäbe. Zwei, um genau zu sein. Die neuen Vorschriften zur Hinterlegung des Jahresabschlusses gelten nicht für juristische Personen und Gesellschaften mit Sitz außerhalb der Niederlande, die aufgrund der Handelsregisterbesluit 2008 (Handelsregisterbeschluss 2008) zur Hinterlegung der Finanzunterlagen verpflichtet sind bei der Handelskammer, soweit und in der Form, in der diese Unterlagen im Land des Sitzes offengelegt werden sollen. Die zweite Ausnahme gilt für Emittenten im Sinne von Art. 1:1 Wft (Finanzaufsichtsgesetz) und Tochtergesellschaften eines Emittenten, sofern diese selbst Emittenten sind. Ein Emittent ist jeder, der Wertpapiere ausgeben möchte oder beabsichtigt.

Weitere Aufmerksamkeitspunkte

Das ist aber noch nicht alles. Juristische Personen selbst müssen einige zusätzliche wichtige Aspekte beachten. Einer dieser Aspekte ist die Tatsache, dass der Rechtsträger weiterhin für die Vorlage eines gesetzeskonformen Jahresabschlusses verantwortlich bleibt. Dies bedeutet unter anderem, dass der Jahresabschluss einen solchen Einblick vermitteln kann, dass die Finanzlage des Rechtsträgers hinreichend beurteilt werden kann. Ich rate daher jedem Unternehmen, die Daten im Jahresabschluss vor deren Einreichung zu jedem Zeitpunkt sorgfältig zu prüfen. Beachten Sie nicht zuletzt, dass die Verweigerung der Abgabe der Erklärungen in der vorgeschriebenen Weise eine Straftat auf der Grundlage des Wet op de Economische Delicten (Wirtschaftsstrafgesetz) darstellt. Praktischerweise wurde bestätigt, dass die nach der SBR-Methode erstellten Abschlüsse von der Hauptversammlung zur Erstellung dieser Abschlüsse verwendet werden können. Diese Konten können auch gemäß Artikel 2:393 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs von einem Buchhalter geprüft werden.

Fazit

Mit der Einführung des Gesetzes über die elektronische Eintragung in Handelsregister und dem dazugehörigen Beschluss hat die Regierung ein schönes Stück Fortschrittlichkeit gezeigt. Damit wird die elektronische Hinterlegung der Jahresabschlüsse 2016 bzw. 2017 für kleine und mittelständische Unternehmen verpflichtend, sofern das Unternehmen nicht unter eine der Ausnahmen fällt. Die Vorteile sind zahlreich. Dennoch rate ich allen Unternehmen, den Überblick zu behalten, denn die letzte Verantwortung liegt nach wie vor bei den meldepflichtigen Unternehmen selbst und man möchte sich als Unternehmensleiter ganz sicher nicht mit den Konsequenzen alleine lassen.

Kontakt

Sollten Sie nach der Lektüre dieses Artikels weitere Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie sich gerne an mr. Maxim Hodak, Rechtsanwalt bei Law & More [E-Mail geschützt] oder Herr. Tom Meevis, Rechtsanwalt bei Law & More [E-Mail geschützt] oder rufen Sie uns unter +31 (0)40-3690680 an.

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