Wie registriere ich ein Unternehmen unter einer virtuellen Büroadresse?
Eine häufige Frage unter Unternehmern ist, ob Sie ein Unternehmen unter einer virtuellen Büroadresse registrieren können. In den Nachrichten liest man oft von ausländischen Unternehmen mit Postanschrift in den Niederlanden. So genannte Postfachunternehmen zu haben, hat seine Vorteile. Die Mehrheit der Unternehmer weiß, dass diese Möglichkeit besteht, aber wie Sie damit umgehen und welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, ist vielen noch unklar. Alles beginnt mit der Registrierung bei der Handelskammer. Eine Gewerbeanmeldung ist auch dann möglich, wenn Sie im Ausland wohnen. Es gibt jedoch eine Hauptanforderung: Ihr Unternehmen muss eine niederländische Besucheradresse haben oder die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens muss in den Niederlanden stattfinden.
Gesetzliche Anforderungen Webshop
Als Inhaber eines Webshops haben Sie gegenüber dem Kunden gesetzliche Verpflichtungen. Sie müssen ein Rückgaberecht haben, Sie müssen für Kundenanfragen erreichbar sein, Sie haften für die Gewährleistung und Sie müssen mindestens eine Nachzahlungsoption anbieten. Bei einem Verbraucherkauf wird auch verlangt, dass ein Verbraucher nicht mehr als 50 % des Kaufbetrages im Voraus bezahlen muss. Natürlich ist es erlaubt, wenn der Verbraucher dies freiwillig tut, eine vollständige Zahlung zu leisten, aber ein (Web-)Händler darf nicht dazu verpflichtet werden. Diese Forderung gilt nur beim Kauf von Produkten, für Dienstleistungen ist die vollständige Vorauszahlung erforderlich.
Ist die Angabe einer Adresse obligatorisch?
Die Kontaktdaten müssen im Webshop klar und logisch auffindbar sein. Der Grund dafür ist, dass ein Kunde das Recht hat zu wissen, mit wem er Geschäfte macht. Diese Anforderung wird unterstützt durch die Rechtswesen und ist daher für jeden Webshop obligatorisch.
Die Kontaktdaten bestehen aus drei Teilen:
- Die Identität des Unternehmens
- Die Kontaktdaten des Unternehmens
- Die geografische Adresse des Unternehmens.
Unter der Identität des Unternehmens sind die Registrierungsdaten des Unternehmens zu verstehen, wie etwa die Handelskammernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Firmenname. Die Kontaktdaten sind die Daten, die Verbraucher verwenden können, um mit dem Webshop Kontakt aufzunehmen. Die geografische Adresse ist die Adresse, von der aus das Unternehmen seine Geschäfte abwickelt.
Die geografische Adresse muss eine besuchbare Adresse sein und darf keine Postfachadresse sein. In vielen kleinen Webshops ist die Kontaktadresse dieselbe wie die geografische Adresse. Es kann schwierig sein, der Anforderung zur Angabe von Kontaktdaten nachzukommen. Hier unten können Sie mehr darüber lesen, wie Sie diese Anforderung dennoch erfüllen können.
Virtuelle Adresse
Wenn Sie in Ihrem Webshop keine besuchbare Adresse angeben möchten oder können, können Sie eine virtuelle Büroadresse verwenden. Diese Adresse kann auch von der Organisation verwaltet werden, an die Sie die Miete zahlen. Diese Art von Organisationen bietet auch verschiedene Dienstleistungen wie die Verfolgung und Weiterleitung von Postsendungen an. Eine niederländische Adresse ist gut für das Vertrauen der Besucher Ihres Webshops.
Für wen?
Möglicherweise benötigen Sie aus mehreren Gründen eine Adresse für ein virtuelles Büro. Eine virtuelle Büroadresse ist hauptsächlich für:
- Menschen, die zu Hause Geschäfte machen; die Geschäft und Privatleben trennen wollen.
- Personen, die im Ausland geschäftlich tätig sind, aber auch versuchen, eine Niederlassung in den Niederlanden zu unterhalten;
- Personen mit einem Unternehmen in den Niederlanden, die ein virtuelles Büro haben möchten.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine virtuelle Adresse bei der Handelskammer registriert werden.
Registrierung bei der Handelskammer
Im Rahmen des Antragsverfahrens werden eine oder mehrere Niederlassungen Ihres Unternehmens angemeldet. Dabei wird sowohl die Postanschrift als auch die Besuchsadresse eingetragen. Die Besuchsadresse gilt nur, wenn Sie nachweisen können, dass sich Ihre Niederlassung dort befindet. Dies lässt sich beispielsweise durch einen Mietvertrag nachweisen. Dies gilt auch, wenn Ihr Unternehmen in einem Gewerbegebiet ansässig ist.
Wenn aus dem Mietvertrag hervorgeht, dass Sie dauerhaft ein Büro (oder einen Büroraum) mieten, können Sie dies als Besuchsadresse im Gewerberegister eintragen. Eine dauerhafte Mietadresse bedeutet nicht, dass Sie ständig anwesend sein müssen, aber Sie müssen die Möglichkeit haben, bei Bedarf dauerhaft anwesend zu sein. Wenn Sie beispielsweise einen Schreibtisch oder ein Büro für zwei Stunden pro Woche mieten, reicht dies nicht aus, um die Voraussetzungen für die Eintragung Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Um Ihr Unternehmen zu registrieren, müssen Sie mehrere Dokumente zur Verfügung haben:
- Die Registrierungsformulare der Handelskammer;
- Ein unterschriebener Miet-, Kauf- oder Pachtvertrag von der niederländischen Besucheradresse;
- Eine beglaubigte Kopie eines gültigen Identitätsnachweises (Sie können dies bei der niederländischen Botschaft oder einem Notar vereinbaren);
- Ein Originalauszug oder eine beglaubigte Kopie des Einwohnermelderegisters der ausländischen Gemeinde, in der Sie wohnen, oder ein anderes Dokument einer offiziellen Organisation, aus dem Ihre ausländische Adresse hervorgeht.
Handelskammerordnung zum 'Virtuellen Büro'
In den letzten Jahren wurde festgestellt, dass ein virtuelles Büro ein Büro ist, in dem ein Unternehmen ansässig ist, in dem die eigentliche Arbeit jedoch nicht ausgeführt wird. Vor einigen Jahren hat die Handelskammer die Regeln für ein virtuelles Büro geändert. In der Vergangenheit war es üblich, dass sogenannte „Geisterunternehmen“ ihre Geschäfte an einer virtuellen Büroadresse ansiedelten.
Um illegale Aktivitäten zu verhindern, prüft die Handelskammer, ob Unternehmen ein virtuelles Büro haben und ihre Aktivitäten auch von dieser Adresse aus durchführen. Die Handelskammer bezeichnet dies als nachhaltige Geschäftspraxis. Dies bedeutet nicht, dass Unternehmer, die ein virtuelles Büro haben, auch dort dauerhaft anwesend sein müssen, aber es bedeutet, dass sie die Möglichkeit haben müssen, bei Bedarf dauerhaft anwesend zu sein.
Bei Fragen zu diesem Blog oder bei Schwierigkeiten mit der Handelskammer wenden Sie sich bitte an die Anwälte von Law & More. Wir beantworten Ihre Fragen und leisten bei Bedarf rechtlichen Beistand.