Arbeitgeber verarbeiten im Laufe der Zeit viele Daten über ihre Mitarbeiter. Alle diese Daten werden in einer Personalakte gespeichert. Diese Datei enthält wichtige persönliche Daten und aus diesem Grund ist es wichtig, dass dies sicher und korrekt geschieht. Wie lange dürfen (oder in einigen Fällen) Arbeitgeber diese Daten aufbewahren? In diesem Blog erfahren Sie mehr über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Personalakten und wie Sie damit umgehen.
Was ist eine Personalakte?
Wie oben erwähnt, hat ein Arbeitgeber häufig mit Personaldaten seiner Mitarbeiter zu tun. Diese Daten müssen ordnungsgemäß gespeichert und anschließend vernichtet werden. Dies geschieht über eine Personalakte. Dazu gehören Namens- und Adressdaten des/der Mitarbeiter(s), Arbeitsverträge, Leistungsberichte etc. Diese Daten müssen den Anforderungen der AVG-Vorschriften entsprechen und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.
(Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Personalakte den Anforderungen der AVG entspricht, schauen Sie sich unsere Checkliste Personalakte AVG an hier )
Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten
Die AVG gibt keine spezifischen Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten vor. Die Aufbewahrungsdauer einer Personalakte lässt sich nicht pauschal beantworten, da sie aus verschiedenen Arten von (personenbezogenen) Daten besteht. Für jede Datenkategorie gilt eine andere Aufbewahrungsfrist. Es wirkt sich auch darauf aus, ob die Person noch Arbeitnehmer ist oder ihre Beschäftigung beendet hat.
Kategorien von Aufbewahrungsfristen
Wie oben erwähnt, gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung personenbezogener Daten in einer Personalakte. Dabei sind zwei Kriterien zu berücksichtigen, nämlich ob ein Arbeitnehmer noch beschäftigt ist oder aus dem Beschäftigungsverhältnis ausgeschieden ist. Nachfolgend wird aufgezeigt, wann bestimmte Daten vernichtet bzw. aufbewahrt werden sollten.
Aktuelle Personalakte
Für Daten, die in einer laufenden Personalakte eines noch beschäftigten Mitarbeiters enthalten sind, sind keine festen Aufbewahrungsfristen festgelegt. Die AVG verpflichtet Arbeitgeber lediglich dazu, Personalakten „aktuell“ zu führen. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber selbst verpflichtet ist, eine Frist für die regelmäßige Überprüfung der Personalakten und die Vernichtung veralteter Daten zu setzen.
Anwendungsdetails
Bewerbungsdaten eines nicht eingestellten Bewerbers sind spätestens 4 Wochen nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu vernichten. Darunter fallen Daten wie Motivations- oder Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Verhaltensaussagen, Korrespondenz mit dem Bewerber. Mit Einwilligung des Bewerbers ist eine Aufbewahrung der Daten für ca. 1 Jahr möglich.
Wiedereingliederungsprozess
Wenn ein Mitarbeiter einen Wiedereingliederungsprozess abgeschlossen hat und an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, gilt eine maximale Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren nach Abschluss der Wiedereingliederung. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitgeber Selbstversicherer ist. In diesem Fall gilt eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren.
Maximal 2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters unterliegt der Großteil der (personenbezogenen) Daten in der Personalakte einer Aufbewahrungsfrist von bis zu 2 Jahren.
Diese Kategorie umfasst:
- Arbeitsverträge und deren Änderungen;
- Rücktrittskorrespondenz;
- Berichte über Beurteilungen und Leistungsbeurteilungen;
- Korrespondenz im Zusammenhang mit Beförderung/Herabstufung;
- Krankheitskorrespondenz von UWV und Betriebsarzt;
- Berichte im Zusammenhang mit dem Gatekeeper Improvement Act;
- Vereinbarungen über die Mitgliedschaft im Betriebsrat;
- Kopie des Zertifikats.
Mindestens 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Bestimmte Personalaktendaten unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren. Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, diese Daten für einen Zeitraum von 5 Jahren nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aufzubewahren. Dies sind die folgenden Daten:
- Lohnsteuerbescheide;
- Kopie des Personalausweises;
- Ethnizitäts- und Herkunftsdaten;
- Daten im Zusammenhang mit Lohnsteuern.
Diese Daten sollten daher mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, auch wenn sie durch neue Angaben in der Personalakte ersetzt werden.
Mindestens 7 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Daneben hat der Arbeitgeber auch eine sogenannte „steuerliche Zurückbehaltungspflicht“. Diese verpflichtet den Arbeitgeber, alle grundlegenden Aufzeichnungen für einen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren. Dazu gehören also Grunddaten, Lohnpfändungen, Lohnabrechnungen und Gehaltsvereinbarungen.
Aufbewahrungsfrist abgelaufen?
Nach Ablauf einer maximalen Aufbewahrungsfrist von Daten aus einer Personalakte darf der Arbeitgeber die Daten nicht mehr verwenden. Diese Daten sollten dann vernichtet werden.
Wenn eine Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, der Arbeitgeber Mai diese Daten vernichten. Eine Ausnahme gilt, wenn eine Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist und der Mitarbeiter die Vernichtung der Daten verlangt.
Haben Sie Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Personalakten oder Aufbewahrungsfristen für andere Daten? Dann kontaktieren Sie uns bitte. Unser Arbeitsrechtsanwälte hilft Ihnen gerne weiter!
