Das Gesetz über die elektronische Eintragung in Handelsregister: So geht der Staat mit der Zeit
Einführung
Die Unterstützung internationaler Kunden, die in den Niederlanden geschäftlich tätig sind, gehört zu meiner täglichen Arbeit. Die Niederlande sind ein großartiges Land, um Geschäfte zu machen, aber das Erlernen der Sprache oder die Eingewöhnung in die niederländischen Geschäftspraktiken kann für ausländische Unternehmen manchmal kompliziert sein. Daher ist eine helfende Hand oft willkommen. Der Umfang meiner Unterstützung reicht von der Unterstützung bei komplexen Aufgaben bis hin zur Unterstützung bei der Kommunikation mit den niederländischen Behörden.
Kürzlich erhielt ich von einem Kunden die Frage, was genau in einem Schreiben der niederländischen Handelskammer steht. Dieses einfache, aber wichtige und informative Schreiben betraf eine Neuheit bei der Einreichung von Jahresabschlüssen, die in Kürze nur noch elektronisch möglich sein wird. Das Schreiben war das Ergebnis des Wunsches der Regierung, mit der Zeit zu gehen, die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs zu nutzen und eine standardisierte Methode zur Handhabung dieses jährlich wiederkehrenden Prozesses einzuführen.
Deshalb müssen die Jahresabschlüsse ab dem Geschäftsjahr 2016 oder 2017 elektronisch hinterlegt werden, wie es im Gesetz über die elektronische Hinterlegung in Handelsregistern (Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg) verankert ist, das zusammen mit dem Beschluss über die elektronische Hinterlegung in Handelsregistern (Besluit elektronische deponering handelsregisters) eingeführt wurde; letzterer enthält zusätzliche, detaillierte Vorschriften. Ganz schön viel, aber was genau beinhalten dieses Gesetz und dieser Beschluss?
Damals und heute
Bisher konnten die Jahresabschlüsse sowohl elektronisch als auch auf Papier bei der Handelskammer eingereicht werden. Das niederländische Bürgerliche Gesetzbuch kennt noch weitgehend Bestimmungen, die auf der Hinterlegung auf Papier basieren. Heute kann diese Methode als veraltet angesehen werden, und ich war eigentlich ein wenig überrascht, dass diese Entwicklung nicht schon früher stattgefunden hat. Es ist nicht schwer vorstellbar, dass die Einreichung von Jahresabschlüssen auf Papier im Vergleich zur elektronischen Einreichung dieser Dokumente aus Kosten- und Zeitgründen viele Nachteile hat.
Man denke nur an die Papierkosten, den Aufwand und die Zeit, die nötig sind, um den Jahresabschluss in Papierform zu erstellen und ihn – ebenfalls in Papierform – bei der Industrie- und Handelskammer einzureichen, die diese schriftlichen Unterlagen anschließend bearbeiten muss. Von dem Aufwand und den Kosten, die entstehen, wenn man diesen (nicht standardisierten) Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer erstellen bzw. prüfen lässt, gar nicht zu reden.
Daher schlug die Regierung vor, „SBR“ (kurz für: Standard Business Report) zu verwenden, eine standardisierte elektronische Methode zur Erstellung und Übermittlung von Finanzinformationen und -dokumenten, die auf einem Datenkatalog (der niederländischen Taxonomie) basiert. Dieser Katalog enthält Datendefinitionen, die zur Erstellung der Finanzberichte verwendet werden können.
Ein weiterer Vorteil des SBR-Verfahrens ist, dass nicht nur der Datenaustausch zwischen Kapitalgesellschaft und Handelskammer vereinfacht wird, sondern durch die Vereinheitlichung auch der Datenaustausch mit Drittparteien leichter wird. Kleine Kapitalgesellschaften können bereits seit 2007 ihre Jahresabschlüsse im SBR-Verfahren elektronisch einreichen. Für mittlere und große Unternehmen wurde diese Möglichkeit 2015 eingeführt.
Also, wann und für wen?
Die Regierung hat klargestellt, dass die Antwort auf diese Frage ein typischer Fall von „Größe ist wichtig“ ist. Kleine Unternehmen sind ab dem Geschäftsjahr 2016 verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse elektronisch über SBR einzureichen. Alternativ haben kleine Unternehmen, die ihre Jahresabschlüsse selbst erstellen und einreichen, die Möglichkeit, die Abschlüsse über einen kostenlosen Onlinedienst einzureichen – den Dienst „self deponeren jaarrekening“ –, der seit 2014 in Betrieb ist.
Der Vorteil dieses Dienstes besteht darin, dass keine „SBR-kompatible“ Software gekauft werden muss. Ab dem Geschäftsjahr 2017 müssen mittelgroße Unternehmen ihre Jahresabschlüsse über SBR einreichen. Auch für diese Unternehmen wird vorübergehend ein alternativer Onlinedienst („opstellen jaarrekening“) eingeführt. Mit diesem Dienst können mittelgroße Unternehmen ihre Jahresabschlüsse selbst im XBRL-Format erstellen. Anschließend können diese Abschlüsse über ein Onlineportal („Digipoort“) eingereicht werden. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht unbedingt sofort „SBR-kompatible“ Software kaufen muss.
Dieser Service ist vorübergehend und wird nach fünf Jahren, gerechnet ab 2017, eingestellt. Für große Unternehmen und mittelgroße Konzernstrukturen besteht noch keine Verpflichtung, die Jahresabschlüsse über SBR einzureichen. Dies liegt daran, dass diese Unternehmen mit einem sehr komplexen Anforderungskatalog zurechtkommen müssen. Es wird erwartet, dass diese Unternehmen ab 2019 die Möglichkeit haben werden, zwischen der Einreichung über SBR oder der Einreichung über ein spezifisches europäisches Format zu wählen.
Keine Regeln ohne Ausnahmen
Eine Regel wäre keine Regel, wenn es keine Ausnahmen gäbe. Und zwar zwei. Die neuen Regeln für die Einreichung des Jahresabschlusses gelten nicht für juristische Personen und Unternehmen mit Sitz außerhalb der Niederlande, die aufgrund des Handelsregisterbesluit 2008 (Handelsregisterbeschluss 2008) verpflichtet sind, die Finanzunterlagen bei der Handelskammer einzureichen, sofern und in der Form, wie diese Unterlagen im Land des Sitzes offengelegt werden müssen.
Die zweite Ausnahme gilt für Emittenten im Sinne von Artikel 1:1 Wft (Gesetz über die Finanzaufsicht) und Tochterunternehmen eines Emittenten, sofern diese selbst Emittenten sind. Emittent ist jede Person, die Wertpapiere ausgeben möchte oder dies beabsichtigt.
Weitere Aufmerksamkeitspunkte
Doch das ist noch nicht alles. Juristische Personen selbst müssen einige weitere wichtige Aspekte beachten. Einer dieser Aspekte ist die Tatsache, dass die juristische Person weiterhin für die Einreichung von Jahresabschlüssen verantwortlich ist, die den RechtswesenDies bedeutet unter anderem, dass der Jahresabschluss einen Einblick vermitteln soll, der eine ausreichende Beurteilung der finanziellen Lage des Rechtsträgers ermöglicht.
Ich rate daher jedem Unternehmen, die Daten in den Jahresabschlüssen vor deren Einreichung stets sorgfältig zu prüfen. Und nicht zuletzt ist zu beachten, dass die Weigerung, die Abschlüsse in der vorgeschriebenen Weise einzureichen, eine Straftat gemäß dem Wet op de Economische Delicten (Wirtschaftsstrafgesetz) darstellt. Praktischerweise wurde bestätigt, dass die mit der SBR-Methode erstellten Jahresabschlüsse von der Hauptversammlung zur Erstellung dieser Abschlüsse verwendet werden können. Diese Abschlüsse können gemäß Artikel 2:393 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs auch einer Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer unterliegen.
Fazit
Mit der Einführung des Gesetzes über die elektronische Eintragung in Handelsregister und dem dazugehörigen Beschluss hat die Regierung ein schönes Stück Fortschrittlichkeit gezeigt. Damit wird die elektronische Hinterlegung der Jahresabschlüsse 2016 bzw. 2017 für kleine und mittelständische Unternehmen verpflichtend, sofern das Unternehmen nicht unter eine der Ausnahmen fällt. Die Vorteile sind zahlreich. Dennoch rate ich allen Unternehmen, den Überblick zu behalten, denn die letzte Verantwortung liegt nach wie vor bei den meldepflichtigen Unternehmen selbst und man möchte sich als Unternehmensleiter ganz sicher nicht mit den Konsequenzen alleine lassen.
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