Als Arbeitgeber ist es wichtig, die Daten Ihrer Mitarbeiter richtig zu speichern. Dabei sind Sie verpflichtet, Personalakten über die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter zu führen. Bei der Speicherung dieser Daten sind das Datenschutzgesetz Datenschutz-Grundverordnung (AVG) und das Durchführungsgesetz Datenschutz-Grundverordnung (UAVG) zu beachten. Das AVG erlegt dem Arbeitgeber Pflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten auf. Anhand dieser Checkliste wissen Sie, ob Ihre Personalakte den Anforderungen entspricht.
- Welche Daten dürfen in einer Personalakte verarbeitet werden?
Als Hauptregel gilt, dass nur Daten aufgenommen werden dürfen, die für den Zweck der Personalakte erforderlich sind: die ordnungsgemäße Erfüllung des Arbeitsvertrags mit dem Arbeitnehmer.
In jedem Fall werden „normale“ personenbezogene Daten aufbewahrt, wie z. B.:
- Name;
- Adresse;
- Geburtsdatum;
- Kopie des Reisepasses/Personalausweises;
- BSN-Nummer
- Unterschriebener Arbeitsvertrag inkl. Anstellungsbedingungen und Anlagen;
- Leistungs- und Entwicklungsdaten der Mitarbeiter, wie z. B. Beurteilungsberichte.
Arbeitgeber können die Personalakte um weitere Daten wie persönliche Notizen des Arbeitgebers, Abwesenheitsprotokolle, Beschwerden, Abmahnungen, Gesprächsprotokolle etc. erweitern.
Als Arbeitgeber ist es wichtig, diese Daten regelmäßig zu aktualisieren, um die Richtigkeit und Genauigkeit in Bezug auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu verfolgen.
- Wann dürfen „normale“ personenbezogene Daten in einer Personalakte verarbeitet werden?
Ein Arbeitgeber muss sich überlegen, wann und welche „normalen“ personenbezogenen Daten in der Personalakte gespeichert werden dürfen. Gemäß Artikel 6 AVG können Arbeitgeber „normale“ personenbezogene Daten aus 6 Gründen in der Personalakte speichern. Zu diesen Gründen gehören:
- Der Mitarbeiter hat der Verarbeitung zugestimmt;
- Die Verarbeitung ist für die Ausführung des Arbeitnehmervertrags (Arbeitsvertrag) erforderlich;
- Die Verarbeitung ist aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung des Arbeitgebers erforderlich (z. B. Zahlung von Steuern und Beiträgen);
- Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen des Mitarbeiters oder einer anderen natürlichen Person zu schützen (Beispiel: akute Gefahr im Verzug, aber der Mitarbeiter ist geistig nicht einwilligungsfähig);
- Die Verarbeitung ist für das öffentliche Interesse/die öffentliche Ordnung erforderlich;
- Die Verarbeitung ist erforderlich, um die berechtigten Interessen des Arbeitgebers oder eines Dritten zu erfüllen (es sei denn, die Interessen des Arbeitnehmers überwiegen die berechtigten Interessen des Arbeitgebers).
- Welche Daten dürfen in einer Personalakte nicht verarbeitet werden?
Neben den „normalen“ Daten, die in der Datei enthalten sind, gibt es auch Daten, die (normalerweise) nicht aufgenommen werden sollten, weil sie besonders sensibler Natur sind. Dies sind die „besonderen“ Daten und beinhalten:
- Überzeugungen;
- Sexuelle Orientierung;
- Rasse oder ethnische Zugehörigkeit;
- Medizinische Daten (auch wenn sie freiwillig vom Mitarbeiter bereitgestellt werden).
„Besondere“ Daten dürfen nur in 10 Ausnahmen nach dem AVG gespeichert werden. Die wichtigsten 3 Ausnahmen sind wie folgt:
- Der Mitarbeiter hat der Verarbeitung ausdrücklich zugestimmt;
- Sie verarbeiten personenbezogene Daten, die der Mitarbeiter selbst gezielt offengelegt hat;
- Die Verarbeitung ist für ein überwiegendes öffentliches Interesse erforderlich (eine niederländische Rechtsgrundlage ist erforderlich, um sich darauf zu berufen).
- Sicherheitsmaßnahmen für Personalakten
Wer darf die Personalakte einsehen?
Die Personalakte darf nur von Personen eingesehen werden, für die der Zugriff zur Arbeitserfüllung erforderlich ist. Zu diesen Personen zählen beispielsweise der Arbeitgeber und die Mitarbeiter der Personalabteilung. Auch der Arbeitnehmer selbst hat das Recht, seine Personalakte einzusehen und unrichtige Angaben zu berichtigen.
Sicherheitsanforderungen für die Datei
Außerdem ist zu berücksichtigen, dass die AVG Anforderungen an die digitale oder Papieraufbewahrung von Personalakten stellt. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre der Arbeitnehmer zu treffen. Die Datei muss daher vor Cyberkriminalität, unbefugtem Zugriff, Änderung oder Löschung geschützt werden.
- Aufbewahrungsfrist für Personalakten
Die AVG besagt, dass personenbezogene Daten für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden können. Einige Daten unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Bei anderen Daten ist der Arbeitgeber verpflichtet, Fristen für die Löschung zu setzen oder die Richtigkeit der Daten regelmäßig zu überprüfen. Die AVG besagt, dass angemessene Maßnahmen ergriffen werden müssen, um sicherzustellen, dass ungenaue Daten gespeichert werden.
Möchten Sie mehr über die Aufbewahrungsfristen für Personalakten erfahren? Dann lesen Sie unseren Blog Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterakten.
Erfüllt Ihre Personalakte die oben aufgeführten Anforderungen? Dann ist es wahrscheinlich AVG-konform.
Wenn Sie nach der Lektüre dieses Blogs noch Fragen zu einer Personalakte oder zur AVG haben, wenden Sie sich bitte an uns. Unser Arbeitsrechtsanwälte hilft Ihnen gerne weiter!
