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Können Sie ein Unternehmen unter einer virtuellen Büroadresse registrieren?

Eine häufige Frage unter Unternehmern ist, ob Sie ein Unternehmen unter einer virtuellen Büroadresse registrieren können. In den Nachrichten liest man oft von ausländischen Unternehmen mit Postanschrift in den Niederlanden. So genannte Postfachunternehmen zu haben, hat seine Vorteile. Die Mehrheit der Unternehmer weiß, dass diese Möglichkeit besteht, aber wie Sie damit umgehen und welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, ist vielen noch unklar. Alles beginnt mit der Registrierung bei der Handelskammer. Eine Gewerbeanmeldung ist auch dann möglich, wenn Sie im Ausland wohnen. Es gibt jedoch eine Hauptanforderung: Ihr Unternehmen muss eine niederländische Besucheradresse haben oder die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens muss in den Niederlanden stattfinden.

Gesetzliche Anforderungen Webshop

Als Inhaber eines Webshops haben Sie gegenüber dem Kunden gesetzliche Verpflichtungen. Sie müssen ein Rückgaberecht haben, Sie müssen für Kundenanfragen erreichbar sein, Sie haften für die Gewährleistung und Sie müssen mindestens eine Nachzahlungsoption anbieten. Bei einem Verbraucherkauf wird auch verlangt, dass ein Verbraucher nicht mehr als 50 % des Kaufbetrages im Voraus bezahlen muss. Natürlich ist es erlaubt, wenn der Verbraucher dies freiwillig tut, eine vollständige Zahlung zu leisten, aber ein (Web-)Händler darf nicht dazu verpflichtet werden. Diese Forderung gilt nur beim Kauf von Produkten, für Dienstleistungen ist die vollständige Vorauszahlung erforderlich.

Ist die Angabe einer Adresse obligatorisch?

Der Standort der Kontaktdaten muss im Webshop eindeutig und logisch auffindbar sein. Der Grund dafür ist, dass ein Kunde das Recht hat zu wissen, mit wem er Geschäfte macht. Diese Anforderung wird vom Gesetz unterstützt und ist daher für jeden Webshop verpflichtend.

Die Kontaktdaten bestehen aus drei Teilen:

  • Die Identität des Unternehmens
  • Die Kontaktdaten des Unternehmens
  • Die geografische Adresse des Unternehmens.

Die Identität des Unternehmens bedeutet die Registrierungsdaten des Unternehmens wie die Handelskammernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den Firmennamen. Die Kontaktdaten sind die Daten, mit denen Verbraucher mit dem Webshop in Kontakt treten können. Die geografische Adresse wird als die Adresse bezeichnet, von der aus das Unternehmen seine Geschäfte tätigt. Die geografische Adresse muss eine besuchbare Adresse sein und darf keine Postfachadresse sein. In vielen kleinen Webshops ist die Kontaktadresse gleich der geografischen Adresse. Es kann schwierig sein, der Verpflichtung zur Angabe von Kontaktdaten nachzukommen. Hier unten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie diese Anforderung dennoch erfüllen können.

Virtuelle Adresse

Wenn Sie in Ihrem Webshop keine besuchbare Adresse angeben möchten oder können, können Sie eine virtuelle Büroadresse verwenden. Diese Adresse kann auch von der Organisation verwaltet werden, an die Sie die Miete zahlen. Diese Art von Organisationen bietet auch verschiedene Dienstleistungen wie die Verfolgung und Weiterleitung von Postsendungen an. Eine niederländische Adresse ist gut für das Vertrauen der Besucher Ihres Webshops.

Für wen?

Möglicherweise benötigen Sie aus mehreren Gründen eine Adresse für ein virtuelles Büro. Eine virtuelle Büroadresse ist hauptsächlich für:

  • Menschen, die zu Hause Geschäfte machen; die Geschäft und Privatleben trennen wollen.
  • Personen, die im Ausland geschäftlich tätig sind, aber auch versuchen, eine Niederlassung in den Niederlanden zu unterhalten;
  • Personen mit einem Unternehmen in den Niederlanden, die ein virtuelles Büro haben möchten.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine virtuelle Adresse bei der Handelskammer registriert werden.

Registrierung bei der Handelskammer

Während des Bewerbungsverfahrens werden eine oder mehrere Niederlassungen Ihres Unternehmens registriert. Dabei werden sowohl die Postanschrift als auch die Besuchsadresse erfasst. Die Besuchsadresse gilt nur, wenn Sie nachweisen, dass sich Ihre Filiale dort befindet. Dies kann durch einen Mietvertrag nachgewiesen werden. Dies gilt auch, wenn Ihr Unternehmen in einem Business Center ansässig ist. Wenn aus dem Mietvertrag hervorgeht, dass Sie eine(n) Büro(s) dauerhaft mieten, können Sie dies als Ihre Besuchsadresse im Handelsregister eintragen lassen. Eine feste Mietadresse bedeutet nicht, dass Sie immer anwesend sein müssen, aber Sie müssen die Möglichkeit haben, bei Bedarf ständig anwesend zu sein. Wenn Sie beispielsweise für zwei Stunden pro Woche einen Schreibtisch oder ein Büro mieten, reicht dies nicht aus, um die Voraussetzungen für die Registrierung Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Um Ihr Unternehmen zu registrieren, müssen Sie mehrere Dokumente zur Verfügung haben:

  • Die Registrierungsformulare der Handelskammer;
  • Ein unterschriebener Miet-, Kauf- oder Pachtvertrag von der niederländischen Besucheradresse;
  • Eine beglaubigte Kopie eines gültigen Identitätsnachweises (Sie können dies bei der niederländischen Botschaft oder einem Notar vereinbaren);
  • Ein Originalauszug oder eine beglaubigte Kopie des Einwohnermelderegisters der ausländischen Gemeinde, in der Sie wohnen, oder ein anderes Dokument einer offiziellen Organisation, aus dem Ihre ausländische Adresse hervorgeht.

Handelskammerordnung zum 'Virtuellen Büro'

In den letzten Jahren wurde festgestellt, dass ein virtuelles Büro ein Büro war, in dem sich ein Unternehmen befand, aber die eigentliche Arbeit nicht ausgeführt wurde. Vor einigen Jahren hat die Handelskammer die Regeln für ein virtuelles Büro geändert. In der Vergangenheit war es üblich, dass sogenannte „Ghost“-Unternehmen ihre Geschäfte an einer virtuellen Büroadresse niederließen. Um illegale Aktivitäten zu verhindern, prüft die Handelskammer, ob die Unternehmen über ein virtuelles Büro verfügen, die ihre Aktivitäten auch von dieser Adresse aus ausführen. Die Handelskammer nennt dies nachhaltiges Wirtschaften. Dies bedeutet nicht, dass Unternehmer, die ein virtuelles Büro haben, auch dort ständig präsent sein müssen, aber es bedeutet, dass sie die Möglichkeit haben müssen, bei Bedarf ständig präsent zu sein.

Bei Fragen zu diesem Blog oder bei Schwierigkeiten mit der Handelskammer wenden Sie sich bitte an die Anwälte von Law & More. Wir beantworten Ihre Fragen und leisten bei Bedarf rechtlichen Beistand.

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