KYC-Verpflichtungen

Einführung in „Know Your Customer“

Der Know-Your-Customer-Prozess (KYC) ist ein Eckpfeiler der Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML) und soll Anwaltskanzleien, professionellen Dienstleistern und Finanzinstituten helfen, die Identität ihrer Mandanten zu überprüfen. Durch die Implementierung robuster KYC-Prüfungen können Kanzleien sicherstellen, dass sie nur mit legitimen Personen und Unternehmen zusammenarbeiten und so das Risiko von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und anderen Finanzdelikten reduzieren. Der KYC-Prozess umfasst die Erhebung und Überprüfung detaillierter Informationen über die Identität, die Geschäftsaktivitäten und das Risikoprofil eines Mandanten. Dies hilft Anwaltskanzleien nicht nur, die Gelder ihrer Mandanten sicher zu verwalten, sondern fördert auch Vertrauen und Transparenz in jeder Geschäftsbeziehung. Effektive KYC-Verfahren sind unerlässlich für die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften und schützen die Integrität der Kanzlei und des gesamten Finanzsystems.

Gesetzliche Anforderungen für KYC

Anwaltskanzleien unterliegen bei der Umsetzung von KYC-Verfahren strengen gesetzlichen Anforderungen. Diese Anforderungen sind in verschiedenen nationalen und regionalen Verordnungen festgelegt, die alle auf die Bekämpfung von Geldwäsche und die Wahrung der Integrität des Finanzsystems abzielen. In Großbritannien beispielsweise müssen Anwaltskanzleien die Verordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Geldtransfer (Informationen zum Zahler) von 2017 einhalten, die umfassende KYC-Prüfungen für alle Mandanten vorschreibt. In den USA verpflichten der Bank Secrecy Act (BSA) und der USA PATRIOT Act Anwaltskanzleien zur Umsetzung von AML- und KYC-Verfahren zur Überprüfung der Mandantenidentität und Überwachung von Transaktionen. Unabhängig von der Gerichtsbarkeit müssen Anwaltskanzleien die Identität ihrer Mandanten überprüfen, deren Geschäftstätigkeit verstehen und das mit jedem Mandanten und jeder Transaktion verbundene Risiko bewerten. Durch die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen tragen Kanzleien dazu bei, den Missbrauch ihrer Dienstleistungen für illegale Aktivitäten zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Mandantengelder verantwortungsvoll behandelt werden.

Leitfaden zu KYC-Verpflichtungen | Einhaltung niederländischer Gesetze

Als in den Niederlanden ansässige Anwalts- und Steuerkanzlei sind wir verpflichtet, die niederländischen und EU-Gesetze zur Geldwäschebekämpfung einzuhalten. Gesetze und Vorschriften, die uns Compliance-Regeln auferlegen, um als gesetzliche Anforderung einen eindeutigen Nachweis der Identität unseres Kunden zu erhalten, bevor wir mit der Erbringung unserer Dienstleistungen und unserer Geschäftsbeziehung beginnen.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, benötigen wir die folgenden Dokumente zur Identifizierung, Adressprüfung und Geschäftsprüfung. Die folgende Übersicht zeigt, welche Informationen wir in den meisten Fällen benötigen und in welchem ​​Format diese uns zur Verfügung gestellt werden müssen. Sollten Sie zu irgendeinem Zeitpunkt weitere Unterstützung benötigen, unterstützen wir Sie gerne professionell bei diesem vorbereitenden Prozess.

Deine Identität

Wir benötigen stets eine beglaubigte Originalkopie eines Dokuments, das Ihren Namen und Ihre Adresse nachweist. Diese Dokumente müssen auf ihre Echtheit und die Einhaltung unserer KYC-Verfahren überprüft werden. Gescannte Kopien können wir nicht akzeptieren. Bei persönlichem Erscheinen in unserem Büro können wir Sie identifizieren und eine Kopie der Dokumente für unsere Akten anfertigen.

• Gültiger unterschriebener Reisepass (notariell beglaubigt und mit einer Apostille versehen);

• Europäischer Personalausweis;

Adresse

Eines der folgenden Originale oder beglaubigte Kopien (nicht älter als 3 Monate):

• Eine offizielle Wohnsitzbescheinigung;

• Eine aktuelle Rechnung für Gas, Strom, Haustelefon oder andere Versorgungsunternehmen;

• Eine aktuelle lokale Steuererklärung;

• Eine Erklärung einer Bank oder eines Finanzinstituts.

Referenzschreiben

In vielen Fällen benötigen wir ein Referenzschreiben eines professionellen Dienstleisters, der die Person seit mindestens einem Jahr kennt (z. B. Notar, Anwalt Ein Zertifikat, das besagt, dass die betreffende Person vertrauenswürdig ist und voraussichtlich nicht in den Handel mit illegalen Drogen, organisierte Kriminalität oder Terrorismus verwickelt ist, muss vorliegen.

Business-Hintergrund

Um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, müssen wir in vielen Fällen Ihren aktuellen Geschäftshintergrund ermitteln. Diese Anforderungen gelten sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen, die den KYC-Vorschriften unterliegen. Diese Informationen müssen durch Belege, Daten und zuverlässige Informationsquellen belegt werden, wie zum Beispiel:

• Zusammenfassende Gliederung;

• Neuer Auszug aus dem Handelsregister;

• Kommerzielle Broschüren und Websites;

• Jahresberichte;

• Zeitungsartikel;

• Ernennung zum Vorstand.

Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, müssen zusätzliche Unterlagen vorlegen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Darüber hinaus wird von den Unternehmen erwartet, umfassende KYC-Richtlinien zu entwickeln, die alle relevanten Aspekte der Compliance abdecken. Verschiedene Aspekte des Compliance-Programms können spezifische Dokumentationen oder Verfahren erfordern.

Bestätigung Ihrer ursprünglichen Vermögens- und Geldquelle

Eine der wichtigsten Compliance-Anforderungen, die wir erfüllen müssen, ist die Feststellung der ursprünglichen Geldquelle, mit der Sie ein Unternehmen/eine Organisation/eine Stiftung finanzieren. Dieser Prozess trägt dazu bei, das Risiko von Geldwäsche und Finanzkriminalität zu minimieren. Anwaltskanzleien sind im Rahmen ihrer regulatorischen Verpflichtungen verpflichtet, diese Prüfungen durchzuführen.

Zusätzliche Dokumentation (wenn es sich um ein Unternehmen/eine juristische Person/eine Stiftung handelt)

Wenn es sich um ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Stiftung handelt, müssen Anwaltskanzleien zusätzliche Schritte unternehmen, um deren Identität und Geschäftstätigkeit zu überprüfen. Dies erfordert häufig die Einholung offizieller Dokumente wie Satzungen, Handelsregisterauszüge und Steueridentifikationsnummern. Darüber hinaus müssen Anwaltskanzleien möglicherweise die Identität wichtiger Personen im Zusammenhang mit dem Unternehmen überprüfen, darunter Geschäftsführer, Aktionäre und wirtschaftliche Eigentümer. Durch die gründliche Prüfung dieser Dokumente und die Bestätigung der Legitimität des Unternehmens und seiner Vertreter können Anwaltskanzleien das Geldwäscherisiko minimieren und die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherstellen. Diese Sorgfalt ist für das Risikomanagement und die Wahrung der Integrität der Dienstleistungen der Kanzlei unerlässlich.

Zusätzliche Dokumentation (wenn ein Unternehmen / eine juristische Person / eine Stiftung beteiligt ist)

Abhängig von der Art der von Ihnen benötigten Dienstleistungen, der Struktur, zu der Sie Beratung wünschen, und der Struktur, die wir für Sie einrichten sollen, müssen Sie zusätzliche Unterlagen vorlegen. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen für alle Unternehmen, Einrichtungen und Stiftungen KYC- und AML-Richtlinien implementiert werden.

Bedeutung der KYC-Compliance in der Rechtspraxis

Die Einhaltung der KYC-Verpflichtungen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für die Integrität und Reputation unseres Unternehmens. Durch die sorgfältige Überprüfung der Kundenidentität und das Verständnis ihres Geschäftshintergrunds tragen wir dazu bei, die Beteiligung an illegalen Aktivitäten wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und anderen Finanzdelikten zu verhindern. Effektives Management spielt eine Schlüsselrolle bei der Überwachung von Compliance- und Risikobewertungsprozessen und stellt sicher, dass alle Verfahren ordnungsgemäß umgesetzt und überwacht werden. Dieser Due-Diligence-Prozess schützt sowohl den Kunden als auch das Unternehmen, indem er die Transparenz und Einhaltung der geltenden Vorschriften aller Geschäftsbeziehungen gewährleistet.

Verhinderung von Finanzkriminalität mit KYC

KYC-Verfahren sind ein wichtiges Instrument im Kampf gegen Finanzkriminalität. Durch die Überprüfung der Identität eines Mandanten und die Gewinnung eines klaren Verständnisses seiner Geschäftsaktivitäten können Anwaltskanzleien Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und anderen illegalen Aktivitäten identifizieren und minimieren. Effektive KYC-Prüfungen ermöglichen es Kanzleien, verdächtige Transaktionen wie ungewöhnliche Überweisungen oder ungeklärte Geldquellen zu erkennen und den zuständigen Behörden zu melden. Bei Mandanten mit hohem Risiko können Anwaltskanzleien zusätzliche Unterlagen wie einen aktuellen Kontoauszug oder einen Adressnachweis anfordern, um eine sorgfältige Due-Diligence-Prüfung zu gewährleisten. Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen leisten Anwaltskanzleien einen entscheidenden Beitrag zum Schutz des Finanzsystems und zur Einhaltung höchster rechtlicher Standards.

Verwaltung von Kundengeldern und Risikobewertung

Im Rahmen unserer Compliance-Verfahren führen wir bei der Verwaltung von Kundengeldern eine umfassende Risikobewertung durch, um alle potenziellen Risiken im Zusammenhang mit dem Kunden oder der Transaktion zu identifizieren. Dazu gehört die Überprüfung des finanziellen Hintergrunds des Kunden und die genaue Prüfung verdächtiger Transaktionen. Durch die Durchführung angemessener Maßnahmen zur Überprüfung der bereitgestellten Informationen minimieren wir Risiken und stellen sicher, dass wir die höchsten Standards professioneller Geschäftsführung einhalten.

Laufende Überwachung und Kundenpflichten

Die KYC-Compliance ist ein fortlaufender Prozess. Über die Erstprüfung hinaus überwachen wir die Geschäftsbeziehung und Transaktionen kontinuierlich, um ungewöhnliche oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Kunden sind zudem verpflichtet, bei Bedarf aktuelle Informationen und Unterlagen bereitzustellen, um sicherzustellen, dass ihre Profile korrekt bleiben und den KYC-Vorschriften entsprechen. Kunden sind zudem verpflichtet, auf Anfrage zusätzliche Informationen oder Unterlagen bereitzustellen. Dies hilft uns, ihr Profil stets aktuell zu verstehen und die Compliance während der gesamten Geschäftsbeziehung sicherzustellen.

Best Practices für KYC-Compliance

Um eine effektive KYC-Compliance zu erreichen, sollten Anwaltskanzleien Best Practices anwenden, die über die grundlegenden regulatorischen Anforderungen hinausgehen. Dazu gehören umfassende Risikobewertungen für jeden Mandanten, die Überprüfung der Identität anhand zuverlässiger und aktueller Dokumente und die kontinuierliche Überwachung der Mandantenaktivitäten auf verdächtige Transaktionen. Die Festlegung klarer interner Richtlinien und Verfahren für KYC-Prüfungen ist ebenso unerlässlich wie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass diese potenzielle Risiken erkennen und managen können. Anwaltskanzleien sollten außerdem Protokolle für den Umgang mit Hochrisikomandanten und die Meldung verdächtiger Aktivitäten an die zuständigen Behörden einführen. Durch die Einhaltung dieser Best Practices können Anwaltskanzleien das Risiko von Geldwäsche und anderen Finanzdelikten minimieren, ihre gesetzlichen Verpflichtungen vollständig erfüllen und dauerhaftes Vertrauen bei ihren Mandanten aufbauen.